Organiser un événement d’entreprise est loin d’être de tout repos. Entre la recherche du lieu, le traiteur et la réservation de la salle et des vols s’il a lieu à l’étranger, vous ne risquez pas de chômer.
Sans parler de la sécurité de votre séminaire ou conférence et celle des participants. Vous avez un team building ou un anniversaire d’entreprise à préparer ? Pensez à la sécurité de vos événements. Comme on dit, qui veut aller loin ménage sa monture ; qui veut parfaire ses événements professionnels sécurise les lieux.
En tant que premier responsable, pensez à la sécurité de vos événements
La loi est stricte en ce qui concerne la sécurité au travail. En effet, le Code du travail stipule que « l’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ». Ainsi, que ce soit au travail, pendant un événement professionnel à l’intérieur ou à l’extérieur de vos locaux, vous devez assurer à 100 % la sécurité de vos collaborateurs. De ce fait, vous vous devez de respecter les règles de sécurité et d’hygiène du lieu où se déroule votre événement. Et prévoir l’imprévisible (blessure de l’un de vos collaborateurs, incendie…) pour parer à toute éventualité et limiter au maximum les risques.
Outre les services de sécurité (pour les contrôles d’accès), pensez à prendre une assurance responsabilité civile organisateur. Il couvre les dommages corporels, matériels et immatériels causés aux participants pendant l’événement et qui engagent votre responsabilité d’organisateur.
Notez que cette assurance peut être souscrite ponctuellement (pour un événement précis) ou annuellement si vous organisez régulièrement des séminaires, réunions professionnelles, conférences, etc.
La sécurité des lieux
Les réglementations de sécurité diffèrent selon que l’événement se déroule en intérieur ou en extérieur.
En intérieur
Les salles de réunion, y compris vos locaux si votre événement se déroule au sein de l’entreprise, doivent être conformes à la réglementation en matière de sécurité des ERP ou Établissements Recevant du Public. Ainsi, ils doivent répondre aux règles du Code de la construction et de l’habitation (CCH) et au Règlement de sécurité.
En extérieur
Dans ce cas, il n’y a aucune règle particulière de sécurité. Pour autant, cela ne veut pas dire que vous devez la négliger. En effet, vous devez respecter les règles de base pour assurer la sécurité de l’ensemble de vos invités.
La sécurité pendant l’événement
La sécurité électrique
Le contrôle électrique est obligatoire pour tous les ERP. Si votre événement nécessite une installation électrique spécifique, vous avez l’obligation de faire contrôler les installations avant l’événement par un organisme de contrôle agréé.
Les incendies
La présence d’extincteurs est obligatoire dans les établissements recevant du public. Quand vous louez une salle, soyez vigilant sur ce point et vérifiez que l’endroit possède une sortie de secours. De même, évaluez le degré de réaction au feu de tous les matériaux qui se trouvent sur les lieux.
La sécurité de vos événements par rapport à la consommation de l’alcool
Selon l’article R4228-20 du Code du travail : « aucune boisson alcoolisée autre que le vin, la bière, le cidre et le poiré n’est autorisée sur le lieu de travail ». Si l’un de vos collaborateurs est contrôlé positif lors d’un test d’alcoolémie effectué par les forces de l’ordre ou provoque un accident après un événement professionnel dont vous êtes responsable, vous risquez une grosse amende. Pour éviter les désagréments de ce genre, prenez en charge le transport de vos collaborateurs. Et privilégiez les lieux qui sont en dehors de votre local pour organiser votre événement.
