Organiser un séminaire

Le séminaire est un événement indispensable à la vie d’entreprise et oui, il est à la portée de toutes les entreprises, indépendamment de leur taille. Car contrairement aux idées reçues, l’organisation d’un séminaire ne rime pas forcément avec dépenses faramineuses. Alors, si vous souhaitez organiser un séminaire pour votre startup, allez-y ! Ce qui compte, ce n’est pas d’avoir un gros budget, mais bien de procéder dans les règles de l’art. Vous ne savez pas par où commencer ? Pas de souci. Nous sommes là pour vous guider.

1re étape : définir le lieu de séminaire

Après avoir défini les objectifs et le thème du séminaire d’entreprise (sans oublier le budget que vous pourrez allouer), il vous faudra trouver le lieu de séminaire idéal, à savoir :

  • une salle de séminaire suffisamment spacieuse pour accueillir vos collaborateurs : trop petite, vous vous y sentirez à l’étroit et l’oxygène viendra vite à vous manquer ; trop grande, vous vous sentirez mal à l’aise et cela se répercutera sur l’ambiance ;
  • une salle de séminaire bien équipée : WIFI, écran de projection, vidéoprojecteur, tableau blanc, prises électriques… histoire de ne pas vous compliquer la tâche et de préparer votre séminaire en toute sérénité. Autre point important : il est primordial de pouvoir bénéficier de l’aide d’un régisseur sur place en cas de souci technique. Vous ne pouvez pas vous permettre de perdre du temps à attendre qu’un technicien vienne régler un problème de connexion internet ou une panne de PC ;
  • un endroit facilement accessible : transports publics à proximité, parking assuré si vos collaborateurs se déplacent en véhicule, éventuellement avec un accès handicapé.

Vous penserez en outre à examiner deux ou trois détails (non négligeables) afin de vous assurer que toutes les conditions sont réunies pour travailler efficacement. Cela signifie vérifier :

  • que la salle de séminaire bénéficie d’une bonne luminosité naturelle, la lumière artificielle ayant tendance à fatiguer les yeux ;
  • que le mobilier est de bonne qualité : les participants auront du mal à être efficaces et productifs si leurs chaises sont inconfortables ou si elles grincent ;
  • qu’il n’y ait pas de distractions sonores ou visuelles : il n’y a rien de pire que le bruit ou les va-et-vient constants pour faire baisser la concentration des travailleurs ;
  • que la salle dispose d’une climatisation : si vous organisez votre séminaire en période estivale ou dans une ville où il fait chaud pratiquement toute l’année, vous allez transpirer (bonjour les mauvaises odeurs !) et étouffer.

Pour une startup n’ayez pas peut de choisir un lieu atypique et innovant pour surprendre vos équipes et coller à l’image de votre entreprise. En parcourant notre plateforme de salles de location, vous trouverez facilement plusieurs jolies salles de réunion, au décor soigné et bien équipées, à des prix abordables. Sinon, une autre option intéressante s’offre à vous : les espaces de coworking. Offrant une ambiance agréable, dotés d’un design dernier cri et équipés de tout le nécessaire, ces lieux vous permettront d’organiser un séminaire pas cher pour votre startup.

2e étape : organiser un séminaire et choisir une activité Team Building

Après l’effort, le réconfort, comme on dit. Peu importe que vous organisiez votre séminaire pour former vos collaborateurs, les informer ou les motiver, cette réunion de travail doit toujours être suivie d’une activité Team Building (culturelle, artistique, sportive…) qu’il convient de choisir en fonction du profil des participants, mais également des objectifs que l’on souhaite atteindre lors de cet événement.

En effet, on peut organiser une activité Team Building pour plusieurs raisons :

  • apprendre à mieux se connaître : notamment lorsque la constitution de l’équipe est récente ;
  • favoriser l’esprit d’équipe, la collaboration, la solidarité : apprendre aux employés à travailler main dans la main ;
  • renforcer la cohésion au sein de l’équipe ;
  • accroître la motivation de ses collaborateurs ;
  • ou tout simplement passer du bon temps ensemble.

Pour organiser un séminaire prenez le temps de vous renseigner sur les différentes activités de Team Building et une fois que vous aurez identifié celles qui présentent le plus d’intérêt, demandez l’avis de vos collaborateurs (le mieux étant d’effectuer un vote).

Encore une fois, pas besoin d’organiser une activité Team Building extraordinaire ou insolite qui coûte les yeux de la tête pour clôturer votre séminaire d’entreprise. Des activités simples telles que la chasse au trésor, la visite d’un musée ou d’un site touristique ou encore des Olympiades (avec des activités variées) par exemple suffiront à faire de votre séminaire un événement inoubliable ! Ce qui compte, c’est de sortir du cadre ordinaire et de favoriser la communication pour marquer les esprits.

Si votre start up est jeune et que vous cherchez encore à developper vos solutions et services pensez à organiser un hackthon durant votre séminaire ! Cette activité permet de travailler et réfléchir à de nouvelles idées en équipe et dans un cadre plus décontracté que celui de l’entreprise.

3e étape : prévoir une pause gourmande

Un séminaire d’entreprise sans pause café ni pause déjeuner, c’est inconcevable ! Alors, n’oubliez surtout pas les collations gourmandes, sucrées ou salées, accompagnées de boissons chaudes (thé et café) et froides (jus de fruits frais et eau minérale).

En ce qui concerne les repas, vous aurez le choix entre plusieurs formats selon les objectifs que vous vous fixez :

  • les cocktails déjeunatoires ou dînatoires ainsi que les buffets favorisent les interactions, les échanges informels et donc la convivialité ;
  • le déjeuner ou le dîner assis permettent de créer des affinités ;
  • quant aux plateaux-repas (pas très recommandés), vous ne les prévoirez qu’en cas de planning ultra chargé…

Et si votre séminaire commence assez tôt, pensez à offrir le petit déjeuner. Des tartines, des viennoiseries, de la confiture artisanale, des corbeilles de fruits de saison et le tour est joué !

Notre conseil : quels que soient vos besoins en matière de restauration, optez pour la location de salles de réunion avec restauration. Cela vous reviendra moins cher que les services d’un traiteur.

Conclusion

Nul besoin de casser la tirelire pour organiser un séminaire pour votre startup. Tout ce que vous avez à faire est de choisir un lieu de séminaire agréable et abordable, des activités de détente simples, mais créatives, une formule de restauration qui convienne à votre événement et bien entendu, un menu qui plaise à tout le monde !