Organisez vos réunions en dehors de vos locaux

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À votre avis, pourquoi les entreprises sont de plus en plus nombreuses à organiser leurs réunions de travail en dehors de leurs locaux ? Parce que c’est tendance ? Non, non, croyez-nous, il ne s’agit pas d’un effet de mode. Si les entreprises choisissent de se réunir en dehors du cadre habituel pour travailler ou résoudre un problème, c’est pour stimuler la créativité et la productivité de leurs employés. Mais ce n’est pas tout. Le changement de décor a d’autres effets bénéfiques. Découvrez-les.

Pourquoi louer une salle p quand on peut se réunir au bureau ?

D’autres préciseraient : « Pourquoi dépenser de l’argent quand on peut se réunir GRATUITEMENT au bureau ? » Ce à quoi nous répondons : parce qu’au bureau, l’environnement familier a tendance à lasser les employés. D’ailleurs, il suffit d’observer leur comportement pour s’en rendre compte : ils s’ennuient, jouent avec leur stylo ou consultent leur téléphone portable, quand ils ne sont pas perdus dans leurs pensées ou en train de somnoler dans leur coin.

En revanche, le fait de se retrouver dans un environnement extérieur à l’entreprise permet de casser la routine. De quoi déstresser et retrouver sa motivation. Alors si vous souhaitez améliorer la productivité et la performance de votre équipe et leur éviter le burnout, nous n’avons qu’un seul conseil à vous donner : changez d’air ! Louez une belle salle de réunion, de préférence à proximité de vos locaux, cela vous évitera de perdre du temps inutilement. PS : Ce ne sont pas les salles de réunion atypiques qui manquent. Vous vous en rendrez compte en parcourant notre site web.

Les réunions de travail en dehors du bureau favorisent la cohésion

Comme nous venons de le voir précédemment, l’atmosphère cosy et l’ambiance conviviale qui règnent dans les salles de location ont pour effet de détendre les participants. Qui plus est, le fait de se retrouver en terrain inconnu les place sur un même pied d’égalité. Mieux encore, cela les rapproche. Toutes les conditions sont donc réunies pour encourager leur implication et renforcer le travail d’équipe. Enfin, les salles de location atypiques sont propices à la concentration et donc à l’écoute et au partage des idées. En d’autres termes, elles sont parfaites pour accueillir vos réunions de brainstorming ou de coworking, mais également vos formations.

Comment choisir sa salle de réunion ?+

Vous conviendrez qu’il ne sert à rien de louer une salle de réunion qui ne présente aucun attrait. Dans ce cas-là, autant rester dans vos locaux (non pas que vos bureaux soient laids). Mais l’aspect esthétique et l’originalité du lieu ne sont pas les seuls critères que vous devez prendre en compte. Il est important de vérifier d’autres points, à savoir les détails techniques et logistiques.

Connexion internet haut débit, WIFI, écran de projection, vidéoprojecteur, tableau blanc ou Paper Board, imprimantes, prises électriques… une salle de réunion digne de ce nom se doit d’être parfaitement équipée. Bien entendu, vous pouvez tout à fait réserver une salle de réunion dépourvue d’équipements, louer du matériel audiovisuel et apporter vos propres ordinateurs portables, mais si vous optez pour cette solution, vous aurez plus de choses à gérer. Par conséquent, cela vous fera perdre du temps.

Vous devrez en outre vous assurer que le mobilier est adapté et vérifier la disposition de la salle. Loin d’être secondaire, ce dernier détail aura un impact sur le bon déroulement de votre réunion de travail. En effet, les différentes dispositions de salle ne répondent pas aux mêmes objectifs :

  • La disposition en U, ouverte et conviviale, facilite les échanges et la communication entre les participants tout en permettant à ces derniers de se concentrer sur l’animateur de l’atelier ou sur une projection (par exemple une présentation PowerPoint). Cette configuration convient parfaitement aux ateliers B2B, aux visioconférences ou encore aux réunions de brainstorming ;
  • La disposition en cadre incite les participants à prendre la parole. Elle est propice à l’émergence d’idées et à la confrontation de points de vue. On utilise surtout cette configuration pour les comités d’entreprise et les réunions commerciales;
  • Dans la disposition en table rectangulaire ou ronde, les participants sont réunis en petit comité autour d’une même table. Si la table rectangulaire permet de placer un intervenant unique en bout-de-table, la table ronde, elle, est moins formelle. Ce type de configuration convient parfaitement pour les réunions de comité de direction et les réunions de prise de décision.
  • Dans la disposition de salle en théâtre, les participants, face à un conférencier, sont placés sur plusieurs rangées de chaises. Ils sont là pour écouter sans prendre de notes et il y a très peu d’échange. Si vous organisez une réunion d’information, cette disposition est celle qu’il vous faut.
  • La disposition en salle de classe permet de faire passer des informations. On l’utilise surtout pour les formations professionnelles et les présentations qui nécessitent une prise de notes.

 

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