Organiser un cocktail d’été pour votre entreprise peut paraître aisé au premier abord. De plus, en cette saison, ce type d’évènement d’entreprise est très sollicité. Cependant, entre le budget, le nombre d’invités, le choix de la date, les mets à servir… vous ne devez rien laisser au hasard. En effet, pour marquer les esprits de vos collaborateurs, vous avez intérêt à faire un sans-faute. Si vous avez décidé d’organiser un cocktail d’été ; vous êtes-vous déjà posé les bonnes questions ? Dans quel but l’organisez-vous ? Qui devez-vous inviter ? Avez-vous une idée de l’endroit où vous comptez l’organiser ? Avez-vous prévu des activités ? Tout de suite, nous allons répondre à ces questions afin de vous montrer comment et où organiser un cocktail d’été pour votre entreprise.
Pourquoi organiser un cocktail d’été pour votre entreprise ?
Les raisons qui vous poussent à organiser un cocktail d’été sont en fait vos objectifs. Ces raisons sont nombreuses et variées. Vous pouvez organiser un cocktail d’été dans le but de remercier les collaborateurs, de fêter l’anniversaire de l’entreprise, de lancer un nouveau produit. Ou encore, parce que vous souhaitez, dans une atmosphère de convivialité, transmettre un message positif. En tout cas, ce sont là de bonnes nouvelles pour votre entreprise.
Cependant, d’autres raisons moins joyeuses peuvent vous pousser à organiser un tel évènement. Vous sentez une baisse de régime au sein de l’entreprise, vous remarquez une dislocation au niveau de vos collaborateurs. Ou encore, certaines barrières vous séparent de vos collaborateurs. Eh bien, dans ces cas il est grand temps d’organiser un cocktail d’été.
Déterminer les invités
Toute l’organisation de votre cocktail doit tourner autour de la nature de vos invités. En effet, nourrir des collaborateurs qui travaillent dans le secteur du BTP ne sera pas comme nourrir des rédacteurs de revues de presse par exemple. Déterminez également s’il y aura plus de femmes que d’hommes, et vice versa, pour savoir quel menu proposer, quelles boissons offrir…
Par ailleurs, vos invités doivent être choisis en fonction de vos objectifs. Pour le lancement d’un nouveau produit ou pour célébrer l’anniversaire de l’entreprise, par exemple, vous pouvez inviter vos clients.
D’autre part, faites attention de bien rédiger une liste exhaustive de vos invités. Cela permettra à votre traiteur de préparer un cocktail bien adapté et ainsi éviter les frustrations le jour J.
Où organiser un cocktail d’été pour votre entreprise ?
Le choix du lieu de votre cocktail d’été doit être pensé, toujours, en fonction de vos invités et de vos objectifs. En effet, si l’idée est d’insérer la cohésion au sein de vos collaborateurs par exemple, il sera plus efficient de quitter les locaux, privilégier une salle de cocktail insolite histoire de changer d’air et de faciliter les échanges. Par contre, pour faire tomber les barrières qui vous séparent de vos collaborateurs, vous pouvez le faire chez vous. Cela aura pour impact de valoriser votre image.
En fin de compte, l’endroit où se déroulera votre cocktail d’été aura une influence sur l’impact qu’il aura auprès de vos invités ; mais aussi, sur l’ambiance de l’évènement.
Avez-vous prévu des activités ?
Nous arrivons à un moment clé dans l’organisation d’un cocktail d’été d’entreprise : les activités. Il n’y a pas d’autres moyens que de faire appel à un prestataire qualifié. Toutefois, ne commettez pas l’erreur de choisir une activité qui ne s’accorde pas à vos objectifs. En tout cas, l’ambiance doit toujours être festive. Si vous organisez un cocktail dans le but de remotiver votre équipe par exemple, choisissez une activité attrayante et marquez les esprits, en leur offrant les services d’un barman professionnel.
Le budget
Penser à organiser un cocktail d’été pour votre entreprise est une chose, la concrétisation en revanche ne peut pas se faire sans un budget bien défini. Prenez le temps de bien étudier tous les détails. Évidemment, le budget doit être pensé selon les critères que nous avons énumérés ci-dessus. À savoir, les objectifs, le nombre d’invités, le lieu et les activités. Lorsque vous aurez défini votre budget, prenez une marge pour gérer les imprévus et tenez-vous-en.
Quelques conseils pour éviter les mauvaises surprises
Pour vous permettre de parfaire l’organisation de votre cocktail d’été d’entreprise, voici quelques conseils.
Adaptez votre cocktail au moment de la journée
Si vous décidez d’organiser votre évènement en milieu de matinée ou fin d’après-midi, l’idéal sera d’orchestrer un cocktail apéritif. Un cocktail déjeunatoire en revanche est plus approprié si vous organisez votre évènement à partir de midi. À partir de 18 h, ce sera un cocktail dînatoire.
Prenez en compte le fait que vos invités mangeront debout
En effet, parce qu’il s’agit d’un cocktail, oubliez les plats qui nécessitent des couverts. La viande qu’il faudra charcuter avec un couteau : aux oubliettes. Privilégiez donc les pièces faciles à manger comme les petits fours, les verrines, les différents canapés…
Ne prenez pas trop ou pas assez de pièces
En fonction de votre budget et du nombre d’invités, prenez des pièces variées et justes, en termes de quantité.
Pour clore
En fin de compte, l’organisation d’un cocktail d’été pour votre entreprise sera tout simplement axée autour de vos objectifs, le nombre et la nature de vos invités, le lieu où vous l’organiserez, l’animation et le budget que vous avez prévu. Pour parfaire votre évènement, faites-vous aider par Bird Office, votre partenaire dans l’organisation de vos évènements d’entreprise.
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