réussir votre réunion d'équipe

Les raisons qui poussent les managers et entrepreneurs à organiser une réunion sont nombreuses. Que ce soit pour résoudre un problème, briefer l’équipe ou leur faire parvenir une information, une réunion d’équipe doit avant tout être productive. Vous pouvez convier tous vos collaborateurs à participer à une réunion de travail. Mais, il est également possible que seulement une équipe en particulier soit convoquée. Si tel est le cas, nous vous disons tout ce qu’il faut savoir pour vous aider à réussir votre réunion d’équipe.

Comment réussir votre réunion d’équipe ?

Il n’y a pas de réunion anodine, sans but. Alors, vu son importance, l’organisation d’une réunion doit tout simplement être réfléchie. Pour vous assurer de son efficience, vous devez vous préparer comme il se doit.

Définir les objectifs

C’est la première étape que vous devez suivre si vous souhaitez mettre sur pied une réunion digne de ce nom. Demandez-vous avant de prendre n’importe quelle décision pourquoi vous devez réunir votre équipe ou une équipe en particulier. Est-ce pour un échange autour d’une question précise ou pour faire passer une information ? Cette étape est primordiale, car la suite de votre organisation devra être définie selon vos objectifs. En effet, la salle de réunion, la durée, le budget…, rien ne peut être décidé sans objectifs précis et concis.

Fixer la date du déroulement de votre réunion d’équipe

Après avoir vu pourquoi vous devez organiser une réunion d’équipe, vous pouvez fixer une date. Et ce n’est pas la partie la plus aisée dans l’organisation d’un tel évènement. Pour ce faire, donnez-vous le temps d’étudier la disponibilité de chaque membre de votre équipe. Oui ! Prenez la peine de prévenir votre équipe bien à l’avance. Ainsi, vous pourrez changer la date si vous vous apercevez que certains de vos collaborateurs sont indisponibles.

Trouver le lieu adéquat pour votre réunion d’équipe

Lorsque vous êtes à la recherche d’une salle de réunion, vous devez garder en tête qu’elle doit sortir de l’ordinaire. Effectivement, pour rendre votre réunion encore plus efficace, organisez-la dans un cadre nouveau hors de vos locaux. Privilégiez également les salles éclairées par la lumière du jour et évitez les salles aux parois en béton. Et si vous organisiez votre réunion professionnelle dans un lieu atypique ? Passez ainsi par Bird Office pour dénicher la salle parfaite qui vous aide à réussir votre réunion d’équipe en seulement quelques clics.

Définir une durée

Toute l’efficacité de votre réunion d’équipe sera basée sur sa durée. Si elle est trop longue, vous risquez probablement d’ennuyer votre équipe. Trop courte, en revanche, elle sera tout simplement inefficace. Dans le sens où certaines informations ne pourront pas être communiquées. Pour trouver la durée adéquate, établissez un timing et tenez-vous-en.

Et le budget ?

Aucun évènement d’entreprise ne peut se faire sans budget précis. De fait, la location de la salle de réunion – si vous ne disposez pas d’espace dédié à cela –, les frais de déplacement, les petites gourmandises qui garderont votre équipe éveillée, les équipements et les imprévus, il faut tout prévoir. À ce stade de la préparation, vous ne devez oublier aucun détail. Définissez donc votre budget selon le nombre de participants, vos objectifs et le déroulement de votre réunion d’équipe.

Les grandes étapes d’une réunion

Ça y est ! Tout est en place pour organiser votre réunion de travail. À présent, vous devez définir comment elle se déroulera. Comme tout évènement d’entreprise, une réunion est régie par des règles et des principes de base pour qu’elle soit bénéfique et productive. Pour réussir votre réunion d’équipe, suivez ces différentes phases.

La phase d’introduction

Annoncez au tout début de votre réunion professionnelle le contexte, les objectifs à atteindre et les règles de fonctionnement que vous aurez établies au préalable. Cela permettra à chaque participant de se mettre dans le bain et d’attaquer la réunion avec panache.

La production

C’est à partir de là que votre réunion prend corps. C’est le temps de travail proprement dit. Tout ce que vous avez à faire, c’est de suivre le timing que vous avez défini tout en gardant en tête les objectifs. Vous devez également savoir que les temps de pause sont cruciaux. Ils permettent à votre équipe d’assimiler les informations diffusées et de se ressourcer sans perdre une once de leur motivation. Pour plus de conseils sur comment être efficace et constructif en réunion, consultez notre article à ce sujet.

Conclure

Il s’agit de résumer de façon claire et concise les décisions prises lors de la phase de production. C’est effectivement une étape indispensable, car elle permet de rappeler à chacun son rôle. Cette étape permet aussi de passer directement à la concrétisation de ce qui a été décidé.

Trouvez facilement une salle de réunion avec Bird Office

Le temps où les réunions se déroulaient dans des bureaux étouffants est révolu. De nos jours, les entreprises se tournent plus vers les lieux originaux et atypiques. En effet, les salles atypiques apportent à votre réunion plus de convivialité et d’efficacité. Mais, en outre, elles ont la formidable capacité d’égayer votre réunion. En choisissant ce type de salle de réunion, les barrières qui vous séparent de vos collaborateurs chutent pour faire place à la motivation et à la productivité.

Expert dans le domaine de l’évènementiel d’entreprise, Bird Office vous propose toute une gamme de salles de réunion aptes à répondre à toutes vos exigences. Effectivement, en seulement quelques clics, réservez votre salle de réunion et portez-vous garant de la réussite de votre réunion d’équipe.