Organiser un évènement d’entreprise en dehors de ses locaux, c’est bien. Mais, être productif pendant ses déplacements professionnels, c’est encore mieux ! En effet, ce n’est pas toujours évident de se focaliser sur son travail lorsqu’on sort de son cadre de travail habituel. Surtout s’il faut gérer en plus toute une équipe qui peut avoir tendance à se dissiper.
Maintenir la productivité de ses collaborateurs lors d’un voyage d’affaires, un séminaire à l’étranger ou bien un séminaire résidentiel n’est pourtant pas une fatalité. Avec une bonne organisation et en faisant preuve de flexibilité, rien n’est impossible. Ainsi, pour vous aider à garder la situation en main lors de vos rencontres professionnelles à l’extérieur, voici nos conseils.
Une bonne gestion du temps, la clé d’un déplacement professionnel réussi
Eh oui, établir un horaire bien défini joue un rôle essentiel dans la productivité d’une équipe lors des déplacements professionnels. Il ne s’agit pas uniquement de planifier le voyage, mais également le travail à accomplir. Dès lors, comme les globe-trotteurs, planifiez minutieusement votre séminaire d’entreprise, conférence… à l’extérieur longtemps à l’avance. Et ce, en prenant en compte les tempéraments de chacun de vos collaborateurs. De fait, tout le monde n’appréhende pas de la même façon un voyage d’affaires. Décalage horaire, fatigue, manque de sommeil…, il convient de ne rien laisser au hasard. Le bien-être de votre équipe impacte effectivement sur leur motivation et par la même occasion leur efficacité. D’où l’importance de ne négliger aucun détail qui puisse influer sur l’état d’esprit de vos collègues.
Avoir un programme bien déterminé permettra en outre aux membres de votre équipe de se concentrer sur les tâches qu’ils devront effectuer. Selon Cal Newport, auteur et professeur à l’Université de Georgetown, la concentration est la condition sine qua non à une meilleure performance au travail. Et cela, que ce soit au sein des locaux de l’entreprise ou bien en extérieur. En effet, il est difficile de nier le fait que plus l’on est concentré, plus l’on est productif. En tout cas, l’échéancier que vous allez fixer doit avant tout se conformer aux objectifs de votre voyage d’affaires.
La technologie, un précieux allié pour organiser un évènement d’entreprise à l’extérieur
Évidemment, que ce soit pour un voyage d’affaires, un séminaire résidentiel ou à l’étranger, la technologie peut se révéler d’une aide précieuse. Notamment pour l’organisation de votre déplacement professionnel et son bon déroulement. Titres de transports pour toute l’équipe, hébergement, moyen de locomotion…, il ne faut surtout pas hésiter à recourir aux applications pour faciliter vos diverses réservations. D’ailleurs, pour les papiers officiels de vos collaborateurs et les documents importants, il est vivement recommandé de les réunir et les conserver dans un cloud. Google Drive, Dropbox…, les solutions ne manquent pas.
Bien sûr, n’oubliez pas les gadgets que votre travail exige : ordinateur portable, tablette, smartphone, etc. Veillez toutefois à n’emporter que les équipements dont vous avez réellement besoin. Cela vous permettra par ailleurs d’alléger vos bagages. Naturellement, ce conseil s’applique aussi à tous vos collaborateurs.
Déplacement professionnel : savoir communiquer avec son équipe et déléguer
Il est indéniable que la communication tient une place primordiale dans la réussite d’un évènement d’entreprise, que celui-ci soit organisé dans les locaux de la société ou à l’extérieur. Le manque, voire l’absence de communication peut effectivement porter un coup dur à la productivité de toute l’équipe. C’est pourquoi il est crucial d’instaurer un climat propice à l’entente et à la cohésion. La performance de vos collaborateurs n’en sera qu’optimisée.
Il va sans dire que même en déplacement, il convient de toujours déléguer au maximum toutes les tâches qui ne nécessitent pas impérativement votre intervention. Comme mentionné plus haut, cela donnera aux membres de votre équipe de porter leur attention sur le travail et d’éviter d’être distraits, particulièrement lorsque la destination que vous avez choisie pour votre séminaire, team building, incentive entreprise… est favorable à la détente et l’évasion. Travailler en collaboration avec vos collègues vous permettra par ailleurs de montrer votre confiance en eux. Une raison de plus pour qu’ils s’investissent à fond dans la réalisation de leurs missions. Un rendement optimal en perspectives !
Anticiper les imprévus
Il est rare qu’une rencontre professionnelle à l’étranger se passe exactement comme prévu. Effectivement, la tenue d’un tel évènement a son lot de surprises, bonnes comme mauvaises. Les situations difficiles et inattendues peuvent de toute évidence avoir des impacts négatifs sur la motivation et la productivité de toute l’équipe. Raison pour laquelle il est judicieux de lister les éventuels incidents qui pourraient survenir : retards potentiels, activités de secours… De même, faites une check-list des choses que vous devez emporter. Comme des vêtements de rechange, tenues de soirée, chargeurs de batterie, etc. Il est également indispensable de se renseigner sur le lieu où votre séminaire résidentiel, colloque, voyage d’affaires… va se dérouler.
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