organiser un événement d'entreprise en 7 étapes Tout au long de la durée de vie de votre entreprise, vous devrez organiser des événements. Les raisons peuvent être nombreuses. Mais pour atteindre un objectif précis, vous devez organiser l’événement d’entreprise adéquat.

À titre d’exemple, organiser une réunion de plusieurs heures ne serait pas la meilleure idée si vous souhaitez rehausser la motivation de votre équipe par exemple. Par ailleurs, la mise en place d’un événement d’entreprise ne se fait pas à la légère. Si vous souhaitez organiser un événement inoubliable, prenez le temps de bien réfléchir sur chaque détail. Tout de suite, découvrez comment organiser un événement d’entreprise en sept étapes.

Étape 1 : la définition des objectifs afin de définir l’événement

Lorsque vous sentez qu’une équipe est en train de se disloquer, que de nouveaux collaborateurs ont du mal à s’intégrer, ou encore que la motivation de certains collaborateurs baisse, vous devez préparer un événement au sein de votre entreprise. Un team-building, un séminaire de motivation… convient parfaitement. En tout cas, les événements sont des armes tranchantes pour apporter un message, influencer les comportements ou tout simplement pour féliciter un travail d’équipe. Par ailleurs, vous pouvez également promouvoir votre entreprise en organisant une conférence par exemple. En fait, il s’agit de prendre le temps de noter ses objectifs et d’organiser l’événement jugé adéquat pour les atteindre.

Étape 2 : prévoir une date de déroulement

À présent que vous avez prédéfini les objectifs et le type d’événement que vous allez organiser, fixez la date de déroulement. En effet, la pire des décisions serait d’organiser votre événement à la dernière minute. Afin de pouvoir disposer d’une grande marge de manœuvre, il est sage de commencer les préparatifs plusieurs mois à l’avance. Par ailleurs, pour assurer le maximum de participation, prenez la peine de prévenir vos invités et vos collaborateurs avec une grosse marge d’avance. Raison de plus pour prendre une bonne longueur d’avance sur les préparatifs.

Par ailleurs, toujours dans le souci d’assurer un grand nombre de participants, évitez d’organiser votre événement en parallèle avec des événements politiques (élections, grèves…). Oubliez également les dates où des événements sportifs mondiaux (coupe du monde de football, jeux olympiques…) se déroulent. Idem pour les jours fériés et les vacances scolaires. Ce sont en fait, des instants que vos invités ou vos collaborateurs préféreront passer avec leurs familles plutôt qu’avec des collègues.

Étape 3 : définir une durée

Garder le contrôle sur l’événement pendant toute sa durée n’est pas une mince affaire. En effet, vous devez veiller à ce que tout se passe comme prévu. Pour faciliter cette lourde tâche, définissez une durée. Pour trouver la durée idéale de votre événement, vous devez préparer un bon timing. Faites-le en pensant aux activités, à la proximité des lieux, à la restauration… En tout cas, chaque point devra être étudié. Lorsque vous avez votre timing, tenez-vous-en. Pour faire d’une pierre deux coups et gagner du temps et de l’argent dans la préparation de l’événement, choisissez un lieu événementiel qui propose de la restauration sur place, plutôt que de se faire livrer. Nous avons sélectionner les 5 meilleurs lieux événementiels qui proposent de la restauration sur Bird Office.

Toute l’importance de cette étape réside dans le fait qu’en choisissant une durée trop longue pour un séminaire par exemple, vous pourrez lasser vos collaborateurs. Voilà qui pourrait vous empêcher d’atteindre vos objectifs. Si la durée est trop courte en revanche, vous laisserez au niveau de vos collaborateurs un sentiment d’avoir raté quelque chose. 

Étape 4 : mettre en place les activités

Il est tout simplement impossible d’imaginer un événement d’entreprise sans activités. Elles sont même le centre d’intérêt de certains événements comme les team-buildings par exemple. En effet, lorsque vous réunissez vos collaborateurs, leur enthousiasme ne sera stimulé que si vous leur proposez des activités susceptibles de les intéresser.

En fait, les activités doivent être choisies en fonction de vos objectifs. Si vous souhaitez motiver une équipe, vous devez choisir des activités qui demandent de se surpasser comme des activités sportives par exemple (course à pied, à vélo…). Dans le même sens, si vous avez pour but d’affermir les relations interpersonnelles, les activités collectives seront de mises. Des activités qui proposent des challenges à relever en équipe. Là encore la rédaction a eu un coup de coeur pour 5 lieux proposant des activités team-building avec la location de leurs espaces événementiels.

Étape 5 : trouver une salle de réunion, de formation, de séminaire…

Le temps où les réunions se passaient dans des salles en béton étouffantes est révolu. Maintenant, l’honneur est à l’atypique, à l’original… bref, à l’inhabituel. En effet, pour que votre événement d’entreprise soit une réussite totale, vous devez dénicher la salle parfaite. Laissez parler votre imagination et trouvez l’espace événementiel qui répond au mieux à vos besoins pour assurer le bon déroulement de votre événement d’entreprise. Choisissez votre salle en fonction des activités que vous avez planifiées, car il faut qu’elle réponde au moindre de vos besoins. Il est également important de la choisir en fonction des équipements que vous souhaitez avoir à disposition, des services proposés (restauration, hébergement…).

D’autre part, vous pouvez effectuer les recherches de votre salle pour événement d’entreprise sur internet. D’ailleurs, c’est la raison d’être de Bird Office : vous aider à trouver des lieux de séminaire, des salles de conférence ou des salles de réunion qui conviendront à tous vos événements.

Étape 6 : réfléchir sur la sécurité de l’événement

Lorsqu’il s’agit de mettre sur pied un événement d’entreprise, et ce peu importe sa nature, la sécurité n’est pas souvent considérée comme il se doit. Pourtant, il s’agit d’une étape fondamentale dans la conception d’un événement d’entreprise. En effet, personne n’est à l’abri d’un incident malencontreux. Veillez donc à ce que la salle et les lieux que vous avez choisis pour le déroulement de votre événement suivent des règles de sécurité imposées par les normes en vigueur. Comme la présence d’extincteur par exemple.

Étape 7 : définir un budget

Le budget, c’est l’ossature de votre événement. En effet, sans un budget bien réfléchi en amont, il sera difficile de trouver le lieu adéquat, de choisir les différents prestataires, de prévoir les activités… Tous les petits détails ne doivent surtout pas être oubliés et être pris en compte dans le budget. Pour réduire au maximum les risques, prenez une marge afin de prévoir les imprévus.

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