Vous avez un évènement d’entreprise en vue ? Vous savez certainement qu’organiser un séminaire ou un évènement professionnel n’est pas une sinécure. Pourtant, ce sont des armes redoutables dans la stratégie de communication d’une entreprise. Et si vous organisiez alors votre évènement professionnel au soleil ? En effet, ce serait parfait pour joindre l’utile à l’agréable. Tout en véhiculant votre message à vos collaborateurs, votre rencontre professionnelle restera longtemps gravée dans les mémoires.

organiser un événement professionnel au soleil blog

Pourquoi organiser des évènements professionnels au soleil ?

Indissociables à la vie d’une entreprise, les évènements professionnels englobent les réunions, meetings, conférences, congrès… Organisés pour des raisons bien précises et variées, ils ont des objectifs différents. D’où l’importance de les orchestrer de façon ordonnée et en accord avec le thème et le message que vous voulez transmettre. En tout cas, ils permettent entre autres de renforcer les relations interpersonnelles, fidéliser les clients, conclure des ventes et faire des affaires.

Ainsi, avant de vous lancer dans les préparatifs de votre évènement, définissez vos objectifs. Oui, c’est la première chose à faire. Les objectifs forment d’ailleurs l’ossature de votre rencontre professionnelle. Adaptez dès lors le programme, le budget, le lieu et les activités en fonction de vos buts. Ne faites pas, par exemple, l’erreur d’organiser une longue réunion de deux heures si elle aspire à consolider la cohésion au sein de vos collaborateurs. Un évènement professionnel est donc utile pour la sérénité de votre entreprise.

Une baisse de la productivité ? Optez pour un séminaire de motivation. Un message à faire passer ? Mettez sur pied un cocktail déjeunatoire ou dînatoire. Choisir un lieu atypique et un thème plus porteur et plus mobilisateur, vous vous portez garant de sa réussite. Comment ? Eh bien, en le réalisant dans un cadre paradisiaque. En France ou sous d’autres cieux, un évènement professionnel au soleil a tout pour plaire.

Comment organiser votre évènement professionnel au soleil ?

Cette fois, vous avez décidé d’innover en programmant votre évènement d’entreprise au soleil ? Excellente initiative ! Néanmoins, vous devez savoir qu’il y a du pain sur la planche. De fait, organiser une réunion ou une soirée d’entreprise dans vos locaux est un classique. Par contre, un séminaire dans un cadre ensoleillé, c’est une autre paire de manches, surtout si vous le faites à l’étranger. Voici donc nos conseils pour parfaire votre évènement professionnel au soleil.

Définir les objectifs

Nous ne le dirons jamais assez, les objectifs de votre évènement servent de base à son organisation. Aussi, définissez-les avant de prendre n’importe quelle décision. Pour cela, vous devez vous poser les bonnes questions. Pourquoi souhaitez-vous organiser votre évènement ? Dans quel intérêt le faites-vous au soleil ? Quel message souhaitez-vous faire passer ?

Choisir l’évènement

Une fois les objectifs fixés, voyez à présent quel évènement vous allez orchestrer pour les atteindre. Si par exemple votre objectif est de fortifier les relations interpersonnelles ou de rehausser la motivation de vos équipes, un team building au soleil serait parfait.

Pour récompenser votre équipe et pour leur montrer votre gratitude, misez sur une appreciation event. En fait, il s’agit tout simplement de passer du temps avec vos collaborateurs dans un cadre autre que vos locaux, le tout de manière informelle. Organisez-le au soleil, dans une salle de réunion avec terrasse, loin du brouhaha des villes pour une efficacité sans faille. Nous avons rédiger pour vous aider dans votre recherche un top salle avec terrasse.

Si vous souhaitez apporter de nouvelles informations à un public ciblé (clients, partenaires, collaborateurs…), organisez un séminaire au vert ou un salon professionnel au soleil.

Ces évènements sont cités à titre d’exemple, d’autres évènements comme les incentives, les lancements de nouveaux produits… peuvent être également organisés si besoin est. Tout dépendra de vos objectifs.

Déterminer la durée de l’évènement

La durée de votre évènement est également un point à ne pas négliger. Effectivement, sur une durée trop longue, votre évènement peut vous coûter cher. En revanche, une durée trop courte portera atteinte à son efficacité réelle. Pour savoir combien de temps devra durer votre séminaire au vert, votre team building ou votre incentive, établissez un planning et tenez-vous-en.

Trouver une destination

Évidemment, il s’agit de la base de tout votre évènement, car il doit se dérouler au soleil. Dans tous les cas, la destination doit répondre à plusieurs critères pour permettre à l’ensemble de vos collaborateurs de passer des moments agréables et bénéfiques au travail. Si vous envisagez de partir à l’étranger, vous devez prévoir d’autres formalités comme les visas de vos collaborateurs, les devises, etc. Ne laissez aucun détail au hasard.

Évènement professionnel au soleil : le budget

Bien entendu, sans budget adéquat, pas d’évènement professionnel au soleil. Ainsi, pour éviter les mauvaises surprises lors de votre évènement, prenez le temps d’étudier scrupuleusement cet élément. La restauration, l’hébergement, la destination, les activités, le déroulement… tout doit passer au peigne fin afin de pouvoir établir un budget exact. N’oubliez surtout pas de prendre une marge afin d’anticiper l’imprévisible.

Évènement d’entreprise au soleil : quand l’utile se joint à l’agréable

Bref, les évènements professionnels sont des outils qui vous aident à améliorer la performance de votre entreprise. Pour un maximum d’efficacité, leur organisation ne doit pas d’opérer à la légère. Souvent, lorsque l’on parle de séminaire, la première image qui nous vient en tête est une salle confinée dans laquelle vos collaborateurs s’ennuient à mourir. Apportez donc du panache à votre évènement en le programmant dans un endroit au soleil. Une salle avec terrasse, pourquoi pas ! Dès lors, vos collaborateurs reviendront de votre évènement gonflé à bloc tout en ayant vécu une expérience inoubliable.