Je maîtrise l’activité MICE. Étape 1, je lance le projet !

“Il était une fois un royaume qui souhaitait maîtriser ses dépenses MICE. Un valeureux collaborateur fut désigné pour rassembler la donnée, la gérer et mettre en place l’outil idéal pour tout le royaume…”. Période de fêtes oblige, Bird Office souhaite vous conter la belle histoire du MICE “managé”. C’est désormais une réalité. Aussi, à travers 5 articles thématiques et progressifs, Bird office vous propose un dossier sous la forme d’un parcours jalonné de conseils, bonnes pratiques et informations clés pour maîtriser l’activité MICE de votre entreprise, quelle que soit sa taille.

Vous faites partie des 39 % des entreprises* qui ont la volonté d’améliorer leur gestion  du MICE à très brève échéance ? Bravo ! Ce dossier est réalisé à votre intention ! Première étape, je lance officiellement le projet en interne.

La gestion du MICE, une gestion de projet “comme une autre” ?

Avant toute chose et toute action, de quoi parlons-nous ? M.I.C.E est l’acronyme de Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions. Cette dénomination recouvre un grand nombre d’activités et d’événements : formations, séminaires, team building, conférences, salons professionnels, réunions de clients, etc. Le marché du MICE en France représente aujourd’hui entre 8 et 10 milliards d’euros de dépense^*. En 2019, une hausse globale de l’activité MICE est avérée partout dans le monde. Depuis quatre ans, le MICE enregistre une croissance stable et régulière qui lui donne une posture de moteur dans le business.

Quel que soit le projet à mener, les étapes clefs sont identiques : phase de cadrage et de conception du projet, audit et cartographie des enjeux, discussions transversales avec l’ensemble des parties prenantes, reporting et validation par les décisionnaires internes, consultation des acteurs clefs du marché, implémentation, etc… Le MICE n’échappe pas à cette méthodologie pragmatique et largement éprouvée par les travel managers, les acheteurs hors production ou encore l’ensemble des responsables de projet au sein de l’entreprise.

Le MICE présente cependant une particularité qui complexifie le tracking de l’activité : la fragmentation des dépenses, des réservataires internes, des donneurs d’ordre ou encore des acteurs externes concernés. Si la moitié du CAC 40 se dit prêt à mener un appel d’offres sur le sujet dans les 18 mois, c’est en raison de l’absence de visibilité qui rend impossible une quelconque consolidation des dépenses et encore moins une gestion ou un management de l’activité. Combien de fois avez-vous pu entendre en interne les remarques suivantes : “Combien dépensons-nous ? Comment avoir un suivi sur cette catégorie de dépense et un reporting complet ?” ou encore “il n’est plus possible d’avoir autant de fournisseurs à référencer que d’événements !”. Ces questionnements sont le support d’une prise de conscience – récente – des entreprises concernant la taille de leur budget MICE. Toutes les études marché s’accordent sur le fait qu’au moins ⅔ des entreprises françaises n’ont aucune visibilité sur ce budget.

Une phase de cadrage primordiale pour assurer une gestion de projet efficace !

Bon nombre de publications sur la gestion du MICE vous encouragent à vous lancer dès le début du projet dans la cartographie des dépenses et le recollement des datas. C’est effectivement la phase clef du projet. Mais ce n’est pas la première. 

La méthode dite de reengineering est intéressante à suivre afin de “mettre à plat” toutes les composantes de la problématique du MICE. En résumé, cela consiste à redéfinir les processus internes existants via une méthodologie balisée et pragmatique en vue de restructurer les organisations afin de les rendre plus efficaces tout en optimisant les coûts associés. C’est souvent la direction des achats ou le travel management qui reçoivent la délicate mission de la mettre en oeuvre. Les similitudes avec le business travel sont en effet très fortes. Le responsable du Travel, qu’il soit travel manager, acheteur ou gestionnaire, a su mener un travail considérable de récolte et d’analyse de la data, il a effectué des sourcings efficaces lui permettant de sélectionner les fournisseurs clefs, il a déployé des outils complexes permettant aux collaborateurs de voyager tout en respectant la politique voyage interne et surtout, il sait aujourd’hui établir des reportings fiables et exploitables pour les acheteurs en quête d’optimisation.

Associer toutes les parties prenantes de l’entreprise pour parvenir aux objectifs !

Les objectifs à viser dans le cadre du management de l’activité MICE sont (liste non exhaustive) : 

• une amélioration de la performance des achats avec un ROI exploitable et des gains financiers ;
• une consolidation budgétaire grâce à une facturation unique ;
• un prestataire unique pour l’organisation des événements simples de l’entreprise (58% des événements d’entreprises sont des événements simples dits small meetings, sans complexité organisationnelle) ;
• une visibilité des dépenses événementielles grâce à la mise en place de reportings réguliers et personnalisés ;
• un sourcing riche (Bird Office propose ainsi 9000 lieux en France permettant d’offrir à l’acheteur un catalogue varié et répondant à l’ensemble de ses besoins tout en garantissant les meilleurs tarifs) ; 
• une sécurité renforcée (des lieux, des dispositifs assurantiels, etc.)
• la mise en place d’une politique MICE et son respect par tous les services ;
• le respect des impératifs dictés par la politique RSE de son entreprise ;

En résumé, une amélioration de l’ensemble des processus liés à la réservation et à la gestion de l’activité MICE.

La première étape consiste alors à identifier les parties prenantes internes qui sont à solliciter lors de la coordination du projet, qui sont concernées ou qui ont des responsabilités (réservation, choix des prestataires, contrôle, etc.) dans la “gestion” de l’activité MICE. Il est fort à parier que vous devrez solliciter les directions : 

• des achats ; 
• des ressources humaines ;
• administrative et financière ; 
• de prévention des risques – cellule sûreté ; 
• de la communication ; 
• des systèmes d’information ;
• le secrétariat général.

Chacune de ces directions sont des “consommateurs” importants du MICE en même temps que des superviseurs pour partie ou encore des pièces maîtresses d’un dispositif maîtrisé.  

Rendez-vous au prochain épisode !

C’est à vous de jouer ! Dans le prochain article, nous vous guiderons dans la deuxième étape de cette gestion de projet, sans doute la plus complexe et importante à mener, la cartographie des dépenses et le recollement des datas associés à l’activité MICE de l’entreprise. Rendez-vous la page Linkedin Bird Office pour ne rien manquer de notre dossier “je maîtrise l’activité MICE de mon entreprise”.  

* Selon une étude diligentée par l’AFTM, l’Association Française du Travel Management, réalisée en 2019 en partenariat avec le cabinet de conseil EPSA.