Je maîtrise l’activité MICE. Étape 2, je cartographie les dépenses MICE !

Dans cet opus, vous devez endosser les habits d’Indiana Jones, vous armer de votre sac plein d’énigmes et d’hypothèses et partir à l’aventure au sein des méandres de votre entreprise pour reconstituer la cartographie des dépenses MICE. En ligne de mire, le “Graal” de l’acheteur, piloter cette catégorie d’achats et être en capacité de calculer un TCO (Total Cost of Ownership) de vos événements ! 

Cartographier pour mieux piloter !

Le marché du MICE est structurellement hétérogène. Il existe de très nombreux fournisseurs et peu de règles communes qui auraient eu le mérite d’offrir un étalon pour mesurer et comparer les différentes consommations des entreprises. Nous avons vu dans le premier article consacré à la phase de cadrage que 62% des entreprises interrogées ne disposent pas à ce jour de chiffres fiables concernant leurs dépenses MICE.

Sans faire de french bashing, nos entreprises se sont intéressées plus tardivement que les anglo-saxonnes à la maîtrise de l’activité MICE. Comme très souvent en France, le législateur a forcé certains secteurs à ouvrir la voie et de fait, à entraîner les autres industries. C’est notamment le sens des différentes lois et ordonnances dites “anti-cadeaux” dans les domaines du médical et de la pharmaceutique.

La présence de succursales étrangères en France a également eu pour effet de propager ces dernières années les bonnes pratiques au sein des différents réseaux professionnels d’acheteurs (la GBTA, l’AFTM, le CNA, l’ADRA, etc.).

C’est ainsi que l’événementiel est rapidement devenu un enjeu des directions achats, motivées par une croissance technologique permettant une meilleure consolidation des données parallèles à un accroissement des audits et processus – tous secteurs – de validation internes.

L’objectif final de la maîtrise du MICE n’est pas seulement d’optimiser les dépenses. C’est surtout la volonté de mieux piloter une catégorie croissante en identifiant les fournisseurs stratégiques, les acteurs concernés et de proposer une stratégie d’achat en phase avec les directives de l’entreprise. 

Une phase de recherche normalement longue !

La donnée est une quête permanente pour l’acheteur. Posséder la donnée, c’est voir, constater et contrôler les coûts, quel que soit le domaine en cause. C’est d’ailleurs la première de ses préoccupations après la sécurité et la satisfaction du client interne (pour en savoir plus, n’hésitez pas à lire l’article Le MICE, un Eldorado pour les acheteurs en quête d’optimisation publié sur le site de BFM). 

Détenir la donnée ne suffit pas, encore faut-il qu’elle soit qualitative, normée et donc analysable. Les sources multiples qui brouillent cette donnée peuvent être : l’hétérogénéité des acteurs externes, des conditions de vente des fournisseurs non alignées avec les procédures comptables de l’entreprise, l’absence d’une politique achat dédiée et la multiplicité des prescripteurs internes, des récurrences et des typologies d’événements différentes, etc. 

Sans encore parler de phase analytique, il est donc tout à fait normal que le travail de collecte et de consolidation de la donnée MICE soit long. C’est l’étape assurément la plus complexe mais c’est précisément celle-ci qui vous permettra de construire les bases solides et durables pour maîtriser avec efficience l’activité MICE de votre entreprise.

Comment chercher la donnée MICE ?

La méthodologie décrite ci-dessous n’a pas de vocation universelle. Elle se veut néanmoins pragmatique et doit vous aider à vous lancer dans cette phase qui, observée du bas de la montagne, peut décourager. Le point de vue culminant vaut réellement les quelques semaines d’ascension qui vous seront nécessaires pour parvenir au sommet. La cartographie établie sera un guide précieux pour avoir une lecture des volumes d’achats. L’objectif est de mettre en place une organisation ad hoc, celle qui va simplifier les réservations et faire gagner en efficacité. 

Premier conseil : comme en haute-montagne, ne partez pas seul dans cette quête. Si vous avez l’opportunité de constituer une équipe idoine, quelle que soit sa composition, répartissez les axes d’enquête. N’oubliez pas une pièce maîtresse : le DSI ! C’est sans doute l’acteur le mieux équipé pour débusquer la donnée informatique et construire les outils nécessaires à la collecte et à l’analyse des informations recueillies.  

1. Savoir ce qu’il faut rechercher. Cette quête va requérir un minimum de connaissances du marché, des acteurs, de la typologie des événements, des prescripteurs, des quelques enjeux du secteur et des outils disponibles. Pour mener à bien cette étape, n’hésitez pas à multiplier les benchmark avec vos pairs et les participations à des événements métiers.
   

2. Définir le périmètre de recherche. Clairement, devez-vous le mener à l’échelle du groupe et sur tous les pays où bien vous focaliser sur le marché français ? C’est à vous de répondre !
   

3. Interroger les parties prenantes internes. Nous en avons déjà fait l’énumération dans le premier article. N’hésitez pas à consacrer un temps plus important aux services finance, comptabilité (via les notes de frais) et ressources humaines (prescripteur important dans le cadre des formations). Cette étape est clef dans le dispositif de collecte.
   

4. Lister les contrats et les accords existants avec les fournisseurs. Échangez avec chacun d’eux et demandez leur des reportings détaillés (avec notamment le montant des rémunérations) et un historique exhaustif. La présence de la DSI est importante à ce stade. Elle pourra vous permettre d’étalonner et de standardiser les données afin de les comparer et les analyser. Cette phase doit également vous permettre d’isoler les fournisseurs stratégiques.
   

5. Identifier les solutions de paiement utilisées et extraire les données. Votre entreprise paye-t-elle les prestations par virement, par chèque ou à l’aide de cartes affaires, cartes virtuelles ou d’une carte logée (moyen dématérialisé et logé chez le fournisseur) ? Votre entreprise paye-t-elle des acomptes ? Attention, tous les moyens de paiement ne fournissent pas le même niveau de détail. La carte logée délivre le niveau le plus fin, dit de niveau 3.
   

6. Sourcer les postes de dépense annexes liés aux événements organisés de l’entreprise. Quid des locations de salles de réunion et formation, de l’hôtellerie, des moyens de transport (avion, train, VTC, bus), de la restauration, des solutions technologiques, des conférenciers, des prestations images, des assurances, etc ? Il est absolument nécessaire d’élargir votre scope de recherche à toutes les dépenses périphériques.
   

7. Recenser les “fournisseurs” et ressources internes. Dans le cadre du calcul d’un TCO des événements, il est intéressant de pouvoir réintégrer l’utilisation des salles de réunion, du studio vidéo de l’entreprise, du traiteur interne, de la logistique, etc.

Pour les gestionnaires de projet et les acheteurs les plus experts, des méthodes additionnelles peuvent compléter ce travail de recherche afin d’établir une cartographie encore plus fine. Il s’agit des méthodes ABC (Activity Based Costing), Pareto ou encore l’utilisation de la Matrice de Kraljic.

Ne reste plus “qu’à” l’analyser…

La cartographie qui, à ce stade, doit se modéliser sur une base de données la plus exhaustive possible (sachant qu’une pondération correspondant à une sous-estimation des dépenses doit être appliquée), est un “gisement” pour l’analyse des dépenses MICE de votre entreprise. L’objectif est dorénavant de transformer l’information collectée en un plan d’action stratégique. 

C’est à vous de jouer ! Dans le prochain article, nous vous guiderons dans la troisième étape de cette gestion de projet, le sourcing des acteurs du marché ! Rendez-vous sur la page Linkedin Bird Office pour ne rien manquer de notre dossier “je maîtrise l’activité MICE de mon entreprise”.

Rendez-vous au prochain épisode !