Organiser un événement professionnel (séminaire, session de formation, conférence, team building, soirée d’entreprise…) demande beaucoup de préparation et le rétroplanning peut vous être d’une très grande utilité. Bird Office vous livre ses conseils pour que votre événement soit réglé comme du papier à musique !
Pourquoi faire un rétroplanning d’événement professionnel
Le rétroplanning vous apporte ces quatre principaux avantages :
- Il vous aide à bien gérer votre temps en respectant les délais de chacune de vos étapes.
- Il vous aide à identifier vos besoins et les moyens financiers et humains à mobiliser.
- Il vous permet d’anticiper les imprévus (nouvelles contraintes, oublis, erreurs, retards…).
- Il vous aide à rester zen et efficace le jour J.
Créez un modèle de rétroplanning pour planifier votre événement
Vous pouvez construire votre rétroplanning (sur Microsoft Excel par exemple) en suivant ces quelques étapes :
- dans une colonne “Tâches”, créer la liste la plus exhaustive possible des étapes et des tâches
- dans une colonne “Responsables”, indiquer le responsable en charge de chaque tâche
- dans une colonne “Avancement”, afficher le stade d’avancement (A faire, En cours, A valider, Terminé)
- construire une frise chronologique allant de la date du jour à la date de l’événement,
- pour chaque tâche, indiquer l’estimation du temps nécessaire sur chaque ligne
Comment construire son retroplanning en 10 étapes ?
Bird Office vous partage les 10 étapes essentielles pour organiser votre rétroplanning d’événement. Suivez le guide !
Etape #1 : Définir l’objectif de votre événement professionnel
Quel message souhaitez-vous faire passer ? A qui ? Pourquoi ? Ces questions vous permettent de réfléchir au but premier de votre événement.
Ainsi, pour organiser un séminaire commercial, l’objectif pourrait être :
- Présenter un nouveau produit ou nouveau service ;
- Informer sur les nouvelles stratégies de vente ;
- Remotiver l’équipe commerciale ;
- Renforcer la cohésion du groupe…
Etape #2 : Définir votre budget
Selon le type d’événement que vous organisez, des éléments d’organisation et de coût seront à prendre en compte. Il faut donc avant tout avoir une vision claire de l’expérience que vous proposerez à vos participants. Ensuite, méthodiquement, vous pouvez faire le tour des dépenses à prévoir par thématique : hébergement, déplacement, restauration, activités, logistique, personnel, communication,…
Etape #3 : Établir la liste des invités
Déterminer le nombre de participants et leurs profils (selon les équipes concernées, leurs fonctions…) vous permet de définir le lieu de la rencontre, les activités à faire durant le séminaire, le budget à prévoir, etc.
Etape #4 : Choisir le format et le thème
S’agit-il d’une conférence, un séminaire, une journée d’étude, une session de formation ? En fonction de votre objectif, vous pouvez aussi organiser votre événement sur un ou plusieurs jours.
Par ailleurs, le choix du thème dépend de l’objectif et s’articulera autour. Un thème relie tous les composants de votre événement, rendant cohérent le message que vous passez avec l’expérience vécue par les participants. Votre événement n’en sera que plus mémorable !
Etape #5 : Choisir la date
Pour un meilleur taux de participation, il est préférable d’organiser votre événement en semaine, de préférence un mardi ou un jeudi. Néanmoins, certains événements, tels que les team building ou les séminaires résidentiels peuvent également être organisés en week-end. Attention également aux vacances scolaires qui pourraient expliquer un taux plus faible de participation.
Quelle que soit la date choisie, veillez à laisser suffisamment de temps entre l’annonce de l’événement à votre public/audience et la date de l’événement professionnel en question afin que vos participants puissent s’organiser. Vous pouvez également envoyer un “Save The Date” (un email qui informera vos invités de la date de l’événement, sans forcément rentrer dans les détails).
Etape #6 : Choisir le lieu
Ni trop petit, ni trop grand, atypique ou classique, facilement accessible pour tous les participants… Déterminez tous les critères de sélection de votre lieu dans un cahier des charges (ou brief).
Quel que soit le lieu choisi (salle dédiée, hôtel de luxe, endroit atypique tel qu’un musée, une église, un bateau…), pensez à l’accès du lieu (transport en commun, voiture, avion, etc.) et au temps de trajet.
Etape #7 : Définir le programme
L’histoire, le but et les objectifs de l’événement vous guident dans la mise en place de votre programme. Pour cela, vous pouvez :
- écrire l’ordre du jour ;
- cartographier le calendrier de l’événement ;
- réserver du temps (si c’est possible) pour répéter et dérouler le programme avec l’ensemble des animateurs afin d’éviter les couacs et les problèmes techniques le jour J.
Etape #8 : Prévoir les options et la logistique
Traiteur, photographe, animateur, transport, signalétique, hôtesses d’accueil, badges … Choisissez des partenaires de confiance et fixez-vous une feuille de route et un retroplanning auxquels ils devront se tenir. Pensez à vous garder une marge de sécurité pour gérer les imprévus.
Etape #9 : Communiquer sur l’événement
Avant l’événement (à destination de vos invités) :
Il s’agit d’envoyer les invitations au moment opportun, ni trop tôt, ni trop tard pour s’assurer de la disponibilité de chacun. L’idéal est de les prévenir 15 jours avant la date prévue en leur envoyant un “Save The Date” par mail (pour faciliter les réponses) et de faire une relance une semaine après.
Pendant l’événement (sur les réseaux sociaux) :
Vous pouvez permettre aux participants de communiquer avec l’extérieur via un wifi et en mettant en avant un # dédié par exemple.
Après l’événement (à destination des participants) :
Il est d’usage d’envoyer un mail de remerciement aux participants, en rappelant les moments forts, en partageant quelques photos / vidéos…
Etape #10 : Demander un retour sur l’événement
Ne vous fiez pas uniquement à votre ressenti, vous devez évaluer l’efficacité de votre événement en sondant vos participants. Pour cela, vous pouvez :
- envoyer, dès le lendemain, à tous les participant, un formulaire de satisfaction pour connaître leurs impressions ;
- une semaine plus tard, envoyez un compte-rendu du séminaire à chacun avec un mot de remerciement.
Ainsi, vous pourrez recueillir les différents avis (points positifs et points d’amélioration) sur cet événement et d’enrichir votre réflexion sur les prochains que vous allez organiser !
Maintenant, vous avez toutes les clés en main pour organiser vos événements avec un rétroplanning complet. A bientôt pour votre prochain événement !
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Transmettez-nous votre cahier des charges et notre équipe d’experts en événementiel vous accompagnera dans vos recherches.
