Chacun chez soi, mais tous connectés ! Pas le choix, il faut continuer de travailler en mode collaboratif et organiser des réunions à distance pour que les projets avancent.
Nous ne sommes pas tous égaux face aux outils de communication digitaux, certains sont en effet à l’aise tandis que d’autres ne les maîtrisent pas du tout. Ceux qui pratiquent le télétravail de manière permanente ou occasionnelle sont des habitués, pour d’autres, la réunion à distance reste un casse-tête technique.
Quels outils ? Comment se connecter ? Avec ou sans webcam ? Est-ce qu’il faut une connexion wifi ?
Pas de panique, avec ces quelques conseils pratiques, la réunion à distance sera facilement adoptée par tous vos collaborateurs.
#1 Préparer en amont votre réunion à distance
Quel est l’objectif de cette réunion à distance ? Quels collaborateurs souhaitez-vous inviter ? Qu’attendez-vous des participants lors de cette réunion ? Autant de questions qu’il faut se poser au préalable pour bien cadrer la réunion.
Définissez également le “meeting request” : la date, l’heure (attention au décalage horaire si vous avez des collaborateurs à l’international), la durée, l’ordre du jour…
Chacun doit également savoir précisément ce qu’il devra préparer pour cette réunion. Si vous attendez de certains participants ou animateurs qu’ils envoient du contenu au préalable, préciser vos attentes, le format, la deadline et les personnes en charge de la validation.
#2 Choisir les bons outils pour une réunion à distance
En fonction du nombre de participants, de sa durée, de son objectif… vous pouvez opter pour une de ces deux solutions : la visioconférence ou l’appel de groupe.
Visioconférence
Il existe des outils de visioconférence simples d’utilisation qui permettent de voir et de dialoguer avec un ou plusieurs interlocuteurs. En plus de la vidéoconférence, les outils proposent souvent également des fonctions de chat et de partage d’écrans.
Pour organiser une réunion à distance en visioconférence, il suffit de communiquer à vos participants un lien url qu’ils ouvriront en temps voulu sur leur ordinateur ou leur téléphone.
Parmi les outils les plus connus : Google Hangouts Meet (désormais gratuit pour les utilisateurs de G Suite jusqu’au 1er juillet 2020) ou encore Skype, outil mondialement connu qui permet d’effectuer des appels vidéo jusqu’à 10 personnes depuis n’importe quel appareil.
Appel de groupe
Par équipe ou par projet, vous pouvez également créer des groupes WhatsApp (application de messagerie qui appartient à Facebook et qui compte plus de 2 milliards d’utilisateurs). Facile à utiliser, WhatsApp est très utile pour échanger des messages ou organiser des appels de groupe en vidéo ou en audio.
Vous connaissez sûrement déjà Skype de Microsoft qui est disponible gratuitement sur iOS, Android, Windows et Mac.
#3 Instituer des règles de savoir-être
Comme lors d’une réunion en présentiel, la réunion à distance n’échappe pas à quelques règles de savoir-être :
Demander à chacun :
- de s’isoler dans une pièce calme, de couper son téléphone et d’éteindre les autres écrans ;
- de respecter ses collègues et leurs idées ;
- de respecter le temps de parole de chacun sans couper la parole
Ce dernier point est le plus délicat avec les outils de communication à distance, car lors d’une visioconférence, si tout le monde se met à parler et à s’interrompre, cela peut vite engendrer la cacophonie.
De plus, par expérience, nous nous rendons compte que la visioconférence peut accentuer des comportements habituels de certains collaborateurs. Certains ont tendance à ne pas s’exprimer, annonçant juste leur présence puis coupant… tandis que d’autres ont plutôt tendance à totalement monopoliser la parole. Dans le point suivant, nous vous partageons quelques conseils à ce propos.
#4 Bien gérer le temps de parole à distance
Pour favoriser l’échange et faire participer chacun des participants, il suffit de déterminer ensemble, dès le début de la réunion, un signe ou une méthode pour demander à prendre la parole : lever la main en visioconférence, utiliser le chat pour poser une question, prononcer son prénom….
Un tour de table peut également être mis en place à des moments clés de la réunion. Ainsi, vous serez sûr de laisser l’opportunité aux personnes d’interagir si elles le souhaitent. Attention toutefois à ne pas l’imposer, l’idée étant surtout d’être sûr que tout le monde ait bien compris et qu’il ne subsiste pas de zones de flou.
#5 Récupérer du feedback
Une enquête de satisfaction à la fin de la réunion vous permettra de récupérer quelques feedbacks des participants. Vous pouvez, par exemple, demander de noter la réunion sur différents critères tels que la qualité des échanges, l’atteinte de l’objectif, le déroulé de la réunion, le partage des informations, leurs idées d’amélioration pour les prochaines réunions.
Malgré la distance, les outils de communication en ligne vous permettent aujourd’hui de manager votre équipe et d’organiser des réunions à distance. Mais pour que celles-ci soient réellement efficaces et engageantes, avec 100% de présence et 100% de participation, il ne tient qu’à vous de bien la préparer, d’y apporter du rythme et de surtout veiller à ce que chacun puisse être entendu. A vous de jouer !
Bird Office est ravi de vous accompagner pour tous vos événements en présentiel.
Nous vous attendons avec impatience ! Vous pouvez, dors-et-déjà nous partager votre brief/cahier des charges pour votre prochain événement post-confinement. Notre équipe d’experts en événementiel vous recontactera au plus vite.
