Essentiel pour garantir le succès de votre réunion, la préparation de l’ordre du jour est une étape clé qu’il ne faut pas négliger.

Liste complète de tous les points à aborder durant la réunion, sa rédaction et sa distribution doit se faire en temps utile. Un ordre du jour doit être claire pour tous les participants et bien articulé pour que la réunion soit fluide, rythmée et maîtrisée tant dans sa durée que dans sa productivité.

Bird Office, le spécialiste de la location de salles de réunion, vous donne ses astuces pour bien rédiger l’ ordre du jour de votre réunion. Suivez le programme !

Ordre du jour réunion

1. L’objectif principal de votre réunion

Si votre réunion était un livre, quel titre vous lui donneriez ? Simple et direct, le nom de votre réunion donnera une première indication à tous vos participants sur son objectif premier.

Est-ce une réunion hebdomadaire ? un comité de direction ? une réunion d’affaires ? une réunion du personnel ? un point mensuel commercial ? Vos collaborateurs saurant d’emblée de quoi vous parlerez.

2. Qui ? Ou ? Quand ?

A ce stade, vous précisez les informations importantes sur l’organisation de la réunion :

  • la date et l’heure
  • la salle de réunion (en précisant bien son nom, l’emplacement, l’adresse si vous avez loué une salle de réunion sur Bird Office, le lien google maps peut être ajouté à l’invitation…)
  • les participants invités (leurs noms et prénoms, fonctions)
  • les intervenants extérieurs (orateurs, intervenants… avec une courte présentation de quelques lignes)

3. Les objectifs visés

Afin de ne pas faire perdre de temps à vos collaborateurs, il est important de définir le plus clairement possible les différents objectifs à atteindre lors de cette réunion.

Listez donc, pour chacun des sujets abordés, l’objectif attendu que vous allez expliquer en quelques phrases concises. Allez à l’essentiel, ne rentrez pas dans les détails.

4. Le planning de la réunion

Pour rythmer votre réunion et n’oubliez aucun point à aborder, établir un planning est primordial. Chaque participant, chaque intervenant saura à quel moment et combien de temps il pourra prendre la parole pour exposer son/ses idée(s) ou partager ses informations.

N’oubliez pas d’allouer le temps nécessaire aux invités spéciaux si vous faîtes appel à des intervenants externes. Il est préférable de les contacter au préalable pour vous caler ensemble dans le planning.

Prévoyez également un temps supplémentaire à la fin de la réunion pour les questions / réponses ou pour laisser vos collaborateurs échanger librement entre eux ou revenir sur certains points encore flous.

5. Validez et envoyez !

Les participants se baseront essentiellement sur l’ordre du jour de la réunion, il est donc sage de le relire (ou le faire relire) avant de l’envoyer pour vérifier qu’il ne contient pas d’erreurs.

N’envoyez pas l’ordre du jour la veille de la réunion. Prévoyez suffisamment de temps, au moins une semaine avant le jour J afin que les participants aient le temps de préparer leurs éventuels présentations ou idées à partager.

Bird Office est ravi de vous accompagner pour tous vos événements en présentiel.

Nous vous attendons avec impatience ! Vous pouvez, dors-et-déjà nous partager votre brief/cahier des charges pour votre prochain événement post-confinement. Notre équipe d’experts en événementiel vous recontactera au plus vite.