Inattendu. Sans précédent. Pour les organisateurs de réunions et d’événements, 2020 ne ressemble à aucune autre année. Alors que vous vous préparez pour la phase suivante, une chose est sûre : lorsque vous planifiez un événement pour le futur, il y a maintenant des nouveaux aspects à considérer.

En effet, dorénavant, certaines actions nécessitent une attention particulière lorsque vous organisez un événement… et certaines d’entre elles pourraient vous amener dans des domaines qui ne vous sont pas encore familiers. Dans cet article, nous aborderons les principaux points de contrôle, notamment la façon dont les nouvelles réglementations auront un impact significatif sur votre planification événementielle.

Nouvelle réglementation, nouvelle normalité

Bien que les événements en présentiel soient de nouveau autorisés avec quelques règles sanitaires à suivre, ils ne ressembleront probablement pas à tout ce que nous avons vécu auparavant. Après une période de confinement où la réunion virtuelle a très rapidement été instaurée et adoptée, la planification d’événements en présentiel et hybrides présentera un nouvel ensemble de défis.

Venue finding dans la nouvelle normalité

Trouver le lieu idéal est devenu un peu plus complexe. En effet, aux critères de disponibilité du site, de la capacité de la salle, des options de restauration et autres, s’ajoutent les  nouvelles réglementations sanitaires. En passant par Bird Office, vous êtes assuré du respect de l’application des règles sanitaires par nos lieux partenaires.

Nouvelles capacités sur les sites

L’espace nécessaire pour un événement de 250 personnes peut être radicalement différent de ce qu’il était en janvier. La distanciation sociale signifie que plus d’espace peut être nécessaire, moins de personnes peuvent assister en personne, etc. Certains lieux repensent leurs espaces différemment. Les sites avec un espace extérieur auront sûrement plus de succès ces prochaines semaines.

Logistique sur site pour des événements plus sûrs

Une fois sur place, la configuration et la logistique de votre événement seront très différentes. Quelques domaines à considérer :

Disposition et conception de l’événement

Configurez votre espace différemment pour permettre une distanciation sociale.

Espace requis

Modifiez-vous la taille de votre programme d’événements? Ou faudra-t-il tenir compte d’un nouveau comportement humain? L’espace dont vous aviez besoin pour exécuter votre programme dans le passé peut être complètement différent de l’espace dont vous avez besoin maintenant.

Technologie interactive

À la sortie d’une crise sanitaire, considérez que les participants hésiteront à utiliser des écrans tactiles. Qu’en est-il des longues files d’attente à l’enregistrement ou à l’extérieur des salles de session? Vous voudrez peut-être étudier des dispositifs de suivi des présences adaptés pour que vos invités n’aient pas à toucher les mêmes écrans l’un après l’autre.

Procédures d’hygiène et de sécurité

De même, quelles sont les nouvelles mesures de santé et de sécurité que vous voudrez peut-être connaître sur place? Vous pouvez penser à la désinfection des salles, au nettoyage de l’équipement et à un calendrier de nettoyage du site mis à jour qui correspond aux règlements du site.

Option traiteur

Vous opterez pour des types de service qui limitent la propagation des germes, excluant donc les buffets et options libre-service.

Evénements hybrides

Explorez les possibilités de créer une option virtuelle pour les événements en présentiel pour une accessibilité accrue aux participants qui ne veulent ou ne peuvent pas assister en personne.

Bird Office est ravi de vous accompagner pour tous vos événements en présentiel.

Nous vous attendons avec impatience ! Vous pouvez, dors-et-déjà nous partager votre brief/cahier des charges pour votre prochain événement. Notre équipe d’experts en événementiel vous recontactera au plus vite.