Nouvel environnement de travail, nouveaux collaborateurs, nouveaux enjeux, le premier jour dans une nouvelle entreprise est souvent un moment que l’on redoute. L’accueil et l’intégration des salariés est une étape importante pour créer du lien et fidéliser vos nouvelles recrues à votre culture d’entreprise. Il est donc primordial de consolider une procédure d’intégration des nouveaux salariés afin de leur réserver le meilleur accueil en soignant chaque détail. Voici notre procédure d’intégration chez Bird Office et quelques conseils d’onboarding pour ne pas rater cette étape-clé.
Checklist pour l’accueil d’un nouveau salarié :
Le pré-boarding :
L’intégration ne commence pas le premier jour mais dès lors que le/la candidat(e) a été sélectionné(e). Ainsi il est important de montrer qu’il/elle est attendu(e) en commençant par préparer à l’avance et lui envoyer tous les papiers administratifs le/la concernant : DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche), contrat, document de sécurité sociale, mutuelle, …
Vous pouvez également lui envoyer l’organigramme de l’entreprise afin qu’il/elle se familiarise avec chacun des services et des personnes qui les composent. Bien sûr, pensez à l’inclure sur le document afin qu’il/elle sente déjà qu’il/elle fait partie de l’entreprise.
Il est également important de communiquer l’arrivée de cette nouvelle recrue auprès des autres collaborateurs. Une courte présentation de son parcours, de son futur poste et futures missions seront utiles pour créer et favoriser les premiers échanges. Chez Bird Office, nous partageons également le lien vers son profil LinkedIn, cela permet aussi de mettre un visage sur un nom.
Préparation de son bureau :
Rien de plus plaisant que d’arriver dans ses nouveaux locaux et de voir que son bureau est prêt avec son ordinateur et tous les sites utilisés au quotidien (messagerie interne, sites des prestataires ou logiciels utilisés, etc.), ses logins et mots de passe et quelques goodies (clé USB, tasse, petit carnet, stylos…). Tous ces petits détails feront que votre nouvelle recrue se sentira attendue et favorisera son bien-être et son intégration au sein de votre entreprise.
Plan de formation du/de la nouvel(l) employé(e) et organisation de la première semaine :
Il n’est jamais évident de savoir quoi faire les premiers jours et cela peut devenir une source d’angoisse. La première semaine est idéale pour commencer la formation du nouvel arrivant. Organisez à l’avance sa semaine en planifiant :
- Des meetings de présentation de chacun des services afin qu’il/elle ait une idée de qui s’occupe de tel ou tel département et d’identifier au préalable ses prochains interlocuteurs,
- Un rendez-vous avec son n+1 et son équipe pour parler en détail de ses missions, des outils et des process.
- Des déjeuners avec son manager et son équipe.
Tous ces rendez-vous permettront à la nouvelle recrue d’être guidée dès le début, et participeront à générer un sentiment de confiance.
Identification d’un parrain ou d’une marraine :
Choisir un parrain ou une marraine pour chaque nouvelle recrue peut véritablement faciliter leurs intégrations. Toute entreprise a ses propres processus, outils et organisation, ce qui peut entrainer un bon nombre de questions.
Ce parrain ou cette marraine sera comme un point de repère pour répondre aux interrogations de la personne qui vous rejoint et pour l’accompagner durant toute la durée de son intégration.
A noter qu’il n’est pas nécessaire de choisir le parrain ou la marraine dans le même service, nous recommandons d’ailleurs de les choisir dans des départements différents mais qui seront peut-être amenés à travailler ensemble.
Avant le jour d’arrivée, nous envoyons un mail de présentation du parrain ou de la marraine à la nouvelle recrue en mettant en exergue les traits de personnalité, les passions (cachées), bref tout ce qui permettra de créer du lien et de (bons) sujets de discussions lors d’un déjeuner par exemple.
Intégration à distance :
Le contexte particulier dans lequel nous évoluons depuis maintenant quelques mois entraîne de nombreux bouleversements dans nos modes de travail : le télétravail devient une réalité quotidienne pour de nombreux salariés. Le recrutement et l’intégration des nouveaux arrivants sont donc des nouveaux enjeux auxquels il faut penser afin de continuer à avancer malgré cette situation sanitaire exceptionnelle.
Les conseils que nous vous avons partagés ci-dessus conviennent pour une intégration à distance mais il faut bien évidemment s’adapter en utilisant les outils adéquats et favoriser au maximum la visioconférence. Plus que jamais le contact humain sera important afin que votre nouvelle recrue se sente la moins seule possible et surtout accompagnée.
Prévoyez des meetings en visioconférence de présentation des équipes, de son parrain et/ou de sa marraine et également des points hebdomadaires afin de vous assurer que votre nouvelle recrue se sente bien, de répondre à ses questions et surtout de créer du lien.
Chaque collaborateur a son rôle à jouer !
Intégrer une nouvelle entreprise et de nouvelles équipes n’est pas toujours évident. L’accueil des nouveaux salariés ne concernent pas uniquement le RH ou son manager. Chaque collaborateur a son rôle à jouer pour l’intégration de ce nouveau salarié. Un salarié accueilli par un ensemble de personnes avenantes se sentira beaucoup plus à l’aise. Ce n’est pas au nouvel arrivant de s’intégrer seul mais à l’ensemble des membres de l’entreprise de faire en sorte qu’il le soit le plus rapidement possible. Pour cela rien de tel qu’un afterwork ou un teambuilding pour briser la glace. En effet, durant ces événements les échanges sont facilités et ils permettent de créer des liens entre les collaborateurs sur un mode plus informel.
Bird Office est ravi de vous accompagner dans l’organisation de tous vos événements en présentiel
Si vous souhaitez organiser un teambuilding pour bien accueillir votre nouveau collaborateur, vous pouvez nous partager votre brief/cahier des charges. Notre équipe d’experts en événementiel vous recontactera au plus vite.
