Nous l’évoquions dans un précédent article sur l’intégration des nouveaux arrivants, le contexte particulier dans lequel nous évoluons entraîne de nombreux bouleversements dans nos modes de travail. Ces changements impactent bon nombre de secteurs et cœurs de métiers, dont les ressources humaines. Recrutement, accueil et intégration des nouveaux salariés, plan de formation des nouveaux employés en télétravail sont tout autant d’enjeux auxquels il a fallu repenser pour s’adapter au contexte sanitaire. Sandrine, Responsable des Ressources Humaines chez Bird Office, se confie aujourd’hui sur les bouleversements auxquels elle doit faire face au quotidien et ses conseils pour réussir au mieux le recrutement et l’onboarding des nouveaux salariés en télétravail.

 Découvrez une interview exclusive de Sandrine, Responsable des Ressources Humaines chez Bird Office. 

Avant d’évoquer les nouveaux enjeux auxquels vous vous confrontez au quotidien depuis le début de cette crise sanitaire exceptionnelle, faisons un petit point sur l’activité chez Bird Office. Comment avez-vous géré le confinement et l’après confinement d’un point de vue RH ? 

Le confinement a impacté non seulement les méthodes de travail, mais aussi la charge de travail. L’équipe a souffert de cet éloignement contraint, car nous sommes prompts habituellement à nous rassembler pour toute occasion. C’est la raison d’être de Bird Office (“Donner envie de se rassembler pour mieux créer”) et cela se traduit dans notre quotidien et notre culture d’entreprise. Mais cela a été, d’un autre côté, une formidable opportunité pour nos Birds d’organiser et partager des événements virtuels comme des visio-apéro et des cours de cuisine (merci JulieP <3). C’est d’ailleurs à ce moment-là que nous avons décelé l’opportunité et l’intérêt des réunions et événements virtuels pour le développement de l’entreprise mais aussi et surtout pour garder le lien entre collaborateurs de manière conviviale. Pour rappel, nous avons lancé une nouvelle offre “Evénements Virtuels”

La crise sanitaire et ses conséquences nous ont tous surpris. Il a fallu que chacun s’adapte et réponde à de nouveaux enjeux en termes d’organisation de travail, de communication et de collaboration. Si durant le premier confinement, nous avons adopté le ‘test and learn’ pour gérer cette situation exceptionnelle ; durant le deuxième, nous étions mieux préparés, les équipes et chaque collaborateur ont pu s’organiser en amont de manière sereine. 

Par rapport au télétravail, je peux dire que certains collaborateurs préfèrent tout de même venir travailler au bureau tandis que d’autres l’ont apprécié et souhaitent désormais l’intégrer dans leur mode d’organisation.

Qu’en est-il aujourd’hui chez Bird Office ? Etes-vous en full télétravail ?

Le 100% remote existe chez Bird Office depuis plusieurs années maintenant pour certains de nos collaborateurs  (Espagne, Croatie, Portugal). 

La demande étant exceptionnelle, nous la gérons au cas par cas. Depuis mars 2020 et les retours d’expérience de certains salariés, il est apparu évident que nous devions pouvoir proposer ce mode de travail ponctuel ou continu, à l’ensemble de nos collaborateurs et ce, de façon pérenne. Une charte est en cours de finalisation à ce sujet pour encadrer l’accès à ce dispositif mais aussi les garanties à fournir (assurance). 
Le monde du travail est en pleine mutation et se réinvente ! Nos modes de travail d’aujourd’hui sont très différents de ceux d’hier et seront sûrement très différents de ceux de demain. Nos espaces de travail ne se limitent plus seulement au bureau ou à la maison mais s’étendent à des espaces de coworking, des centres d’affaires, etc. Nous le voyons chez nos clients et aussi, chez Bird Office, nous nous adaptons à ces nouveaux enjeux, environnements et modes de travail. Fort de notre expertise sur le sujet, nous avons lancé une offre sur le télétravail hors domicile.

Vous oeuvrez au quotidien depuis maintenant quelques années dans le secteur des ressources humaines, on imagine que le contexte sanitaire dans lequel nous vivons a engendré de nombreuses remises en question et bouleversements dans votre métier. Comment faites-vous face à ces changements ? 

Je pense que dans le milieu des startups, nous sommes habitués à nous remettre en question et à bouleverser nos méthodes de travail. Au-delà de la prise de conscience des entreprises et des départements RH face à la question du travail à distance, nous nous sommes rendus compte que les méthodes de travail (organisation, évaluation, management) doivent être repensées aujourd’hui. Mon rôle est d’accompagner au mieux l’ensemble des collaborateurs dans une transition plus sereine. 

On sait que la période est compliquée économiquement pour les entreprises et on entend régulièrement que les recrutements sont à l’arrêt, qu’en-est-il chez Bird Office ? 

La situation sanitaire a fait que le secteur événementiel a été durement impacté (annulations et reports d’événements). En conséquence, les recrutements liés à l’accroissement de notre activité ont été mis en pause, mais nous avons maintenu tous les autres postes : nous avons recruté pour les départements marketing, partenariat, finance… et nous avons remplacé comme prévu les contrats d’alternance touchant à leurs fins cet été. Au total, 8 personnes ont intégré Bird Office depuis Mars 2020.

Comment procédez-vous pour l’intégration et l’accueil à distance de vos nouveaux collaborateurs ? 

Du fait du contexte, nous avons accueilli quelques collaborateurs à distance cette année. 

Toutes nos pratiques d’intégration ont pu se faire à distance. 

  • La semaine d’intégration : 

Chaque arrivant rencontre le manager  de chacune des équipes pour connaître le rôle et les départements qui constituent Bird Office. Les formations ont également été réalisées à distance. Nous avons néanmoins accentué notre communication en amont auprès des équipes pour améliorer la création de liens avec le nouvel arrivant et que l’intégration se passe au mieux. Ceci se traduit à travers l’organisation de rencontres virtuelles telles que des cafés virtuels, des réunions d’équipe régulières, des ateliers, etc. 

  • Le “Donut” : 

Afin d’intégrer et créer du lien entre collaborateurs, quel que soit le département où celui/celle-ci travaille, nous avons mis en place, depuis quelques années, des rencontres surprises appelés “donut”. Ces moments conviviaux sont organisés par les deux personnes tirées au sort, cela peut être de partager un café/thé, un déjeuner, un verre, etc. Dans le contexte du confinement et du travail à distance, nous avons continué cette pratique de manière virtuelle, cela a permis aux Birds de se sentir moins seuls et de conserver des liens sociaux, primordiaux en cette période particulière. 

  • Le parrain ou la marraine : 

Nous attribuons à chaque nouvel arrivant un parrain ou une marraine afin de créer un point de repère, un référent à la nouvelle recrue. Cela lui permet d’avoir une personne (qui n’est ni son manager ni son RH) qui peut répondre à ses interrogations et qui peut l’accompagner durant toute la durée de son intégration et même après. La première semaine, un déjeuner est organisé avec le parrain ou la marraine ; ensuite, il ne dépend que des Birds pour continuer à faire vivre le lien. Nous avons ainsi quelques Birds qui s’organisent tous les mois des déjeuners et cela devient presque une tradition :).

Que conseillerez-vous pour pallier à une intégration et à une formation à distance ? 

De l’organisation et de la communication ! 

Il est plus difficile de détecter les temps morts d’un collaborateur quand il est à distance. Il doit être capable à la fin de la première semaine de comprendre l’organisation, ses missions et sa place dans la société (collaborateurs directs et les interactions avec les autres services). Il faut donc lui préparer un planning béton qui répond à ce triptyque !

De plus, il faut montrer au collaborateur l’organisation déployée pour lui : le planning de manière générale, les présentations, son parrain ou sa marraine. Des points journaliers doivent être faits les premiers jours par les RH ou le/la manager. À distance ou en physique, le collaborateur doit se sentir attendu et accompagné dans son intégration ! 

Avec la mise en place du télétravail et du remote, l’intégration à distance sera de plus en plus courante, et cela est loin d’être insurmontable ! Une bonne préparation en amont, une communication et un accompagnement avant  et surtout pendant la phase d’intégration vous permettront de réussir cette étape-clé même à distance. 

Retrouvez d’autres conseils pour réussir un onboarding dans notre article ‘ Intégration des nouveaux salariés : comment s’y prendre ? ‘.

Bird Office est ravi de vous accompagner dans l’organisation de tous vos événements en présentiel et en virtuel

Si vous souhaitez organiser un teambuilding pour bien accueillir votre nouveau collaborateur, vous pouvez nous partager votre brief/cahier des charges. Notre équipe d’experts en événementiel vous recontactera au plus vite.