Ce n’est un secret pour personne et nous l’évoquions dans nos précédents articles de blog lors du lancement de notre nouvelle offre d’événement virtuel, nos modes de communication et de travail sont en pleine mutation et une transition vers le digital semble indispensable pour les entreprises. Nous ne pouvons pas communiquer, collaborer et nous réunir comme avant. Les événements virtuels sont la solution la plus optimale, dans le contexte actuel, pour passer des moments conviviaux avec vos collaborateurs et/ou vos clients. L’organisation d’événements virtuels représente un nouveau défi auquel les entreprises doivent se confronter afin de maintenir le lien avec leurs clients/collaborateurs. Nous vous livrons 5 conseils pour un événement virtuel 100% réussi !
Tout d’abord, et avant de vous livrer nos astuces, faisons un petit point sur les avantages des événements virtuels ! Car oui, même si cela représente un défi de taille pour les entreprises, les événements digitaux présentent de nombreux points positifs.En effet, ils permettent de minimiser vos impacts sur l’environnement et de réduire votre empreinte carbone. Organiser des événements virtuels permet également de définir et conquérir de nouvelles cibles au quatre coins du monde. Sympa non ? 😉
Ceci étant dit voici nos 5 conseils pour réussir vos événements 100% digitaux :
- Le choix de l’événement et du thème
Le choix du format de votre événement passe par la définition de vos objectifs. Vous souhaitez renforcer l’esprit d’équipe et créer de la cohésion ? Détendre et divertir vos collaborateurs ? Maintenir le lien avec vos clients ? Une fois que vos objectifs seront définis, vous pourrez alors choisir le thème et l’animation de votre événement. Découvrez quelques idées d’événements virtuels adaptés à vos objectifs.
- Le choix de la plateforme
Un outil performant est indispensable pour garantir un événement virtuel sans embûche. Afin que vos invités passent un moment de qualité avec vous lors de votre événement, le choix de votre outil n’est pas à négliger.
Pour organiser un événement, veuillez veiller aux critères suivants : capacités maximum d’accueil des participants sur l’outil de diffusion, qualité du contenu diffusé, fonds adaptés pour les intervenants… Pour anticiper les moindres problèmes techniques, réalisez des tests en amont pour régler les possibles problèmes techniques.
- Planification, communication et teasing
Tout comme les événements physiques, la planification, la communication et le teasing sont des éléments primordiaux pour donner envie à votre cible de participer à votre événement virtuel. Planifier un événement à l’avance signifie non seulement anticiper son organisation mais aussi sa communication. Pour cela, prévoyez de communiquer sur les réseaux sociaux ou sur votre réseau social d’entreprise en donnant petit à petit des petites informations sur le thème, sur les sujets abordés, les intervenants, les surprises … Ceci ne fera qu’amplifier l’envie de votre cible de participer. L’organisation d’un événement virtuel ne s’improvise pas ! Les équipes Bird Office vous accompagnent.
- Interaction avec les participants
Aujourd’hui plus que jamais, l’interaction et la communication sont des éléments qui manquent de plus en plus à notre quotidien avec les épisodes de confinement et le télétravail qui se généralise. Pour faire passer un moment unique à vos invités, favorisez l’interaction et l’échange pour faire de votre événement à distance un événement sous le signe de la chaleur et de la convivialité. Pour cela, rien de tel qu’un sondage ou un quiz pour raviver l’intérêt et l’attention de vos participants. Découvrez quelques idées d’animations.
- L’après événement
Afin que chaque participant garde en mémoire votre événement digital, n’hésitez pas faire perdurer l’expérience en communiquant dessus sur vos réseaux sociaux, en partageant les photos prises lors de l’événement ou à leur transférer le support que vous avez diffusé.
Bird Office est ravi de vous accompagner dans l’organisation de tous vos événements virtuels
Si vous souhaitez organiser un événement virtuel, vous pouvez nous partager votre brief/cahier des charges en cliquant sur le bouton et en remplissant notre formulaire en bas de page. Notre équipe d’experts en événementiel vous recontactera au plus vite.
