Ces derniers mois ont été riches en rebondissements dans le secteur de l’événementiel. Les entreprises ont inventé de nouvelles manières de communiquer, de se réunir et de partager des moments de convivialité. Et les événements hybrides en sont la preuve. Car même si le premier événement phygital s’est tenu en 1992 entre l’université d’Helsinki en Finlande et le Williams College aux États-Unis, ce type de rassemblement a connu une recrudescence en 2021. Voici tout ce que vous devez savoir sur les événements hybrides !
Les événements hybrides, c’est quoi ?
Les événements hybrides sont au cœur de l’actualité et des débats, mais de quoi s’agit-il vraiment ? Tout d’abord, sachez qu’un événement hybride ou phygital est plus facile à organiser que vous ne le pensez. Malgré vos potentiels a priori, vous n’aurez pas besoin de MacGyver pour organiser vos événements hybrides. Après, si vous en avez un·e dans votre équipe, c’est toujours mieux. On ne dira pas le contraire !
Un événement hybride ne nécessite donc aucune technologie haut de gamme. Ainsi, vous pouvez mettre de côté l’intelligence artificielle, la 3D, les hologrammes et tout le tintouin. Pour organiser un événement hybride réussi, vous n’aurez besoin que de connexions WIFI.
Plus concrètement, un événement hybride est un rendez-vous à la fois physique et virtuel. Certain·e·s invité·e·s se situent à distance et d’autres en présentiel. Qui plus est, l’événement peut aussi être enregistré et envoyé à un public plus étendu par la suite.
Quels sont les avantages des événements hybrides ?
Dans un premier temps, ce type d’événement permet de conserver les distances de sécurité et de se battre contre le virus. Car même si les différents vaccins constituent une lueur d’espoir, nous ne devons pas relâcher nos efforts. Un jour, nous pourrons de nouveau nous asseoir les uns à côté des autres comme les personnes sur la photo ci-dessus. Mais pour le moment, apprenez-en plus sur les avantages des événements hybrides.
1. Augmentation du taux de participation
Il est vrai que les événements et conférences en présentiel sont parfois plus dynamiques que les événements virtuels. Les participant·e·s peuvent se lever, participer au débat à l’aide d’un micro, voter à main levée… Cependant, tout le monde ne peut pas forcément se rendre sur les lieux de l’événement. Si la moitié de vos partenaires habitent dans des pays étrangers, vous avez déjà dû être confrontés à cette problématique…
Le premier avantage d’un événement hybride est donc qu’il peut rassembler des personnes du monde entier. Par ailleurs, il n’y a pas de contrainte d’espace comme dans un lieu physique. Vous pouvez donc inviter plus de 10 000 personnes sans payer plus cher. Vous lancez votre produit à Lille, Bordeaux, Marseille, Lyon et Toulouse ? Organisez un seul événement pour communiquer sur ce lancement dans ces cinq villes en même temps ! Vous voulez proposer un team building à votre équipe mais seulement 50% de vos employé·e·s sont présents au bureau ? Optez pour un team building hybride.
2. Amélioration de l’engagement
Lorsque vous organisez un événement hybride, vous pouvez faire intervenir vos partenaires en quelques clics. Vous pouvez aussi partager votre écran aux invités afin de leur montrer un site web ou le fonctionnement d’une application. De ce fait, l’événement hybride réinvente les interactions entre un·e présentateur·rice et son auditoire.
Mais ce n’est pas tout : les participant·e·s peuvent commenter la conférence et poser leurs questions dans une section dédiée. Ils·elles peuvent également voter pour les meilleures questions posées afin de faire gagner du temps aux organisateur·rice·s. Ainsi, l’intervenant·e pourra répondre aux questions les plus pertinentes en public et aux autres en privé.
Enfin, l’engagement sera renforcé après l’événement puisque les invités pourront visionner l’événement en replay. Ce faisant, votre événement et votre entreprise resteront présents à l’esprit des participant·e·s longtemps après la fin de l’événement. Bref, vous allez faire le buzz sur LinkedIn, c’est sûr !
3. Réduction de l’empreinte carbone
En réduisant le nombre de participant·e·s sur place, vous réduisez simultanément l’empreinte carbone de votre événement. En effet, grâce à la diminution des déplacements, des déchets et de la location de mobilier, vous ferez un beau geste pour la planète.
Votre entreprise se positionnera comme un acteur majeur de l’événementiel, mais aussi comme une organisation à la politique RSE performante.
4. Collecte des données facilitée
Lors d’un événement physique, vous n’avez pas vraiment de moyen clair de connaître le taux de satisfaction des participant·e·s. Au contraire, les organisateur·rice·s d’un événement en ligne peuvent obtenir des données précieuses comme le :
- Nombre total de participant·e·s ;
- Taux d’engagement des participant·e·s (nombre de questions, de commentaires, etc.) ;
- Nombre d’abandons de sessions ;
- Taux de satisfaction des invité·e·s (grâce à un questionnaire de fin)…
À l’aide de ces données, vous pourrez améliorer vos prochains événements hybrides pour les rendre encore plus qualitatifs !
Comment organiser un événement hybride ?
1. Proposer deux expériences distinctes en un seul événement
Lorsque l’on organise un événement hybride, on a tendance à dissocier l’événement physique de l’événement virtuel. Et c’est une bonne chose ! Les événements hybrides sont à la fois des événements physiques et des événements virtuels. Il est essentiel de s’adapter aux deux formats pour captiver autant de participant·e·s que possible.
Cependant, gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un seul et même événement. Vous devrez faire votre présentation devant un vrai public et devant une caméra, en vous adressant à la fois aux personnes présentes sur place et à celles derrière leurs écrans. Ne prévoyez donc pas d’activité qui isolerait l’un des deux groupes, même le temps de quelques minutes !
2. Préparer du contenu attrayant et formateur
Organiser un événement d’entreprise classique ou en ligne revient plus ou moins à la même chose. Vous devrez choisir une date et une durée. La durée de votre événement en ligne doit être ni trop courte ni trop longue. Dans le premier cas, vous risqueriez de manquer de temps pour délivrer votre message. Dans le second, vos convives pourraient s’ennuyer ! 40 minutes nous semblent être une durée pertinente pour un événement hybride.
Qui plus est, vous devrez préparer, soigner et tester votre contenu. En effet, il est beaucoup plus difficile pour une personne de se concentrer lorsqu’elle est chez elle que lorsqu’elle est sur le lieu de l’événement. Suivez un fil conducteur tout au long de la présentation et allez droit au but.
3. Faire appel à des professionnels
Si vous n’êtes pas à l’aise avec l’organisation d’événements, le mieux est de faire appel à des professionnels de l’organisation d’événements.
Ainsi, ces personnes pourront vous aider à :
- Trouver le meilleur lieu pour accueillir votre événement hybride ;
- Vous assurer que votre événement virtuel soit techniquement au point ;
- Engager des prestataires (dans le cas d’un team building à distance par exemple).
Vous êtes prêt à expérimenter l’événement hybride !
Depuis l’année dernière, nous allons de surprises en surprises et nous nous adaptons coûte que coûte. Cette pandémie mondiale nous a appris à trouver des solutions et des alternatives rapidement et efficacement. L’intégration d’événements virtuels et hybrides dans votre stratégie événementielle fait partie des avancées nécessaires.
Alors que quelques mois incertains sont encore devant nous, rassemblons-nous encore et encore pour être toujours plus soudés les uns les autres ! Cela ne veut pas dire que nous oublions totalement les événements physiques. Au contraire : nous les gardons au chaud pour mieux en profiter plus tard… L’heure est aujourd’hui aux événements hybrides.
BIRD OFFICE ORGANISE VOS ÉVÉNEMENTS DU DÉBUT À LA FIN !
Vous avez compris la méthode mais n’avez pas le temps d’organiser votre événement hybride dans les règles de l’art ?
