La crise du COVID-19 a largement contribué à accélérer le tournant numérique du secteur événementiel. De nouveaux formats et de nouvelles alternatives voient le jour pour pallier aux restrictions sanitaires et contrer les annulations d’événements. Durant les différents épisodes de confinement le digital et le distanciel ont pris le pas sur nos interactions sociales mais aujourd’hui cela ne suffit plus ! Un désir de plus en plus important de retrouver le côté humain, essence même de l’événementiel, émerge. Pour cela le digital et physique s’associent et s’unissent pour offrir la possibilité aux entreprises de continuer à organiser des événements tout en proposant des expériences inédites et uniques aux participants. C’est ici qu’apparaît la notion de phygital et l’émergence des événements hybrides.
Dans cet article on vous dit tout sur les événements phygitaux et on vous partage quelques tips sur ces événements 2.0.
Un événement phygital : QUESACO ?
Pour faire simple, le phygital c’est l’union entre le physique et le digital. Cet événement 2.0 réunit deux audiences présentes par deux biais différents : l’une d’elle assiste directement à l’événement et l’autre participe digitalement grâce à une plateforme virtuelle spécialement dédiée.
Cet événement d’un nouveau genre fait vivre à son audience une expérience unique durant laquelle la rencontre du physique et du numérique ne font plus qu’un. A travers des outils technologiques performants, le public ne perd pas une seule seconde de l’événement et peut réagir en temps réel.
Les événements hybrides peuvent se décliner sous différents types d’événements comme des conférences, des séminaires, des formations ou encore des team buildings par exemple.
Quels sont les avantages de cet événement d’un nouveau genre ?
#1 la sécurité des participants
Même si la campagne de vaccination avance, il n’en reste pas moins que le virus continue à circuler et que le secteur de l’événementiel est encore contraint à des restrictions de sécurité sanitaire (nombre de participants limité, distanciation…). Les événements phygitaux sont une excellente alternative pour continuer à organiser des événements en toute sécurité.
#2 augmentation du taux de participation
L’un des avantages majeur d’un événement phygital est qu’il peut rassembler des personnes du monde entier. Par ailleurs, il n’y a pas de contrainte d’espace comme dans un lieu physique. Vous pouvez donc inviter plus de 10 000 personnes sans payer plus cher. Vous lancez votre produit à Lille, Bordeaux, Marseille, Lyon et Toulouse ? Organisez un seul événement pour communiquer sur ce lancement dans ces cinq villes en même temps ! Vous voulez proposer un team building à votre équipe mais seulement 50% de vos employé·e·s sont présents au bureau ? Optez pour un team building hybride.
Oubliez les contraintes géographiques ou les quotas imposés par le gouvernement et grâce aux événements phygital vous pourrez relier les quatre coins du globe en un seul clic !
3# Amélioration de l’engagement
Lorsque vous organisez un événement phygital, vous pouvez faire intervenir vos partenaires en quelques clics. Vous pouvez aussi partager votre écran aux invités afin de leur montrer un site web ou le fonctionnement d’une application. De ce fait, l’événement hybride réinvente les interactions entre un présentateur et son auditoire.
Mais ce n’est pas tout : les participants peuvent commenter la conférence et poser leurs questions dans une section dédiée. Ils peuvent également voter pour les meilleures questions posées afin de faire gagner du temps aux organisateurs. Ainsi, l’intervenant pourra répondre aux questions les plus pertinentes en public et aux autres en privé.
Enfin, l’engagement sera renforcé après l’événement puisque les invités pourront visionner l’événement en replay. Ce faisant, votre événement et votre entreprise resteront présents à l’esprit des participants longtemps après la fin de l’événement phygital. Bref, vous allez faire le buzz sur LinkedIn, c’est sûr !
4# Réduction de l’empreinte carbone
En réduisant le nombre de participants sur place, vous réduisez l’empreinte carbone de votre événement. En effet, grâce à la diminution des déplacements, des déchets et de la location de mobilier, vous ferez un beau geste pour la planète.
Votre entreprise se positionnera comme un acteur majeur de l’événementiel, mais aussi comme une organisation à la politique RSE performante.
Comment organiser un événement phygital ?
#1 Utilisez un matériel de qualité !
Rien de plus frustrant et désagréable qu’une mauvaise qualité d’image ou des bugs intempestifs. Son, lumière, vidéo …. Pour ne pas dégrader la qualité de votre événement, la retransmission doit être faite avec un matériel professionnel de qualité. Pour cela veillez à faire des tests au préalable pour vous assurer du bon fonctionnement des vos outils. Sachez que les équipes de Bird Office sont à votre disposition pour vous trouver des prestataires techniques pour vous assurer un événement phygital 100% réussi.
#2 Soyez originale et innovant
A distance, maintenir l’attention de votre auditoire est un enjeu doublement difficile car une distraction peut vite arriver (notification sur le téléphone, les enfants à charge, le repassage etc) ! Pour palier à ceci, il est primordial que vous prêtiez une attention toute particulière à l’intervenant de votre événement. Il aura un rôle primordial pour rendre l’événement dynamique, fun et intéressant. Le contenu que vous diffuserez lui aussi à un rôle important, veillez à diffuser des slides percutantes et visuelles, des vidéos, des infographies etc.
#3 Faites appel à des professionnels pour organiser votre événement
Tout comme les événements traditionnels l’organisation d’événement phygital ne s’improvise pas ! Si vous n’êtes pas à l’aise avec l’organisation d’événements, faites appel à des professionnels de l’organisation d’événements. Ces derniers vous aideront à trouver le lieu idéal pour accueillir votre événement phygital, vous assureront que votre événement hybride soit techniquement au point et vous accompagneront pour trouver des prestataires de qualité pour team building ou séminaire à distance par exemple.
BIRD OFFICE ORGANISE VOS ÉVÉNEMENTS DU DÉBUT À LA FIN !
Vous avez compris la méthode mais n’avez pas le temps d’organiser votre événement hybride dans les règles de l’art ?
