L’évolution des technologies confère chaque jour un peu plus de possibilités pour être inventif et transformer le monde de l’événementiel. Vous avez peut-être entendu parler des discothèques silencieuses ? Ces boîtes de nuit où chacun porte un casque audio avec de la musique qui varie d’un casque à l’autre pour danser jusqu’au bout de la nuit. Eh bien certains conférenciers s’en sont inspirés pour développer l’innovation des réunions, séminaires et autres conférences. Avec un seul espace vous pouvez créer une conférence ludique et économique ; tous les intervenants prennent la parole dans la même salle de conférence et tous les publics se mélangent au rythme des interventions ! Alors si l’expression « conférence silencieuse » vous surprend, les Birds, spécialistes de l’évènementiel d’entreprise et notamment de l’organisation de conférences en France et en Europe, vous détaillent les avantages de ce genre d’événement innovant.
La “Silent Conference” ou conférence silencieuse, qu’est-ce que c’est ?
Une conférence silencieuse a pour but de réunir différents conférenciers dans un seul et même espace de conférence. L’idée est d’organiser une plénière classique mais de miser sur un lieu atypique pour une expérience hors du commun dans laquelle les participants peuvent circuler aisément en fonction de leurs intérêts pour le programme proposé. Chacun d’entre eux est équipé dès son arrivée d’un casque audio relié directement au système son de l’ensemble du lieu et aux différentes interventions tout au long de la journée. Les visiteurs peuvent ainsi passer d’un intervenant à l’autre comme bon leur semble en cliquant sur un simple bouton et se rendre rapidement d’un bout à l’autre de la salle de conférence pour écouter le conférencier qui l’intéresse.
Les conférences silencieuses ont rapidement trouvé leur public au sein des structures qui organisent des conférences mais dont le budget alloué à la communication événementielle se retrouvait vite limité. En effet, diminuer le coût de location des salles de conférence permet de se concentrer sur d’autres dépenses et bien entendu d’en prévoir davantage au cours de l’année. De plus, les “silent conference” sont créées sur mesure en fonction du nombre de speakers, de participants, de l’expérience que vous souhaitez faire vivre à votre public et de la taille de la salle de conférence que vous choisissez de réserver.
Quels sont les avantages à organiser une conférence silencieuse ?
Exploitez différemment votre budget événementiel
Organiser un événement professionnel comme une conférence demande de prévoir un budget plutôt conséquent ; conférenciers, communication print, location du lieu, buffet et pause gourmande, etc… Si vous faites partie d’une ETI, TPE ou PME, vous savez que la gestion de ce budget devient vite difficile car les prestations de qualités vous limitent rapidement.
Choisir d’organiser une conférence silencieuse c’est vous ouvrir à d’autres possibilités ; plus besoin de réserver un hall de réception, une salle principale ainsi qu’une salle par table ronde ou atelier, puisque tout se passe dans le même espace. Une seule salle de conférence suffit, ce qui vous permet d’investir dans d’autres actions de communication pour développer votre visibilité, de planifier d’autres plénières tout au long de l’année, de faire intervenir d’autres speakers lors de cet événement professionnel et ainsi développer le contenu de votre plénière. Vous pourrez toucher un public plus large et les visiteurs une fois sur place auront l’embarras du choix sur le programme qu’ils auront envie de suivre.
Économiser sur la location de la salle de conférence vous ouvre également les portes d’une organisation et d’une programmation variées. Vous pouvez accorder un budget pour trouver des prestataires externes de qualité pour faire de votre événement professionnel un moment inoubliable dans la tête des participants !
Soyez créatif et maximisez votre espace de conférence
Avec une seule salle et des équipements innovants, vous avez mille et une possibilités d’agencement. Vous pouvez créer un véritable parcours logique qui répertorie l’ensemble de votre programme et de vos intervenants. Organiser votre conférence avec un partenaire expert de l’événement vous donnera une autre vision de la façon dont peuvent être construits les espaces de repos et de pause déjeuner notamment pour créer de l’interaction entre votre public et vous.
Il est tout aussi important que vous fassiez de cet événement professionnel un instant intéressant mais aussi et surtout ludique. Vous devez également rendre les espaces créés au sein de votre salle de conférence inspirants et les participants doivent pouvoir s’orienter de façon fluide et instaurer une ambiance conviviale. De plus, les conférences silencieuses nécessitant la prise en main de matériel audio performant, les visiteurs doivent être accompagnés dans l’utilisation des outils pour la rendre intuitive. Ils rejoindront d’ailleurs bientôt notre Top 6 des équipements indispensables pour une conférence.
Engagez davantage votre public
Si vous organisez régulièrement des conférences, vous savez que les éléments perturbateurs sonores peuvent jouer sur la concentration des visiteurs, surtout s’ils assistent à plusieurs à votre événement. Lors d’une conférence silencieuse, l’immersion au casque, qui améliore considérablement la qualité audio et réduit la pollution sonore, offre une expérience différente. Le public peut se plonger dans le contenu sans aucune distraction et interagir sereinement avec le speaker. L’immersion sonore des “silent conference” augmente ainsi l’engagement du public. Vous attirez d’ailleurs un public plus large car en économisant du temps entre les différents ateliers vous réduisez le temps de la conférence ; certains visiteurs qui n’avaient pas l’intention d’assister à votre événement sur plusieurs jours pourront choisir de se déplacer si votre conférence se déroule sur une journée.
Diffuser les conférences directement dans les oreilles de vos auditeurs amènent une certaine facilité de traduction dans différentes langues. Les visiteurs peuvent donc venir du monde entier. Si le matériel vous permet d’enregistrer la captation, vous pouvez également diffuser les interventions sur les plateformes de streaming ou directement sur votre site internet. Des avantages techniques qui vous confèrent un rayonnement international non négligeable. Bien entendu, il est nécessaire de trouver la salle de conférence en location disposant de ce genre d’installation.
BIRD OFFICE SERA RAVI DE TROUVER L’ENDROIT PARFAIT POUR VOUS !
Besoin de conseils pour choisir la salle de conférence silencieuse la plus adaptée à votre événement professionnel ? Quel que soit le lieu que vous recherchez, nous trouverons avec vous l’espace plénière adéquat. Vous bénéficierez d’un service complet et personnalisé.
