Vos collaborateurs et vous-même passez une grande partie de l’année en salle de réunion ; entretiens d’embauche ou bilans annuels, brainstorming créatif pour un nouveau projet, CoDir ou réunions hebdomadaires, la réunion peut prendre des formes bien différentes en fonction de son objectif. C’est également entre les murs des salles de réunions que vous accueillez clients et partenaires externes pour des soutenances ou des réunions projet. Autant dire qu’avec tous les enjeux stratégiques auxquels elles répondent, les salles de réunion choisies par les entreprises pour leurs rencontres doivent refléter leur ADN, être ergonomiques et chaleureuses. Mais alors quel design est idéal pour une salle de réunion ? Experts en organisation de réunions, les Birds vous répondent.

Aménagez une salle de réunion, ça passe par…

Un design propre à chaque salle de réunion

Imaginer et concevoir un ou plusieurs espaces de travail adéquats n’est donc pas toujours tâche aisée. Les usages d’une salle de réunion diffèrent en fonction de la surface des locaux et de leurs particularités, du nombre de personnes présentes, des objectifs à atteindre lors de la réunion et bien sûr du budget alloué au design de la salle de réunion.

L’agencement de la salle de réunion

Des concepts de salle de réunion de plus en plus innovants se développent chaque jour pour s’imbriquer dans différents espaces aux problématiques variées. Les architectes d’intérieur spécialisés dans les locaux professionnels proposent aujourd’hui toutes sortes de design de salle de réunion : des salles de réunion séparables, des salles pour les réunions en visioconférence ou en réunion téléphonique, de grands espaces de réunion aux murs entièrement vitrés, des salles de réunion mobiles, modulables et transposables partout, ou encore des salles de réunion créées sur mesure pour les espaces les plus petits. Il est donc possible aujourd’hui de louer mille et une salles de réunion dans des lieux foncièrement différents.

Le design de la salle choisie, reflet de votre image

Le design d’une salle de réunion va au-delà de son agencement et de son imbrication dans l’hôtel, le centre d’affaires ou le coworking qu’elle intègre. Le design d’une salle doit lui permettre de s’adapter et/ou de se fondre dans n’importe quel décor afin de faire transparaître l’ADN des entreprises qui la réserve. Si votre entreprise est très impliquée dans la Responsabilité Sociétale des Entreprises avec un aspect environnemental important, une salle vitrée qui laisse entrevoir un décor de verdure ou de bois sera idéale. Si vous faites partie d’un groupe dans le monde du luxe par exemple, une salle de réunion moderne et chic reflètera parfaitement votre domaine d’activité.

Quel que soit l’ADN de votre entreprise et l’image que vous souhaitez renvoyer au premier coup d’œil, il est nécessaire, pour répondre à vos problématiques, de vous entourer de partenaires de confiance pour la location de vos salles de réunion.

Des décors variés en fonction des salles

S’il est important que votre choix de salle de réunion porte sur un design ressemblant à celui de vos locaux, il est également primordial que l’ambiance du lieu révèle les valeurs de votre entreprise et ce pour plusieurs raisons.

Les premiers interlocuteurs que vous y inviterez en séance de travail sont vos collaborateurs. Ces derniers ont choisi d’intégrer votre entreprise parce qu’elle a mis en exergue certaines valeurs qui les touchent à travers votre Marque Employeur. Cette communication doit également ressortir à travers la décoration des salles de réunion que vous choisirez. Que vous organisiez une réunion de travail hebdomadaire stratégique, une réunion créative ou de brainstorming, s’ils s’y sentent bien, ils pourront s’exprimer librement, seront plus créatifs et plus productifs.

Dans une salle de réunion, vous recevez également vos partenaires commerciaux, vos clients et parfois vos prospects. Les enjeux de ces rencontres sont souvent élevés, vous avez besoin de capter toute l’attention de votre public et il est primordial que chacun trouve en ce lieu un environnement serein et propice à la prise de décision. La décoration de la salle de réunion que vous aurez choisie aura donc toute son importance pour créer une atmosphère cocooning à la fois inspirante et motivante.

Des équipements modernes et fiables

Si l’agencement et la décoration font parties intégrantes du design idéal des salles de réunion, il est un élément à ne pas négliger qui peut tout changer : le matériel.

Il est nécessaire pour assurer une certaine productivité lors de vos rencontres que vous trouviez des salles de réunion avec un mobilier adapté. Il doit être confortable et chaleureux pour que chacun se sente à son aise et libre de s’exprimer facilement dans un climat de confiance. Le mobilier devra par exemple être modulable si vous ne louez qu’un espace à l’année où planifier vos réunions, pour s’adapter à tous les formats.

Vous devez également songer à vos besoins en équipements informatiques et numériques, comme les écrans, tablettes, projecteurs voire les systèmes sons qui devront être intégrés à ces espaces de réunions. De nouveaux formats de réunion prennent vie depuis quelques années maintenant, d’autant plus avec les nouveaux modes de travail mis en place durant la pandémie et qui vont sûrement continuer de se développer à l’avenir : ce sont les réunions hybrides mixant le présentiel et le virtuel. Ce genre de réunion nécessitent, en effet, des équipements adaptés qui permettent une hybridation sans couac et ainsi garantir un environnement de travail serein qui favorise l’efficacité.

Louez votre salle de réunion en fonction de votre objectif

Vous l’aurez compris, à chaque objectif son design idéal ; vous ne recevrez pas vos clients dans une salle créative avec des balançoires, pour discuter de vos sujets stratégiques pour l’année suivante, comme vous n’installerez pas vos collaborateurs dans une salle classique en U pour le brainstorming d’un nouveau projet.

Louer vos espaces de travail en dehors de vos locaux vous permet d’abord d’accéder à des environnements imaginés et créés spécifiquement pour vos réunions, mais pas que. Vous réduisez également les coûts d’aménagement d’une salle de réunion et bénéficiez d’un grand choix de design d’espaces différents parmi lesquels vous trouverez forcément votre design idéal qui saura transmettre les valeurs et les codes de votre entreprise. De plus, peu importe le public de professionnels que vous recevez, les salles de réunion en location sont des lieux neutres offrant un climat parfait pour que chacun se sente libre d’échanger. Faites dès aujourd’hui le choix de vos salles de réunion sur l’année, parmi plus de 9000 salles partenaires en France et en Europe de louer des salles de réunion adaptées.

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