Si le terme « réunionite »  a vu le jour dans les locaux d’entreprises, coworkings ou autres tiers-lieux, c’est parce que bon nombre de salariés et clients estiment que l’on a tendance à programmer des réunions d’équipe pour tout et n’importe quoi, et bien entendu, que ça nous fait perdre du temps. Avec la multiplication des réunions et l’apparition des réunions de partage d’informations hybrides, il est indispensable d’organiser des réunions utiles et efficaces. Les Birds vous proposent de découvrir la méthode TOP 5 (Thème – Objectif – Plan) ou encore le briefing pour mieux structurer vos réunions et gagner en productivité (vous pouvez leur faire confiance, ils sont experts en organisation de réunions depuis près de  7 ans !).

La méthode TOP 5, de quoi s’agit-il ?

Définition de la réunion TOP 5

Inspirée des projets de développement informatique fonctionnant sur l’agilité et l’amélioration continue, la réunion TOP 5, à l’instar d’un brief, est un point récurrent et court abordé en début de journée. Elle a pour but d’apporter la capacité à l’équipe ou à l’entreprise d’améliorer perpétuellement ses performances et de rester dans une dynamique de motivation. Lors de ces rencontres, les collaborateurs se concentrent sur une thématique précise afin d’aboutir à un plan d’action opérationnel ; l’acronyme TOP 5 signifie Thème / Objectif / Plan en 5 étapes animées par le manager. Vous pouvez également déléguer l’animation de réunion peut être déléguée au chef de projet s’il est formé à cela ou passer par une formation en interne sur le briefing s’il ne l’est pas.

TOP 5 : Thème

De quoi allez-vous parler pendant votre réunion ? Pour bien conduire votre réunion, il est nécessaire de vous focaliser sur une thématique unique. D’ailleurs pour que votre briefing d’équipe soit efficace, il doit être relativement court, une trentaine de minutes maximum.

TOP 5 : Objectif

Pourquoi commencer cette journée par un brief ? Si vous décidez d’instaurer un point journalier ou hebdomadaire, c’est pour solutionner des problèmes techniques, trouver des réponses aux interrogations des utilisateurs, etc… Des clés indispensables au bon déroulé du projet.

TOP 5 : Plan

Comment va se dérouler votre réunion ? Le temps alloué au brief peut laisser penser qu’un plan de réunion n’est pas essentiel, et pourtant. Découper votre réunion et attribuer des temps de parole en amont vous permettra de respecter le temps imparti et que chacun des équipiers puisse s’exprimer.

Étapes de la réunion TOP 5

Pour qu’une réunion soit efficace, elle doit être décomposée selon un ordre du jour, peu importe sa durée. Le TOP 5 comporte lui un ODJ en 5 étapes ; le bilan, les objectifs, le plan d’actions, la situation actuelle et le point global.

1. Etablir le bilan

Les réunions de brief vous donnent une vue globale des avancées du projet. Pour établir un bilan de la période précédente, reprenez les objectifs du dernier brief, vérifiez les actions menées et analysez leur performance et l’évolution du projet. Ainsi, l’ensemble des collaborateurs de l’équipe projet est informé de la progression du projet par rapport aux objectifs précédemment fixés.

2. Rappeler les objectifs

Dans le but de motiver les troupes, il est primordial de faire régulièrement le point sur les objectifs. Définis au préalable, ils ne sont pas gravés dans le marbre. Si les évolutions stratégiques ou techniques induisent de revoir les objectifs à atteindre, tous les équipiers doivent être en mesure de les suivre sans problème. Cela renforce l’implication des membres de l’équipe et chacun reste en accord avec le sens du projet.

3. Construire le plan d’actions

Savoir où l’on va c’est bien, savoir comment on y va c’est mieux (les Birds ont un peu de Zola en eux 😜) ! Dans toute stratégie qui se respecte vous pourrez retrouver les objectifs qui répondent à la stratégie et les moyens de répondre à ces derniers. Vous devez établir les ressources (humaines et/ou financières) et les outils nécessaires à l’atteinte des objectifs. Une fois les collaborateurs du projet tenus informés de leur(s) tâche(s), tout est limpide et un véritable travail d’équipe se met en œuvre.

4. Exposer la situation actuelle

Compte tenu des premières étapes du briefing, il est important de prendre de la hauteur sur ce qui est toujours d’actualité et ce qui a évolué au niveau projet et au niveau de votre société. Récapitulez les priorités, les nouveautés et les changements au besoin, et alertez sur les événements marquants de l’entreprise. En effet, si ce projet demande des réunions TOP 5 régulières c’est qu’il demande de l’énergie et une grande attention. Dans ce cas, à vous de donner les informations à côté desquelles vos coéquipiers auraient pu passer, et devenir ainsi chaque jour un meilleur manager.

5. Faire un point

En l’espace d’un quart d’heure/une demi-heure, vous avez passé en revue différents sujets, attribués à différents équipiers et en corrélation avec différents objectifs. C’est beaucoup d’informations. Prenez quelques minutes pour répondre aux questions de vos interlocuteurs et terminer en beauté avec un pitch de motivation pour le nouveau sprint qui commence.

Bien animer votre réunion TOP 5

Le support de réunion

Il existe de nombreux outils de suivi stratégique des projets et le support de réunion TOP 5 en fait partie. L’idée est d’avoir un support évolutif que vous compléterez au fur et à mesure des briefs jusqu’à la fin du projet et de le laisser en libre accès à tous les membres de l’équipe, n’importe quand.

L’espace de travail

Les Birds ne le répéteront jamais assez : octroyer un environnement de travail adapté à l’animation de réunion est primordial pour que les informations passent correctement et que chacun se sente libre de s’exprimer. Vous pouvez choisir une salle de réunion aménagée pour les briefs et les réunions debout ou trouver un espace de travail régulier ou réunir votre équipe pour ces réunions TOP 5.

La communication

Dès le début du projet, planifier dans votre agenda des réunions quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles en fonction du besoin et transmettez les invitations à l’équipe pour qu’ils puissent prévoir ces moments. Informez-les de l’utilité de ces réunions TOP 5 ou briefing et donnez leur accès aux compte-rendus de réunion et aux supports pour bien clôturer ces rencontres régulières.

BIRD OFFICE SERA RAVI DE TROUVER L’ENDROIT PARFAIT POUR VOUS !

Besoin de conseils pour bien choisir votre salle de réunion ? Quel que soit le lieu que vous recherchez, nous trouverons pour vous la salle de réunion adéquate et vous bénéficierez d’un service complet et personnalisé.