L’évènement hybride aurait-il vocation à devenir la figure de proue de l’évènementiel ? Rien n’est moins sûr. En effet, organiser un évènement « hybride », à destination de deux audiences distinctes implique une complexité d’organisation et un coût supplémentaire conséquent, qui seront à challenger.

L’hybridation de l’évènement est une tendance forte qui marque l’année 2021. Elle n’en reste pas moins une solution de facilité, souvent fantasmée, mais rarement exploitée à sa juste valeur.

L’hybridation de l’évènement ouvre la voie à changement profond et structurel de l’évènementiel : l’hybridation de la stratégie évènementielle. La question n’est pas tant de savoir si un évènement donné devra avoir lieu en digital ou en présentiel. Il s’agit d’élaborer une stratégie globale et annuelle, en fonction des messages clés à faire passer. La stratégie évènementielle doit plus que jamais faire partie intégrante du plan de communication, et non en plus en être une simple déclinaison.

Pour ce faire, les annonceurs devront établir un séquençage de la communication en alternant les évènements 100% présentiels, 100% digitaux et hybrides. L’alternance des formats permettra d’optimiser l’impact des messages. Par exemple, un évènement digital diffusé en replay pourra s’inscrire dans le temps long et devenir un support de communication à part entière ou faire l’objet d’un séminaire où les participants seront invités à s’approprier et à personnaliser le contenu présenté.

Mais alors, quelles sont les fameuses 6 questions qui essentielles à se poser lors de la création de son évènement ?

  • Quel est le principal objectif de l’évènement (diffuser un message, fédérer, co-construire, etc…) ?
  • L’audience est-elle unique ou multiple ?
  • Où mon évènement a-t-il lieu ? L’audience est-elle locale ou internationale ?
  • Quel est le budget par participant ?
  • Quelles sont les ressources disponibles en interne ?
  • Quel est le contexte sanitaire ? Quel est le niveau d’anticipation ?

Ainsi, les frontières entre évènementiel, communication et marketing deviennent de plus en plus floues et des problématiques communes émergent : comment optimiser la diffusion d’informations au travers de plusieurs canaux auprès d’une ou plusieurs cibles et de façon simultanée ou différée ? En ce sens, une collaboration étroite et une stratégie d’achat commune sont à prévoir.

Enfin, la prise en compte de la stratégie dans son intégralité, et non pas évènement par évènement, permet de s’assurer que l’on s’adresse spécifiquement à chaque audience, quel que soit le statut hiérarchique et qu’aucun public n’est exclu ou privilégié. L’hybridation de la stratégie répond aussi à des enjeux forts tels que la réduction des coûts, la réduction de l’empreinte carbone et de fait, la valorisation de l’image responsable d’entreprise.