Depuis plusieurs années les méthodes de management, et de par le fait les processus de recrutement, se transforment et se digitalisent. Avec la crise sanitaire, l’accueil et l’intégration des nouveaux salariés en télétravail est devenue monnaie courante. Vous avez dû vous adapter au fil de l’eau et manquez parfois d’astuces pour faciliter au maximum la procédure d’intégration de vos nouveaux salariés. Les Birds, experts en organisation d’événements d’entreprise, ont assisté à l’évolution de ces pratiques. Ils vous proposent leurs conseils pour l’onboarding d’un salarié en télétravail, réussi !

1. Accueillez votre talent comme un roi !

L’intégration d’un nouveau collaborateur dans votre entreprise passe par différentes phases, de la promesse d’embauche au jour de son arrivée. Pour des raisons sanitaires ou simplement parce que vous recrutez dans la France et l’Europe entières, vous serez amené à intégrer certains nouveaux équipiers en télétravail. Il y a un grand nombre d’éléments à ne pas négliger pour que ce collaborateur qui arrive se sente attendu et accueilli à bras ouverts, malgré la distance. #LoinDesYeuxPrèsDuCœur❤️ 

Commencez dès la promesse d’embauche par un email de bienvenue dans lequel vous pouvez inclure une photo et un mot de l’équipe. Vous rentrez immédiatement dans une relation de proximité. Combiné à l’envoi du kit de bienvenue avec vos goodies, vos sweat et accessoires floqués, votre futur collaborateur portera déjà les couleurs de votre entreprise et se sentira immédiatement à sa place.

Pour travailler correctement dès son premier jour,  votre futur salarié doit disposer du matériel nécessaire à la totalité des missions qui lui ont été confiées. Assurez-vous d’envoyer à son domicile le matériel configuré avec les bons outils.

Vérifiez que votre collaborateur bénéficie du bon environnement de travail. En effet, si le télétravail est parfois inévitable, il est indispensable de profiter d’un poste de travail adapté. Certains salariés n’ayant pas nécessairement de bureau fermé chez eux, vous pouvez louer un poste de travail et/ou une salle de réunion au sein d’un coworking.

Prévoyez en avance des temps de rencontre en visio avec les membres de son équipe, de la direction et de l’administration afin que chacun aménage un temps dédié à la découverte de la nouvelle recrue.

Nouvelle équipe, nouvelles méthodes de travail, nouveaux outils… Tout cela demande un temps d’adaptation et de formation. Afin que votre nouveau collaborateur se sente à l’aise avec vos façons de travailler, proposez un plan de formation au nouveau salarié (les formations internes peuvent vous permettre de gagner du temps). Planifiez-le directement dans son agenda en fonction de vos sessions et laissez-le revenir vers vous en fonction de ses besoins lors des rendez-vous de suivi.

2. La communication, c’est la clé !

Dans toutes relations qui fonctionnent, la communication entre les personnes est la clé de la compréhension, de la confiance et du succès. Pour bien intégrer votre nouveau collaborateur, les actions de communication interne ou externe que vous allez mettre en place seront d’une importance capitale, davantage lorsque l’intégration se passe en télétravail.

Informez-le du processus complet d’intégration, du planning de sa première journée, des informations pratiques et administratives, des personnes qu’il va rencontrer, par quel biais (en l’occurrence ici, surtout en visio ou lors de réunions hybrides), etc…

Ces attentions permettront de rassurer au maximum ce nouvel arrivant chez qui, via l’intégration en télétravail, un sentiment de solitude aurait pu vite se créer. Vous pouvez aller plus loin en prévoyant un temps de présentation de l’entreprise avec lui en visioconférence pour le replonger dans le bain.

3. Escortez votre nouveau collaborateur comme une star !

Si vous êtes manager ou RH, vous devez en effet gérer l’intégration de votre nouveau salarié en télétravail mais il vous est également possible de déléguer une partie de l’arrivée de l’équipier à un parrain ou une marraine pour mixer les équipes dès le premier jour.

Si l’arrivée avait pu s’effectuer en présentiel, il est possible que votre nouveau collègue déjeune avec les membres de l’équipe dans leur restaurant préféré ou s’éternise à un afterwork près des bureaux en fin de journée. L’intégration en télétravail ne permettant pas cela, assigner un parrain/une marraine à la procédure d’intégration du nouveau salarié est tout aussi bénéfique pour développer de bonnes relations avec l’ensemble des collaborateurs dès le premier jour.

De plus, cela vous permet de vous dégager également du temps pour vos propres missions de la journée tout en étant serein sur l’arrivée de votre nouveau talent.

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4. Créez un moment d’intégration inoubliable !

Si les individualités que vous recrutez forment un collectif du tonnerre, c’est justement parce que chacun a son propre caractère et faire son entrée dans une équipe déjà en place peut être impressionnant. Que vous puissiez recevoir l’ensemble de vos collaborateurs dans vos locaux ou que l’intégration d’un nouvel élément se fasse en télétravail, il est indispensable de créer un espace pour faciliter sa présentation.

Si l’organisation d’événements n’est pas vraiment votre tasse de thé (nous aussi on est plutôt café 😜), renseignez-vous. Il existe aujourd’hui mille et un événements en tout genre qui s’adaptent à votre parcours d’intégration. Vous pouvez organiser un team-building à distance pour créer du lien entre les collaborateurs, planifier toutes les rencontres en visioconférences ou trouver un moment lors de votre séminaire trimestriel pour porter un toast à votre nouveau talent.

Alors, soirée d’intégration dans un tiers-lieux, événement hybride ou entièrement digital, posez-vous les bonnes questions pour réunir les conditions idéales à l’intégration d’une personne en télétravail.

5. Assurez les arrières de votre équipier !

Bien entendu, le parcours d’intégration de votre nouveau collaborateur ne s’arrête pas à sa première journée et à sa présentation à l’équipe. Il doit prendre ses marques pour travailler dans les meilleures conditions possibles. Ça passe aussi par (beaucoup) de feedback.

N’hésitez pas à lui proposer de vous remettre un rapport d’étonnement après quelques jours, et fixer des points de suivi réguliers afin de répondre régulièrement à ses questions et ses besoins. Chez Bird Office par exemple, nous mettons en place un premier point en fin de journée pour partager les ressentis de chacun, côté manager et côté nouvel arrivant, puis un rendez-vous un peu plus long au bout d’une semaine pour vérifier la bonne intégration, la compréhension des missions et les éventuelles questions à clarifier. D’autres rendez-vous sont ensuite organisés au moment de la validation de la période d’essai.

Vous vous montrez ainsi disponible et à l’écoute dès les premiers moments qu’il passe dans votre entreprise et s’en sentira d’autant plus serein. Et vous aussi ! 😉

BIRD OFFICE SERA RAVI DE TROUVER L’ENDROIT PARFAIT ACCUEILLIR VOTRE COLLABORATEUR DANS DE BONNES CONDITIONS !

Forts de tous nos conseils, trouvez un bureau au top pour accueillir votre nouveau talent en télétravail !  Pour votre recherche de lieux où organiser son intégration, confiez-nous votre recherche. Vous bénéficierez d’un service complet et personnalisé.