Pour survivre, le secteur de l’évènementiel n’a pas eu le choix que de se tourner vers le digital. Les évènements sont devenus des e-évènements avec de nouveaux codes, de nouveaux langages, de nouveaux prestataires. L’approche stratégique et la production ont dû s’adapter à cette nouvelle conjoncture et ne pas pratiquer un simple copier-coller des évènements classiques.

Jusqu’en 2020, le terme « digital » était souvent galvaudé, ou du moins utilisé de façon parcellaire. Il était question d’intégrer des outils digitaux au sein des évènements afin d’y apporter de l’interactivité (avec des nuages de mots, des quizz, des sondages par exemple) et d’en faciliter l’organisation logistique.

En complément, certains événements pouvaient faire l’objet d’une captation vidéo. Mais cette pratique reste à la marge. La notion d’événement digital, au sens où on l’entend aujourd’hui, n’existait peu voire pas.

Le tsunami de mars 2020, a permis à la France de prendre conscience de ce retard et de mesurer pleinement l’ampleur de ce que peut être le « digital ». Cette expérience, bien que stressante, a été source de créativité et d’innovations et souvent d’angoisse quand la technique prenait le pas sur le contenu.

Mais qu’est-ce que le digital en 2020 ?

Également appelé événement virtuel, événement en ligne ou événement numérique, un événement digital est donc un événement organisé sur une plateforme en ligne interne ou externe et que l’on va vivre à distance. À l’instar d’un événement présentiel, les participants vont pouvoir assister à des conférences (mais en ligne), participer à des ateliers ou networker avec les autres participants. À noter, que pour la plupart des événements digitaux, il est également possible de participer en différé grâce au replay des différents temps forts. Le digital a permis de sortir l’événement de son lieu et de sa temporalité.

Les évènements lignes peuvent prendre différentes formes :

  • Webinar (séminaire digitalisé)
  • Webcast (captation et streaming d’un événement physique)
  • Conférence en ligne
  • Lancement de produit
  • Table rondeInterview
  • Formation
  • Salon
  • Team building (escape game, atelier créatif)
  • Et bien plus encore.

Les 7 avantages des évènements digitaux :

  1. Assurer la sécurité sanitaire des participants.
  2. Augmenter son audience en s’affranchissant des contraintes de budget et d’accessibilité.
  3. Diminuer le coût par personne. Les coûts fixes sont inchangés, mais rationalisés avec la maximisation de l’audience.
  4. Améliorer le retour sur investissement avec des ROI plus facile à tracer (aussi bien quantitatifs que qualitatifs).
  5. Allonger la durée de vie de l’événement avec la disponibilité du replay qui représente 25 % de l’audience d’un événement (source : Eventmaker mai 2021).
  6. Optimiser les agendas, souvent déjà fortement chargés des invités permettant d’accéder à un événement n’importe quand et n’importe où.
  7. Accélérer la démocratisation des événements responsables en limitant l’empreinte carbone avec moins de déplacements, de restauration et de déchets.

Pourquoi un tel engouement pour les événements hybrides virtuels ?

Car pour 51 % d’entre eux, il ne nécessite pas ou moins de contexte sanitaire favorable pour la rentabilité (38 %) et pour l’accessibilité sans déplacement physique (38 %)

Malgré de nombreux avantages, un événement à distance présente tout de même quelques limites :

  • Le relationnel :Tout d’abord et cela peut sembler évident, les événements digitaux perdent en contact humain. Il est primordial pour tenter d’y remédier, de favoriser les échanges directs avec les participants, de préserver l’aspect émotionnel de la rencontre physique.
  • L’engagement : Difficile pour les organisateurs de conserver la même attention de la part d’un participant. Lorsqu’il participe à un événement digital, le public pourra plus facilement être diverti par son environnement direct ou par des sollicitations sur son ordinateur (e-mail, appel Visio etc.) et donc être moins attentif. Pour lutter contre le décrochage, il est impératif d’engager le public en lui donnant la parole, en l’invitant à interagir et à participer. L’ergonomie, c’est-à-dire la qualité de l’interface utilisateur (UI) et de l’expérience utilisateur (UX) est cruciale et permet d’augmenter jusqu’à 70 % la rétention des participants. Il est également essentiel de travailler sur le rythme de son événement pour garder une dynamique. Des formats innovants et ludiques permettent une meilleure attention et une mémorisation plus importante.
  • La conception de l’événement : En digital, le public sera dans une position de Web spectateur. Un événement digital n’est pas une copie d’un événement présidentiel.

Une attention particulière devra alors être portée, par les annonceurs, dans la construction de leurs messages :

Pour ne pas lasser les participants : le format devrait être plus court (un événement d’une journée doit souvent être condensé sur l’espace d’une heure), plus rythmé (multiplication et enchaînement rapide des séquences et intervenant, intégration de temps de « respiration »), avec des supports visuels pertinents et percutants (l’image est au centre du dispositif), démultiplié lorsque le public est international (en fonction des fuseaux horaires).

Pour garder le participant actif et concentré, la dynamisation des échanges est clé ! Il est essentiel de prévoir des moments d’interactivité (Chat, like, quiz, sondage…).

Le digital redéfinit la temporalité de l’événement.

12 minutes

C’est le temps moyen de concentration d’un adulte sur une tâche devant un écran.

Deux heures

C’est la durée d’affilée maximum à passer devant un écran

Cinq minutes

de retard sur une session virtuelle entre 15 et 30% d’audience perdu.

La temporalité de l’événement digital est différente. En ce qui concerne le planning de production, il est nécessaire d’anticiper pour préparer le contenu et gérer la post-production, tout en étirant la durée de l’événement avec des contenus proposés en amont sur la plate-forme par exemple, ou des replays à la suite de l’événement. Contrairement aux idées reçues, le live n’est finalement qu’un point de passage de l’événement.

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