Avec l’avènement des événements digitaux (réunions visio, webinaires, teambuildings virtuels, formations en streaming, etc…), vous trouverez partout sur le web des comparateurs qui vous proposent d’évaluer différentes plateformes et leurs fonctionnalités. Pour aller plus loin et organiser des événements en ligne enthousiasmants et interactifs, il est indispensable de penser au-delà des plateformes de visioconférence. Bien choisir votre outil est en effet primordial mais définir vos objectifs, trouver une salle de réunion adaptée à vos besoins et planifier ces rencontres demandent une certaine réflexion en amont. Les Birds, experts en organisation d’événements professionnels, vous donnent non seulement les meilleures solutions de visioconférence qu’ils ont testé mais vous offrent aussi leurs conseils pour bien gérer vos événements virtuels.

Les meilleures solutions de visioconférence

Avec la pandémie de covid-19 et la démocratisation du télétravail, la visioconférence et les événements digitaux se sont totalement démocratisés. Microsoft Teams, Zoom, Cisco WebEx ou encore Google Meet ont vu leur trafic croître de manière exponentielle.

Globalement, les outils de visioconférence fonctionnent tous de la même façon :

• L’organisateur propose un créneau de conférence ;
• Une invitation est envoyée aux participants avec le lien de connexion ;
• La réunion virtuelle est programmée directement dans les agendas ;
• La salle d’attente permet à l’organisateur du meeting de contrôler les entrées ;
• Un chat facilite le partage d’informations lors de l’événement, en parallèle de l’échange vidéo ;
• La présentation des intervenants et un tableau blanc intéractif sont affichés si nécessaire.

Certains logiciels de visioconférence proposent même la retranscription voire le sous-titrage automatique des échanges. Pratique pour rayonner à l’international ! D’autres, comme la WebConférence de l’Etat, offre son service uniquement à certaines cibles. Dans les versions gratuites le nombre de participants varie de 100 à 300 et la durée possible du meeting va de 40 à 60 minutes. Les Birds ont testé différents outils et vous proposent leur top 3 des meilleures solutions de visioconférence.

1. Google Meet

Google Meet est une solution de visioconférence qui fait partie intégrante d’une suite d’outils complémentaires particulièrement utilisée par les particuliers et les TPE/PME. Elle compte aujourd’hui 100 millions d’utilisateurs, et si cette solution de visioconférence est encore loin des 3 millions d’inscrits de Zoom, elle a toutes ses chances de continuer de progresser dans les entreprises. Chez Google, ils sont malins, et constatant que G-Suite passait le cap des 6 millions de clients en avril 2020, ils ont choisi d’encourager les organisations à utiliser Meet, en déployant notamment l’accès gratuit à certaines fonctionnalités avancées de sa plateforme. Une solution de visioconférence qu’on utilise chez soi, et qui pourrait arriver de plus en plus dans les bureaux de nos entreprises.

Source : chiffres de la G-Suite par Siècle Digital en avril 2020

2. Microsoft Teams

Pour des raisons évidentes, Teams, l’application de messagerie collaborative et de visioconférence de Microsoft, comptait en avril dernier, 250 millions d’utilisateurs chaque mois. Cette solution est d’abord techniquement en progression constante ; un temps d’accès rapide, une qualité vidéo toujours inégalée ou encore une disponibilité au maximum. Ajoutez à ces prouesses techniques le fait que la Suite Office 365 compte près de 300 millions de licences et vous obtenez une interface particulièrement intuitive. A l’heure où la digitalisation nous met entre les mains des outils digitaux de plus en plus nombreux, une solution de visioconférence familière est vraiment la bienvenue. #CommeàLaMaison❤️

Source : chiffres Microsoft publiés par le Blog du Modérateur en avril 2021.

3. Zoom

Particulièrement utilisé pendant la pandémie, la solution d’événements digitaux Zoom a complètement explosé et poursuit sa croissance au premier trimestre 2022 avec un Chiffre d’Affaires actuel de 956 millions de dollars. Un outil de réunion à distance simple d’utilisation, ludique et dont la communication « Gratuit, pour toujours. Pas de carte de crédit requise » a attiré plus d’un organisateur de réunion à distance. L’application Zoom est même entrée dans le langage courant ; vous avez probablement déjà dit ou entendu la phrase “J’ai un Zoom” ! Preuve d’ailleurs que la plateforme n’a pas seulement gagné la confiance des entreprises, mais aussi celle des particuliers, tout le monde sait comment l’utiliser.

Source : chiffre d’affaires trimestriel de Zoom Video Communications en millions de dollars publié par Zoom et Statista

Bien organiser votre événement digital

Vous avez sans doute constaté que vos collaborateurs sont en moyenne moins enthousiastes à participer à un team building virtuel qu’à un atelier de travail en présentiel, par exemple. Voilà pourquoi trouver la meilleure solution de visioconférence pour créer et orchestrer vos événements digitaux, c’est bien, mais pousser la réflexion comme pour un événement en présentiel, c’est mieux !

D’abord, il est indispensable que vous définissiez les objectifs et les cibles de votre événement digital ; souhaitez-vous motiver vos troupes, former vos collaborateurs, démarrer un nouveau projet client ou attirer des talents ?

Ensuite, développez votre événement professionnel au format idéal pour atteindre ces objectifs et vos cibles ; organisez-vous un teambuilding virtuel, un webinaire interne, une conférence pour vos clients/prospects ou un entretien d’embauche en visio ?

Enfin, pensez à organiser cette rencontre dans l’environnement adapté à vos objectifs, vos cibles et votre format. Pour ce faire, il est nécessaire de trouver la salle de réunion ou la salle de conférence adaptée à l’ensemble de vos besoins. “Mais si c’est en visioconférence, quel est l’intérêt d’avoir une salle adaptée ?” Et pourtant ! On n’y pense pas assez mais recréer entièrement le décor permet de plonger les participants et surtout les intervenants véritablement dans l’événement. Vous bénéficiez alors d’un impact positif sur le déroulé de l’événement, peu importe son format et créez ainsi davantage d’intérêt et d’interactions, pour un événement hybride ou digital réussi. De plus, vous vous assurez de cette façon que la salle de réunion depuis laquelle vous diffuserez votre conférence ou votre webinaire est équipé de tout le matériel nécessaire pour faire des visioconférences. 

BIRD OFFICE SERA RAVI DE TROUVER L’ENDROIT PARFAIT POUR VOTRE ÉVÉNEMENT DIGITAL !

Forts de tous nos conseils, trouvez la salle de réunion équipée pour les visioconférences ! Pour votre recherche de lieux adaptés à vos événements digitaux ou hybrides, confiez-nous votre recherche. Vous bénéficierez d’un service complet et personnalisé.