Quelle que soit la catégorie des achats concernée, la gestion du risque fait partie intégrante de la stratégie de l’acheteur dans le processus de contractualisation et dans le suivi “post achat”. Au regard de la fragmentation du marché du MICE et du très grand nombre d’acteurs, l’entreprise doit évaluer finement son organisation mais aussi ses futurs fournisseurs pour minimiser les risques et garantir une performance de ses achats. Bird Office, solution pionnière de la gestion du MICE, détaille en toute transparence un sujet peu abordé au sein de cette industrie tant les modèles économiques diffèrent d’un fournisseur à l’autre.

Risk Management, kézako ?

Le Risk Management pourrait se traduire comme l’identification des menaces et des vulnérabilités potentielles ou plus largement, comme l’anticipation de la survenance d’événements de nature à affecter la réalisation des objectifs poursuivis par l’entreprise. Les théoriciens de la gestion du risque retiennent habituellement quatre critères cumulatifs pour traiter un événement de “risque” potentiel : le danger, la probabilité d’occurrence, la gravité et son acceptabilité par l’organisation.  

La gestion du risque est surtout un outil de soutien de l’évaluation des performances achats et des objectifs à atteindre dans le cadre de la feuille stratégique établie par la direction de l’entreprise. 

La gestion du risque appliquée aux achats

Identifier les risques en matière d’achats suppose de les “connaître” et donc, de disposer d’une bonne maîtrise du segment et du marché concernés. l’acheteur MICE doit au minimum disposer d’une vision claire et différenciée des acteurs suivants : les agences de communication événementielle, les plateformes de logistique événementielle, les centrales de référencements et les agrégateurs, l’agence de voyages qui peut proposer certains services MICE, les lieux de réception ou encore les fournisseurs primaires.  

Au-delà de la connaissance du segment spécifique des achats MICE, l’acheteur pourra compléter son identification des risques grâce à :  

  • Une maîtrise de son portefeuille fournisseurs ; 
  • Une veille stratégique indispensable (voir supra) ; 
  • La mise en place d’un outil de pilotage des risques qui recense les indicateurs majeurs à surveiller.

La typologie des risques dans le MICE

Cette liste n’est évidemment pas exhaustive et doit être personnalisée en fonction de l’entreprise. Les risques les plus “récurrents” qui peuvent faire l’objet d’indicateurs à surveiller dans un tableau de bord sont habituellement :

  • les risques financiers (dépendance, solvabilité, etc.) ; 
  • les risques liés à la RSE (non conformité à la charte de l’entreprise et non respect de certaines normes, etc.) ; 
  • les risques technologiques (structure IT insuffisante, qualité des architectures, maîtrises des outils, etc.) ;  
  • les risques métiers (maîtrise insuffisante du secteur, des us et coutumes, des modèles, etc.) ; 
  • les risques contractuels et légaux (assurance, clauses particulières, gestion juridique des aléas, etc.) ;  
  • les risques internes (résistance au changement, non adoption, outil contraignant et non maîtrisé, etc.) ; 
  • les risques commerciaux ou fournisseurs (sourcing faible, fournisseurs imposés, prix marché, indisponibilité, etc.) ; 
  • les risques sécuritaires (sécurité des lieux, des participants, etc.).

L’évaluation ou la “qualification” des fournisseurs MICE !

Nous l’avons dit, le secteur du MICE est fragmenté. Il y a de très nombreux acteurs avec autant de modèles économiques différents. Les événements organisés dans le cadre de l’entreprise revêtent très souvent un caractère stratégique en interne ou en externe quand l’événement concerne les clients finaux. Les fournisseurs MICE sont également amenés très régulièrement à faire les avances pour le compte du client. Aussi, en tant qu’acheteur, il est donc indispensable d’intégrer au sein de vos RFI1, de vos RFP2 ou lors de votre négociation de gré-à-gré un certain nombre de questions destinées à “qualifier” le prestataire et a fortiori, à vérifier sa “solidité”. Les indicateurs à surveiller sont de deux ordres : économico-comptables et sectoriels. Nous ne traitons volontairement pas les critères commerciaux et serviciels qui relèvent davantage d’une étude de la concurrence. 

Les indicateurs économico-comptables à cartographier (liste non exhaustive) :

  • les informations légales : forme juridique, ancienneté, le profil des dirigeants et du conseil d’administration, le respect de l’obligation de publication des comptes etc. ; 
  • la rentabilité financière du fournisseur au travers de son chiffre d’affaires (CA), sa marge nette, son taux de profitabilité, l’excédent brut d’exploitation (EBE) ; 
  • l’équilibre financier du fournisseur en contrôlant les actifs immobilisés, la capacité d’autofinancement, le niveau de la dette, les capitaux propres, le BFR, etc.  
  • les données sur les habitudes de paiement en contrôlant à la fois les délais de des règlements clients et les délais des règlements vers leurs propres fournisseurs (critère très important dans le cadre du bon traitement de vos événements par les fournisseurs primaires).

Les indicateurs sectoriels à contrôler

  • Les agréments. Dès lors qu’un fournisseur vend un produit touristique, intégrant de l’hébergement ou du transport, il est obligatoire de s’immatriculer au registre des opérateurs de voyages afin d’obtenir une garantie financière (obligation légale). De même, pour émettre des billets, le fournisseur doit obligatoirement être agréé par l’Association Internationale du Transport Aérien (IATA). 
  • Le respect de “normes qualité” et sectorielle à l’instar des normes internationales ISO. Bird Office vous détaille sur son blog les normes ISO spécifiques à la RSE (ISO 26000 et ISO 20121). Il faut notamment y ajouter la norme ISO 9001 sur le management de qualité. 
  • Les certifications privées : elles sont très nombreuses et faire le tri parmi ces “labels” peut parfois s’apparenter à une randonnée en pleine jungle… Le seul conseil qui vaille est de vérifier la crédibilité et la portée de chacune des certifications avancées. 
  • Enfin, ne pas oublier les autorisations administratives. La très grande majorité des évènements organisés en France ouverts au public sont soumis à une déclaration préalable, au minimum en mairie, sinon en préfecture. 

La collecte de l’information…Un travail d’enquête !

Pour collecter l’ensemble de ces informations, les pistes d’investigation sont multiples afin de vérifier les informations déclarées par les fournisseurs eux-mêmes. 

Les bases de données :  

  • le registre du tribunal de commerce, le “Graal” en matière d’informations comptables ; 
  • les bases de données privées (à utiliser avec précaution car un bon nombre ne font que revendre l’information obtenue auprès…du tribunal de commerce !) ;  
  • les sociétés privées spécialisées dans la collecte, la synthèse documentaire et la vérification de la solidité financière des entreprises. 

La veille marché : 

  • la lecture des publications spécialisées qui peut donner des informations précises sur le dynamisme des entreprises ; 
  • la participation aux colloques, conférences et manifestations organisées par les organismes professionnels du secteur ; 
  • le partage d’informations entre “pairs”, une des meilleures sources qui soit…! 

Il est enfin une évidence qui mérite d’être rappelée, l’ensemble des informations doivent être croisées pour être jugées comme pertinentes ! 

Bird Office, un partenaire sûr ! 

Dans le cadre des appels d’offres et des négociations avec les entreprises, Bird Office communique l’ensemble des informations précitées de manière totalement transparente et vérifiable. Nous proposons également de fournir  un panel de références et de clients témoins qui peuvent attester de la véracité et de la qualité de nos prestations mais aussi de leur conformité au regard des processus de contrôle du Risk Management. De la même manière, nous proposons uniquement des lieux professionnels vérifiés par nos équipes et tous nos prestations sont couvertes par notre assureur AXA. Ces deux points nous différencient très largement des offres actuelles présentes sur le marché, ce qui permet à Bird Office de comptabiliser aujourd’hui près de 10 000 entreprises clientes !