La réussite d’un événement d’entreprise se trouve dans les détails de son organisation. A l’instar de l’émission “Un dîner presque parfait”, vos collaborateurs tiendront compte de certains critères qui feront de votre soirée d’entreprise un événement exceptionnel. Les détails qui pourraient faire toute la différence varient de l’animation orchestrée au lieu choisi, en passant par la cuisine proposée. En effet, si vos invités choisissent de venir échanger en fonction d’une thématique qui les intéresse et qui doit être bien animée dans un environnement inspirant, le menu et ses subtilités (qualité, régimes alimentaires, présentation…) auront également toute leur importance. Les Birds, spécialistes en organisation d’événements professionnels, vous proposent quelques astuces pour tenir compte des régimes alimentaires de vos convives et adapter les menus de vos séminaires, cocktails ou brunch d’entreprise.

1. Anticiper les besoins de vos convives

Que ce soit pour respecter leurs convictions personnelles, pour protéger leur santé ou tout simplement par goût, les consommateurs ont des habitudes et des régimes alimentaires très variés (et variables !). Afin de satisfaire le plus grand nombre, et surtout ne frustrer aucun de vos collaborateurs lors de votre événement d’entreprise, il est nécessaire d’anticiper le choix du menu. Pour ce faire, rien de plus simple ! Que vous organisiez une soirée d’entreprise, un séminaire professionnel, ou un petit-déjeuner d’entreprise, il vous suffit d’ajouter à votre mail d’invitation un formulaire pour connaître leurs préférences. Faites-le idéalement un mois avant la date de votre événement afin de recueillir les réponses à temps pour la rencontre avec l’organisateur et/ou le traiteur.

2. Trouver un partenaire de confiance pour votre événement

Votre stratégie de communication interne passe forcément par divers événements d’entreprise ; conférence ou formation avec des intervenants externes, séminaire interne annuel ou encore soirée de gala, tous ces moments privilégiés orchestrés pour vos collaborateurs ont pour but d’entretenir le lien et renforcer la cohésion d’équipe.

Que vous soyez une TPE, une PME ou un Grand Groupe, faire appel à un prestataire pour vous assister dans la création de votre événement vous permet de vous concentrer sur l’essentiel, à savoir : le contenu de votre événement. De plus, si aujourd’hui 90% des français aiment la gastronomie (d’après une étude menée en mai 2018 par le cabinet Food Service Vision), il est d’autant plus judicieux de laisser à un chef traiteur le soin de régaler les papilles de vos convives avec une offre complète de restauration (et croyez-en des experts en événementiel, la satisfaction des invités passe par leur estomac ! 😜).

3. Élaborer le menu adapté à tous les régimes

Si vous avez été chef cuisinier dans une vie antérieure, vous devriez pouvoir créer un superbe menu adapté à tous sans trop de problème. Si votre expertise se trouve ailleurs, une fois que vous aurez recueilli les réponses de vos convives et trouvé un partenaire avec lequel travailler, vous pourrez l’assister dans l’élaboration de votre menu.

Si nous insistons sur le choix d’un traiteur ou d’un organisateur d’événement pour vous accompagner, c’est parce que les consommations évoluent rapidement et qu’il est assez difficile lorsque l’on n’est pas dans le domaine de la restauration d’imaginer le repas idéal. Pour exemple, voici une liste non exhaustive des différents régimes que vous pouvez intégrer à votre formulaire :

• allergies alimentaires (à préciser) ;
• sans gluten ;
• kasher ;
• halal ;
• végétarien ;
• vegan ;
• flexitarien ;
• végétalien…

En revanche, il vous est tout à fait possible de planifier une réunion avec votre prestataire pour définir avec lui les entrées, les plats et les desserts, en fonction également de vos goûts et du standing que vous souhaitez faire transparaître à travers votre buffet.

4. Communiquer (aussi) sur le repas

Dans votre plan d’actions de communication vous avez sans doute prévu l’invitation, sa relance et le mail final qui relate de toutes les infos pratiques de votre soirée, séminaire ou brunch d’entreprise. Les Birds vous recommandent vivement d’ajouter à ce dernier échange, une note concernant le(s) menu(s). En effet, si ça peut paraître facultatif, cela vous permettra d’éviter certaines frustrations et donc d’augmenter le taux de satisfaction et de réussite de la rencontre. Chacun saura si son régime alimentaire a  bien été pris en compte, si ce n’est pas le cas de vous en informer et in fine, que l’ensemble de vos collaborateurs se sente considéré dans l’organisation de votre événement professionnel.

5. Evaluer la satisfaction d’ensemble

Tous ces conseils événementiels sont à mettre en place au moment de la préparation de ce moment de convivialité. Nous vous recommandons bien entendu de prendre la température tout au long de la journée ou de la soirée pour connaître les premières réactions à chaud de vos convives. Un dernier élément peut venir alimenter de façon plus riche votre compte-rendu post événement : le questionnaire de satisfaction.

S’il n’est pas nécessaire de le nommer de la sorte (préférez un titre plus informel pour générer davantage d’enthousiasme), il est indispensable de recueillir les témoignages des participants. En effet, proposer à vos collaborateurs de vous faire leurs retours sur le déroulé de l’événement, la thématique mais également des détails comme le menu, est une véritable forme de reconnaissance. Beaucoup apprécient que leur avis soit pris en compte afin que les “petits défauts” soient corrigés pour les futures rencontres professionnelles.

En suivant cette recette et en arrangeant ces astuces à votre sauce (coucou le champ lexical de la cuisine 😜) vous êtes sûrs que votre événement sera une réussite !

BIRD OFFICE SERA RAVI DE TROUVER L’ENDROIT PARFAIT POUR VOUS !

Grâce à ces quelques astuces pour bien gérer les régimes alimentaires lors de vos événements d’entreprise, trouvez maintenant le lieu propice. Bird Office vous accompagne dans l’organisation de votre événement pour un service personnalisé au maximum !