Le MICE, un Eldorado pour les acheteurs en quête d’optimisation !

Les acheteurs, tels les conquistadors à la recherche des cités d’or en Amérique du Sud du 16ème siècle, sont aujourd’hui invités par leur direction à devenir les nouveaux missionnaires en quête des économies perdues au sein de l’activité MICE, un périmètre encore trop peu exploré. Cette famille d’achats, très importante dans certaines industries, nécessite le passage au “tamis” du triptyque de l’acheteur : le contrôle de la dépense, la sécurité et la satisfaction de l’utilisateur. Bird Office, solution pionnière de la gestion du MICE, décrypte ces enjeux placés au cœur de la stratégie des directions achats des entreprises.

Le MICE, nombreux sont ceux qui l’ont pratiqué, mais peu savent le nommer. M.I.C.E est l’acronyme de Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions. Cette dénomination recouvre un grand nombre d’activités et événements : formations, séminaires, team building, conférences, salons professionnels, réunions de clients, etc. Selon une étude diligentée par l’AFTM, l’Association Française du Travel Management, réalisée en 2019 en partenariat avec le cabinet de conseil EPSA, le marché du MICE représente entre 8 et 10 milliards d’euros de dépense. Toujours selon l’étude menée par l’AFTM, plus de 60% des entreprises ne disposeraient pas d’une vision fiable sur leur dépense MICE. À l’heure où la moitié du CAC 40 se dit prêt à mener dans les 18 prochains mois une consultation portant spécifiquement sur son activité MICE, les acheteurs hors production dédiés à cette tâche articulent leur mission autour de 3 préoccupations clefs qui ne varient guères, quel que soit le domaine d’achat. 

Le TOP 3 des préoccupations de l’acheteur respecté ! 

Légitimement, les acheteurs focalisent leur attention sur les 3 enjeux suivants : 

• la visibilité et le contrôle des coûts ; 
• la sécurité des personnes et des datas ;
• la satisfaction des utilisateurs et l’amélioration de l’UX (User Experience).

Les dépenses MICE, très peu consolidées pendant des années et totalement sous le radar d’un quelconque reporting global, sont en passe d’être optimisées (sans pour autant confondre optimisation et cost killing). C’est la volonté des 62 % des entreprises interrogées par l’AFTM et qui ne disposent pour l’heure, d’aucune vision fiable sur leur dépense MICE.

Une solution offrant une visibilité et un contrôle des dépenses MICE ! 

Lorsqu’il s’agit d’obtenir une visibilité des dépenses MICE, les directions des achats font faces à des problématiques communes à l’ensemble des entreprises qui n’ont pas encore adoptées de politique dédiée. Le travail de cartographie des dépenses s’apparente à “la recherche de milliers d’aiguilles dans des dizaines, voires des centaines, de meules de foin à la fois” (Arnaud Katz, CEO Bird Office). Pour cause, les outils “classiques” qui permettent le recollement de la data peuvent être inopérants car peu ou pas adaptés à l’activité événementielle. Ces outils, ce sont les moyens de paiement qui sont souvent mal paramétrés pour mesurer la dépense MICE ou encore des KPI (clés de performance) dédiées à la mesure de la dépense événementielle qui sont totalement inexistantes pour mettre en place un reporting efficace (72% des entreprises n’ont pas d’indicateurs de performance pour mesurer les retombés de leurs événements. source : GBTA – août 2018). Ajoutez à cela une base fournisseurs à référencer trop importante et une centralisation de la facturation événementielle inexistante, vous avez le “parfait” cas pratique emblématique de 6 entreprises sur 10 aujourd’hui.

Bird Office à l’heure du Time to market !

Bird Office, depuis 2013, accompagne les acheteurs et les prescripteurs internes dans l’ensemble du processus visant à connaître, gérer et optimiser la dépense MICE grâce à : 

• un prestataire unique pour l’organisation des événements simples de l’entreprise (58% des événements d’entreprises sont des événements simples dits small meetings, sans complexité organisationnelle) ;
• une visibilité et une optimisation des dépenses événementielles grâce à la transmission régulière de rapports personnalisés ;
• une centralisation des coûts afin de réduire le nombre des factures et des fournisseurs ; 
• des moyens de paiements corporates variés à l’instar de la carte logée, véritable sésame dans les entreprises ; 
• un sourcing riche de 9000 lieux en France permettant d’offrir à l’acheteur un catalogue varié et répondant à l’ensemble de ses besoins tout en garantissant les meilleurs tarifs.

La sécurité des datas et des personnes, une des composantes de l’ADN de Bird Office

Quelle que soit la source ou le marché concerné, la sûreté des collaborateurs et la sécurité des données arrivent en seconde position des préoccupations des acheteurs. L’article L. 4121-1 du Code du travail dispose qu’en tant qu’acteur principal de la prévention en matière de santé et sécurité au travail, l’employeur est tenu à une obligation de sécurité vis-à-vis de ses salariés. Cette obligation de résultat vaut bien évidemment dans le cadre de l’organisation des événements. Dans le cadre de son sourcing fournisseur, l’acheteur a donc le devoir de rechercher un partenaire répondant aux exigences les plus strictes en matière de sûreté des collaborateurs. C’est d’ailleurs un des principaux enjeux dans le MICE, comment s’assurer de la sécurité des lieux ? Une seule solution, un contrôle renforcé. Bird Office mène une politique stricte de vérification des lieux : les hôtels, les centres d’affaires ou les centres de congrès sont tous passés au crible par les collaborateurs chargés du référencement en lien avec le service juridique. C’est aussi s’enquérir des attestations vigilances de nos partenaires afin de garantir aux clients finaux que les lieux qui leurs sont proposés s’acquittent bien des obligations légales. C’est enfin proposer une assurance complémentaire et incluse dans 100% des prestations grâce à un partenariat avec les Assurances AXA. 

En matière de sécurisation de l’ensemble du processus de réservation et des données clients qui sont détenues par la plateforme, Bird Office dispose des standards de sécurité les plus élevés en la matière, standards pré-requis pour collaborer notamment avec les entreprises du CAC 40. C’est ainsi que Bird Office propose le Single Sign-On (SSO), une technologie d’authentification unique et sécurisée permettant de se connecter avec un seul identifiant à de multiples applications. Le Workflow de validation (interface interne de gestion) permet également de désigner des superviseurs tout en “ouvrant” ou “fermant” certaines options en fonction du profil du réservataire interne. Les obligations renforcées imposées par la RGPD ont enfin largement été anticipées par Bird Office au regard de la particularité de son activité qui implique la détention de nombreuses informations clients. 

Une solution au service de l’ensemble des parties prenantes. 

Les 10 première secondes sur un site sont déterminantes. Ce qui est valable pour les sites B2C est également vrai pour les sites et les applications B2B. Aussi, la plateforme de réservation de salles Bird Office, conçue comme une véritable Marketplace du lieu événementiel, a été pensée, conçue et développée afin de respecter les précepts de l’UX Design. Cette science digitale, relativement moderne, vise à améliorer le parcours de l’utilisateur et/ou du client. 

“Chaque dollar investi dans l’UX génère un rendement compris entre 2 et 100 dollars”, (The American Genius)

Réunissant nos meilleurs talents en matière de développement, accompagnés d’un club utilisateur composé de clients, d’experts métiers et d’un ergonome, l’application Bird Office se veut intuitive et performante afin de garantir une expérience de réservation de lieu optimale. Derrière “leur écran”, les clients de Bird Office peuvent également compter sur une équipe senior composée d’experts événementiel qui connaissent personnellement les lieux recommandés. L’événementiel étant une industrie au sein de laquelle l’humain est à la fois la motivation et le résultat, le support offline spécialement qualifié, est le parfait complément d’une solution online conforme à chacune des exigences de l’ensemble des parties prenantes et directions de l’entreprise.

Une solution au service de la stratégie des achats de l’entreprise

Il est communément admis qu’en Europe, les achats représentent 60% du chiffre d’affaires des entreprises. Parmi les entreprises clientes, déjà 4 entreprises du CAC40 font aujourd’hui confiance à Bird Office pour centraliser leurs besoins événementiels. C’est le résultat d’une parfaite maîtrise de l’écosystème de l’entreprise de la part des dirigeants de Bird Office.