Organiser une réunion d’équipe demande une certaine maîtrise et une bonne connaissance des phases de réunion professionnelle. Vous devez être en capacité de préparer, animer et clôturer parfaitement vos rencontres pour qu’elles soient efficaces et bénéfiques pour toute l’équipe, mais également de vous entourer des meilleurs prestataires afin de vous concentrer sur l’essentiel : votre plan de réunion et ses participants. Les Birds, experts en organisation de réunions, vous proposent leur checklist indispensable pour réussir votre réunion professionnelle !

Les étapes de votre plan de réunion

Avant même d’établir un plan de réunion, il est important de savoir qu’une réunion professionnelle se construit en plusieurs phases pour celui qui l’organise. Vous devez préalablement préparer ce moment car il répond à des objectifs stratégiques importants, puis animer cette rencontre pendant toute sa durée pour favoriser la créativité et faciliter les échanges, et bien entendu il est nécessaire de clôturer votre réunion de travail pour que tous les participants aient une vision d’ensemble de ce moment.

La première chose à prévoir pour préparer votre réunion professionnelle c’est de déterminer les objectifs de celle-ci ; c’est ce qui vous permettra de définir la typologie de votre réunion, d’abord, et de savoir qui de votre structure interviendra lors de cet échange. Il existe en effet différents types de réunion : 

• institutionnelle comme lors d’un Conseil d’Administration ou une Assemblée Générale Ordinaire
• d’information dans le but de diffuser et/ou récolter de l’information
• les réunions de concertation qui ont pour rôle de réunir un groupe autour d’un travail collectif et faire émerger sa créativité
•  les réunions de crise pour mener à bien une résolution de problèmes urgents.

A noter : il est impératif de déterminer en amont si votre réunion se fera en présentiel, si vous privilégierez une réunion hybride, qui mêle du présentiel et de la visioconférence ou bien si l’ensemble des participants sont en distanciel.

🎯 Etablir l’Ordre Du Jour

Nécessaire au bon déroulé de votre réunion de travail, l’ODJ (Ordre Du Jour) a pour rôle d’orchestrer et de rythmer l’ensemble des différents sujets à aborder. Il est recommandé d’envoyer l’Ordre Du Jour par mail lors de la convocation des intervenants ainsi que lors de l’invitation des participants.

🦹 Identifier et convoquer les intervenants

Si vous êtes animateur de la réunion, vous pouvez compter sur votre équipe pour vous soutenir dans le découpage des sujets. Chacun ayant une spécialisation ou étant référent sur un projet par exemple, n’hésitez pas à identifier des intervenants pouvant prendre la parole lorsque vous rédigez l’Ordre Du Jour. Afin de vous assurer d’être au complet le jour de la réunion, il est indispensable de convoquer les personnes désignées (elles pourront également refuser cette convocation et vous devez en être averti pour vous adapter).

📆 Déterminer la date de réunion

Pour programmer votre réunion, plusieurs possibilités s’offrent à vous : vous pouvez imposer une date en checkant les agendas de vos collaborateurs directement ou proposer un sondage Doodle pour déterminer la date ensemble. Idéalement, prévoyez au moins deux semaines à l’avance votre réunion de travail. Cela facilitera son organisation et permettra à chacun de préparer ses sujets et/ou ses questions, d’après l’ODJ.

⬇️ Téléchargez votre check-list de plan de réunion ⬇️

📌 Réserver la salle équipée

L’environnement dans lequel vous accueillerez participants et intervenants jouera beaucoup sur le bon déroulé de votre réunion professionnelle. Idéalement, sortez de vos locaux pour bénéficier de la neutralité d’un nouvel espace de travail. En effet, lorsque vous louez une salle de réunion en dehors de vos bureaux, vous offrez une vraie place à chaque intervenant et vous facilitez l’écoute et l’échange actif. De plus, passer par un prestataire vous octroie un temps d’accueil et de gestion de votre réunion plus important. Enfin, les prestataires gèrent à votre place l’entrée et la sortie de la salle, les équipements techniques (ainsi que les éventuels soucis) pour un gain de temps certain et une charge mentale moins dense pour tous.

📧 Inviter les participants

Une fois l’Ordre Du Jour établi, les intervenants définis et convoqués, la date de réunion fixée et la salle de réunion réservée, c’est l’heure d’envoyer les invitations aux participants que vous souhaitez accueillir. N’oubliez pas de mentionner toutes ces informations dans votre mail et de demander une confirmation de présence par retour.

📢 Préparer votre intervention / animation

Les préparatifs sont gérés, vous pouvez maintenant vous concentrer sur une phase de réunion particulièrement stratégique, la préparation de votre intervention. Pensez à la posture que vous adopterez (facilitateur, meneur, etc.) ou aux différentes animations que vous pouvez proposer pour favoriser l’échange. C’est le moment de réfléchir pour aborder cette rencontre sereinement.

📑 Rédiger et envoyer le compte-rendu

Lorsque votre réunion d’équipe sera terminée (et tenue avec succès car vous l’aurez animée d’une main de maître !) il sera indispensable de rédiger et envoyer les compte-rendu pour que tous les collaborateurs présents aient une vision d’ensemble de ce moment. Pour faciliter cette étape, n’hésitez pas à enregistrer votre réunion avec un dictaphone voire une caméra si vous souhaitez utiliser ce contenu. 

❓ Envoyer le questionnaire de satisfaction

Cette dernière étape dans votre plan de réunion peut tout à fait être facultative, néanmoins, les spécialistes de l’organisation de réunion vous la recommandent vivement. En effet, dans un souci d’amélioration continue et de reconnaissance envers vos collaborateurs, vous pouvez prendre la température auprès d’eux. Connaître leur ressenti sur l’organisation, l’animation et le déroulé de la réunion, à chaud (quelques heures/jours après).

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