L’organisation d’un séminaire ou d’un évènement d’entreprise de manière générale ne s’improvise pas. Il doit être organisé avec minutie afin de pouvoir éviter au maximum des potentiels imprévus. Chez Bird Office, nous avons l’habitude de créer et organiser des séminaires et évènements. C’est pourquoi aujourd’hui nous vous proposons les 5 étapes à suivre pour bien organiser un séminaire d’été.
POURQUOI ORGANISER UN SÉMINAIRE ?
Avec le retour des beaux jours, il est tentant d’organiser des activités en extérieur et particulièrement un séminaire entre collaborateurs. Il fait beau, la chaleur est de retour et notre bonne humeur est à son paroxysme. C’est en soit l’occasion parfaite pour un séminaire si vous souhaitez amorcer l’été dans la joie et la bonne humeur générale ! Alors autant prévoir votre événement en avance et commencer dès maintenant à vous poser les bonnes questions en termes d’organisation.
Etape 1 : Quel est l’objectif du séminaire ?
Avant d’organiser un séminaire, vous devez savoir pourquoi vous en organisez un. Tout d’abord, pour un séminaire d’été, il peut y avoir plusieurs objectifs. Quelques exemples ci-dessous :
- Récompenser les équipes : Vos équipes sont importantes et elles aiment être récompensées. Par conséquent, il peut être très sympathique de les remercier en les invitant tous lors d’un séminaire d’été.
- Lancer un nouveau produit : Si votre marque prévoit la mise en place d’un nouveau produit, il peut être intéressant de se réunir pour le découvrir ensemble ou se familiariser avec lui dans les meilleures conditions.
Etape 2 : Qui vient au séminaire et où est-il ?
Demandez-vous qui sont les personnes concernées par cet évènement. La plupart du temps, tous les collaborateurs sont invités pour ce genre de réunion. Néanmoins, il est possible que dans les grands groupes, les évènements soient organisés par équipe. Dans tous les cas, prévoyez bien la liste des participants afin de bien prévoir le budget.
Vient ensuite la question du lieu ainsi que du temps. Si vous souhaitez faire un séminaire sur plusieurs jours, le lieu sera sûrement différent d’un séminaire en un seul jour, où une grande salle de réunion suffira par exemple.
Etape 3 : Déterminer le budget
Cette partie n’est jamais simple. Une fois que vous avez répondu à la question précédente sur le nombre de participants. Une fois ce détail réglé, il faut définir le budget en fonction du lieu et des activités que vous voulez faire. Pour un séminaire résidentiel, il faudra aussi prendre en compte le coût à la nuitée.
Le budget que vous souhaitez allouer à votre évènement ne doit pas être aléatoire et doit répondre à une logique et un cadre précis. Faites bien vos calculs afin de limiter les dépenses imprévues et tout devrait magnifiquement bien se passer.
Etape 4 : Quelles seront les activités ?
Cet aspect peut vous paraître évident au premier abord néanmoins il est très important à prendre en compte car il sera l’élément central de votre séminaire. Ne laissez pas vos collaborateurs vaquer à leurs occupations pendant toute la durée de l’événement. Faites en sorte de prévoir des choses à faire et surtout prévoyez des activités qui plaisent au plus grand nombre. Si vous partez à la montagne, prévoyez une randonnée en équipe par exemple. Si vous partez à la plage, organisez un tournoi de beach volley. Il faut toujours préparer soigneusement ses activités afin de ne pas créer de frustration ou d’ennui chez vos participants. La dernière chose que l’on souhaite serait qu’ils regrettent d’être venus N’oubliez pas de laisser du temps à vos collaborateurs pour qu’ils puissent avoir un temps de respiration entre chaque activité.
Etape 5 : Que va-t’on manger ?
La question de la nourriture est délicate car elle requiert de connaître toutes les habitudes alimentaires de vos participants. Vous aurez besoin de vous adapter et de prévoir en fonction des différents régimes alimentaires. Dans le doute, prévoyez toujours une option sans porc, et prévoyez même une option végétarienne. Évitez également les repas trop lourds ou trop difficiles à digérer. Vous n’avez pas envie que vos participants avalent un énorme hamburger avant une randonnée ou avant une activité sportive sur la plage. Réservez les gros repas pour le soir (même si on le sait, mieux vaut manger léger le soir ;)).
Dans tous les cas, tant que vous prenez soin de vos collaborateurs et que vous les aidez à passer un bon moment, tout se passera bien !
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