Que vous soyez dirigeant, chef de projet, chargé de communication ou encore directeur technique, il est très probable que vous deviez animer des réunions pendant votre carrière professionnelle. Si Jean-Michel a selon vous un talent d’orateur digne des plus grands speakers TEDx, tout le monde n’est pas aussi confiant face à un auditoire. Pour vous aider à intervenir lors de vos prochaines sessions de réunion, les Birds, experts en organisation de réunion, vous donnent leurs 10 conseils pour gérer vos interventions. Nous espérons que cela vous permettra d’être plus à l’aise et d’améliorer votre prise de parole à chaque nouveau meeting.

1. Structurer et préparer vos supports

Si avoir des supports travaillés et cadrés peut paraître évident, ce n’est pas systématique. Pour savoir par où commencer et quelles étapes sont indispensables au bon déroulé de votre réunion, il est d’abord conseillé de suivre un plan de réunion. Cet outil de travail vous permet d’être carré dans votre organisation et donc plus serein lors de la rencontre.

Ensuite, pour structurer votre discours et conserver une certaine éloquence (surtout si la réunion dure une demie journée ou plus), nous vous recommandons de préparer un PowerPoint ou un Google Slide. Penchez-vous sur le sujet au moins une semaine avant de vous réunir avec vos collaborateurs pour apporter les modifications nécessaires sans être pris par le temps. Ce format de présentation à la fois visuel et textuel est idéal pour toutes sortes d’interventions, c’est d’ailleurs ce pourquoi il est utilisé depuis des années. 

2. Connaître votre salle de réunion

Allez repérer les lieux et l’espace, vérifiez le matériel et installez la salle de réunion dans la configuration qui vous semble la plus adaptée ! Ces détails ne sont pas négligeables dans une prise de parole en public ; ils vous accordent davantage de sérénité puisque vous êtes familier avec les lieux.

De plus, les réunions peuvent être plus ou moins courtes, régulières ou non, et concernent toutes sortes de sujets. Ceci dit, peu importe le format de la réunion, il ne vous aura pas échappé que pour maintenir l’attention d’un auditoire il est préférable de sortir des locaux de l’entreprise. Louer une salle de réunion à l’extérieur permet d’éveiller les sens et l’enthousiasme et d’avoir ainsi de meilleurs échanges avec son public.

3. Informer les participants

Votre auditoire est là pour vous écouter et échanger avec vous. Tous les collaborateurs, clients et fournisseurs que vous pourrez inviter en réunion font preuve de bienveillance car ils souhaitent, tout autant que vous, passer un bon moment. Seulement voilà, pour arriver à votre réunion dans les meilleures conditions, il est indispensable que l’ensemble des participants sachent pourquoi ils sont là. En les informant de l’ordre du jour, ils ont le choix d’accepter ou non d’être présent et évite ainsi ce qu’on appelle la réunionite aigüe.

4. Préparer votre intervention

Vous avez le trac comme Meena dans Tous en scène ! il vous arrive d’avoir le trac au moment de prendre la parole, entraînez-vous comme un véritable acteur ; passez du temps dans la salle de réunion louée pour l’occasion pour prendre possession des lieux et répéter votre texte (plusieurs fois s’il le faut). Cet exercice vous permettra de maîtriser votre voix, de vous adapter à l’espace de travail et de chronométrer vos interventions et les échanges que vous prévoyez avec vos interlocuteurs.

5. Adopter une attitude positive

Tout au long de votre préparation nous vous recommandons d’écouter de la musique qui vous fait du bien pour garder le sourire et la positive attitude. Le jour J au réveil, n’hésitez pas à méditer ou faire quelques exercices de respiration pour être dans des conditions idéales. Ces astuces (bien qu’elles puissent paraître futiles) ont un effet positif sur le corps et l’esprit. Grâce à cela, vous serez au top pour accueillir l’ensemble des participants avec le sourire et ainsi leur transmettre votre enthousiasme.

6. Jouer avec les silences

Si apprivoiser les silences n’est pas une mince affaire, c’est parfait pour que vos collaborateurs intègrent davantage certaines informations. Le fait de marquer des temps de pause dans votre discours permet d’appuyer davantage sur la fin d’une phrase et donc un chiffre, un nom, une idée. Les silences vous offrent également la capacité de maîtriser un débit de parole intelligible et une respiration plus douce. Vous êtes plus serein et votre auditoire aussi.

Astuce en plus : vous avez un trou, détendez-vous et faites-en un silence… 

7. Regarder votre auditoire

Que vous ayez organisé une réunion d’information, une réunion créative ou une soutenance avec des clients, le regard est une arme indétrônable pour impliquer votre public. Vous pouvez jeter des coups d’œil à vos notes pour garder le fil (il est d’ailleurs conseillé d’activer le mode présentation pour avoir les commentaires en grande police), mais vous devez toujours parcourir la salle de réunion du regard. Si vos interlocuteurs sont nombreux, pensez également à parler directement aux personnes assises dans le fond et revenez petit à petit vers le premier rang. Ainsi vous n’oubliez personne et tous les participants se sentent à leur place.

8. Interagir avec votre public

En corrélation directe avec le regard que vous devez lui accorder, faites parler votre public ! Même en réunion d’information, posez-lui des questions, préparez des temps d’échanges et donnez-lui la parole pour les impliquer et garder leur attention.

9. Adapter votre langage corporel

Comme vous le savez sans doute, votre public ne sera pas réceptif de la même manière si vous croisez les bras ou si vous accompagnez vos paroles de gestes ouverts vers lui. Le langage du corps parle tout autant que votre voix et il est indispensable de l’adapter à l’espace et aux participants. C’est tout aussi valable si vous êtes participants et que vous southaitez participer lors de l’intervention d’un de vos collègues pour donner votre avis.

10. Penser aux aides mémoire

Au-delà des commentaires que vous pourrez rédiger directement dans votre PowerPoint ou Google Slide, vous pouvez disposer dans la salle de réunion des aides mémoire visuels dans la cas où vous ayez un trou. Vous pouvez également disposer quelques Post-It à-même votre support pour conserver l’ordre de vos sujets en tête grâce à des mots clés.

Ces 10 conseils proposés par les Birds peuvent sembler anodins si vous avez l’habitude de prendre la parole en réunion. Ils sont cependant très efficaces pour tous les collaborateurs d’une entreprise qui se lancent ou qui ont tendance à avoir le trac.

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