Le marché du MICE, du fait de sa complexité, est un marché difficile à évaluer et chiffrer avec précision. D’une part, il est lié à une demande très volatile et une activité en dents de scie, peu prévisible d’une année sur l’autre. D’autre part, il s’agit d’un marché fragmenté, incluant un grand nombre de fournisseurs, ce qui rend complexe la consolidation des données pour les entreprises. Le MICE était un marché estimé en croissance, avec une augmentation de l’activité évaluée à 3,8% en 2018, par rapport à 2016. On constate, en général au niveau d’une entreprise ou d’une collectivité, que le MICE représente l’équivalent du 1/3 ou du 1/4 du budget consacré aux déplacements professionnels. 

Les 5 tendances qui ont marqué 2019

  • La réduction de la durée de l’évènement s’est accélérée : les manifestations sur 3 jours ne faisaient plus l’unanimité, et se voyaient souvent remplacées par des journées d’étude dont le format court et dynamique avait su séduire les prescripteurs. 92% des évènements se déroulent sur 1 à 2 jours.
  • Du rôle de spectateur à celui d’acteur : renforcé par l’arrivée du digital, l’engagement, c’est-à-dire la participation active, des invités est devenu l’enjeu n°1 des organisateurs. Cette implication se jouait : 
    • En amont : contenu, choix des sujets à aborder parmi une liste, accompagnement éditorial, participation à la construction de l’évènement, etc. 
    • Pendant l’évènement : interaction avec la scène : quizz, nuages de mots, sondages, etc. 
    • Post évènement : évaluation de la satisfaction.
  • Le contexte socio-économique continuait d’impacter la sélection des lieux évènementiels. Les contraintes budgétaires incitaient les entreprises à limiter l’utilisation des hôtels, et plus particulièrement des 5* et des palaces, au profit de lieux atypiques, moins ostentatoires. Les espaces internes, bien qu’ils ne soient pas toujours destinés à cet usage (dispositifs techniques insuffisants, mobilier inadapté et peu flexible, manque de disponibilité, etc.), étaient également utilisés en remplacement de la location de lieux simples. Cependant, cette solution avait ses limites : elle laissait peu de place à la créativité, et à l’originalité là où les organisateurs cherchaient à conjuguer les tendances et le fameux effet « waouh » Attention tout de même au revers de la médaille : les lieux atypiques et originaux peuvent s’avérer inadaptés pour recevoir du public et mettre en péril la sécurité des participants : des garanties minimales (normes ERP) sont nécessaires
  • Le digital : un outil plus qu’un véritable média. Le digital était fortement plébiscité par les organisateurs d’évènements. Son déploiement restait cependant parcellaire et limité à l’optimisation de la logistique des évènements, en amont et sur place (accueil, gestion des participants, inscriptions, etc.) ainsi qu’à l’enrichissement du contenu (interactivité, gamification)
  • Progression de la RSE : greenwashing ou implication concrète des entreprises ? La RSE était sur le devant de la scène, mais elle n’en restait pas moins au cœur des débats. Des labels existaient (Ecovadis, ISO 20121, La clef verte, etc.), mais le déploiement auprès des fournisseurs restait timide. La prise en compte des enjeux environnementaux se précisait et se démocratisait : les outils de mesure étaient de plus en plus adaptés au métier (bilan carbone, etc.), mais la compensation restait un sujet délicat à mettre en œuvre. Le volet sociétal restait le parent pauvre des politiques RSE

Le marché d’aujourd’hui : Panorama

 

S‘il est possible d’organiser soi-même son évènement de A à Z en contractant avec chacun des prestataires retenus (lieu, traiteur, animateur, photographe, etc.), de plus de plus d’entreprises se tournent vers des professionnels de l’évènementiel pour en externaliser la gestion, souvent estimée coûteuse et chronophage. Pour orchestrer et assurer le bon déroulement de l’ensemble des évènements qui seront réalisés par l’entreprise, plusieurs types de prestataires seront en mesure de prendre le relais. Du point de vue de l’entreprise, il est important de distinguer deux grandes typologies d’évènements :

 Les évènements simples et intermédiaires

  • Peu ou pas de création de contenu 
  • Logistique uniquement 

Pour ce type d’évènements, l’entreprise pourra faire appel à un, ou plusieurs « venue finder(s) ». Les venue finders ont fait irruption sur le marché français dans les années 2000. Leur principale mission consiste à sélectionner et recommander un ou plusieurs lieux à partir du cahier des charges communiqué. Le venue finder joue le rôle d’apporteur d’affaires, il est généralement rémunéré par le lieu retenu, qui s’engage à ne pas majorer ses prix du fait du versement d’une commission. De plus en plus, le venue finder est en mesure de proposer une offre de services complète, allant de la réservation de salle à la restauration, en passant par le transport et la logistique simple.

Les évènements complexes

  • Enjeu stratégique fort
  • Création de contenu, qui implique une représentation de l’image de l’entreprise
  • Logistique complexe 

L’entreprise pourra faire appel à une agence évènementielle. Son rôle est de coordonner les actions des différents corps de métier, qu’ils soient techniques (son, lumière, etc.) et logistiques (transport, hébergement, etc.), mais aussi et surtout créatifs (création de contenu, originalité de l’évènement, etc.). La valeur ajoutée de l’agence évènementielle réside dans sa capacité à délivrer un message stratégique en concevant de A à Z un évènement sur-mesure. Pour les évènements à l’étranger, il sera également possible de solliciter une agence réceptive ou « DMC » (Destination Management Company) qui dispose d’une excellente connaissance de la destination et se chargera de coordonner les actions de l’ensemble des prestataires (transport, lieu de réception, restauration, prestataires techniques, activités sur place, etc.).

Aujourd’hui, la solution la plus simple pour organiser un évènement reste de passer par Bird Office et ses experts évènementiels.

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