Parfois, 24 heures dans une journée ne suffisent pas et il peut arriver exceptionnellement que vous ayez besoin de prévoir une réunion avec certains de vos salariés en dehors de leurs horaires de travail. Leur présence peut être demandée sous certaines conditions, qu’il est d’ailleurs primordial de rappeler pour une bonne compréhension par tous de l’enjeu de cette réunion professionnelle, et de son caractère exceptionnel. Les Birds, spécialistes de l’organisation de réunions, vous proposent de revenir sur le cadre légal du travail en dehors des horaires, des obligations des salariés et des obligations employeurs à respecter pour ces réunions.

Les réunions en dehors des horaires de travail, comment ça se passe ? ⚖️

Pour connaître le cadre légal de travail en dehors des horaires habituels, il est indispensable de se référer au Code du Travail (sauf dispositions conventionnelles établies, auquel cas référez-vous directement à votre Convention Collective). Les cadres n’ayant pas de contraintes horaires particulières, nous parlerons ici uniquement des cas généraux.

Selon le Code du Travail français, le salarié est soumis à une durée légale de travail de 35 heures par semaine, 151,67 heures par mois ou 1 607 heures par an. Toutes les heures effectuées au-delà de la durée légale ou conventionnelle sont considérées comme des heures supplémentaires. Si certains de vos salariés sont à temps partiel, toutes les heures de travail effectuées au-delà des horaires notifiés sur leur contrat sont aussi comptabilisées comme des heures supplémentaires. Le Code du Travail stipule également que les durées maximales de travail ne doivent pas excéder 10 heures par jour, 48 heures par semaine (sauf conditions exceptionnelles) avec un maximum de 220 heures supplémentaires par salarié et par an.

Lorsqu’il est impératif d’organiser une réunion en dehors des horaires de travail de vos équipes, vous pouvez donc le leur demander à l’oral ou à l’écrit, et les conditions des heures supplémentaires s’appliqueront. Ces heures donnent droit à vos collaborateurs à une rémunération majorée au minimum de 10 % et à un repos compensateur équivalent.

⚠️ Attention : si vous planifiez une réunion en dehors des horaires de travail de vos collaborateurs (ou tout autre événement organisé par l’entreprise), cela ne la rend pas obligatoire, ils sont donc en droit de refuser d’y participer s’ils ne sont pas prévenus assez tôt.

Bien communiquer sur ces réunions exceptionnelles 📢

Pour que l’ensemble de l’équipe que vous aurez besoin de réunir exceptionnellement en dehors de leur temps de travail, il est impératif que tous en soient informés et ce, suffisamment tôt (en général comptez 7 jours à l’avance si possible). Nous disions précédemment que vous pouviez soumettre cette demande oralement, mais nous vous recommandons fortement de le faire à l’écrit.

Au moment de convier vos collaborateurs à une réunion tardive ou tôtive (oui, ça se dit… 😱), commencez par leur adresser un mail précisant le caractère exceptionnel de cette rencontre professionnelle et tout l’enjeu qu’il y a derrière : dossier urgent à traiter, soutenance décalée avec un client, entretien avancé, etc. En effet, au-delà des contraintes légales des heures supplémentaires, il ne faudrait pas tomber dans la réunionite aiguë. Ajoutez les conditions légales auxquelles est soumise votre réunion, notamment le repos compensateur et/ou la majoration de leur rémunération. Pour appuyer votre demande et leur signifier que vous cherchez à maintenir l’équilibre vie pro / vie perso, n’hésitez pas à passer voir directement dans les bureaux de vos collaborateurs pour leur poser la question à l’oral, et leur donner davantage d’explications sur la nécessité de leur présence au besoin.

En étant aussi prévenant, vous vous assurez que chacun d’entre eux ait reçu tous les bons messages, et qu’ils viendront motivés à cette réunion, même en dehors de leurs horaires de travail.

Transformer cette réunion professionnelle en moment apaisant 🪄

Si les réunions planifiées en dehors des horaires de travail sont souvent considérées comme des obligations péjoratives, il est tout à fait possible d’en faire un moment d’échanges et de réflexion convivial voire apaisant. Être dans de bonnes conditions malgré la contrainte horaire permet de trouver des solutions plus rapidement et donc, de se sentir soulagé en fin de réunion.

Lesdites conditions sont d’ailleurs assez simples à réunir. Tout d’abord, il est nécessaire de changer d’environnement de travail ; bien que vous bénéficiez de salles de réunions au sein de votre entreprise, louer une salle de réunion inspirante et créative en dehors de vos locaux permet de faire émerger la créativité.

Ensuite, que vous organisiez cette réunion professionnelle tôt le matin ou tard le soir, prévoyez de quoi vous restaurer ; commencer cet échange par un café / croissant ou une pizza maison d’un traiteur local. Profiter d’un bon repas en équipe est fédérateur et met toujours d’aplomb pour le moment à venir.

Pensez à rendre votre réunion efficace pour ne faire perdre de temps à personne ; rédigez votre plan de réunion en amont ainsi que l’ensemble de vos supports, prévoyez un atelier de travail collectif qui permettra de l’interaction et terminez la réunion par une ronde de clôture dans laquelle vous demandez leur ressenti à l’ensemble des participants.

En respectant ces différentes lignes de conduite, vous garantissez l’efficacité de la réunion, la productivité du groupe et vous offrez à vos collaborateurs une reconnaissance qu’ils n’oublieront pas !

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