Tout au long de l’année vous découvrez de superbes événements, porteurs de sens, inspirants, marquants, … et vous souhaitez que vos rencontres professionnelles se démarquent tout autant ! Créer de nouveaux types et formats d’événements, de réunions ou de conférences vous offre l’espace parfait pour remettre les participants au cœur de vos événements. Les objectifs : proposer des moments surprenants, stimuler l’enthousiasme de vos invités et les fidéliser. Chez Bird Office, notre expertise se situe sur l’organisation d’événements professionnels donc nous sommes particulièrement friands des innovations en matière de réflexion stratégique. L’Event Design vous permettra d’étudier les attentes des participants et d’estimer leur satisfaction globale à la fin de cette rencontre en fonction des prototypes que vous aurez créé en équipe !

Qu’est-ce que l’Event Canvas ? 💡

L’Event Canvas, inspiré du Business Model du même nom, est un outil visuel de gestion stratégique spécifique à l’événementiel. Loin d’être simplement une matrice de plus à ajouter à votre boîte à outils, elle a pour vocation de vous aider à mener une réflexion de fond pour redonner un sens à vos soirées d’entreprise, vos conférences, vos séminaires, etc. L’Event Canvas tire sa méthodologie du Design Thinking ; si on vulgarise ce terme, on illustre ses idées et ses propos par des dessins (ou des notes sur Post-it! par exemple), créant ainsi un langage visuel compréhensible par tous et rapide à analyser.

Pour résumer, l’Event Canvas est un outil d’expression visuelle qui vous accompagne dans la compréhension de la création de valeur de vos événements, et l’analyse de leurs clés de succès.

Comment fonctionne l’Event Canvas ? 🧮

Le principe de l’Event Canvas

Pour repenser vos événements professionnels grâce à l’Event Canvas, il vous suffit de suivre les 14 étapes qui forment cette matrice (pas de panique, ça va vite !) et qui le décomposent en 3 parties ; la sélection et l’analyse des parties prenantes, l’articulation du changement et la construction des prototypes d’événements.

Les étapes de réflexion de l’Event Canvas

Le principe de base d’un événement quel qu’il soit est de changer le comportement des participants. Vos invités doivent y trouver un intérêt comme acquérir une nouvelle compétence, s’enrichir des intervenants présents, développer leur réseau professionnel, etc.

La matrice suivie pour créer des événements stratégiquement différenciants est la suivante :

Si vous avez surtout l’impression de voir une bande dessinée, voici la meilleure façon de la lire et donc d’appréhender tout le pouvoir qu’elle cache : commencer par analyser votre audience grâce à la colonne de gauche avec pain (difficulté), entering behaviour (comportement de départ) et expectations (attentes), initier le changement grâce à la colonne de droite avec gain, exting behaviour (comportement de fin) et satisfaction, et finaliser votre réflexion par la création d’un ou plusieurs prototype d’événements à partir des éléments du centre, à savoir jobs to be done (tâches à réaliser), experience journey (parcours d’expérience), promise (promesse) et instructional design (conceptualisation pédagogique).

Pour vous faciliter le travail, les Birds vous proposent des pistes de réflexion dans chaque étape des 3 parties de l’Event Canvas.

Décidez quelles parties prenantes sont impliquées

01. Comportement de départ ➡️

En premier lieu, avant l’événement et pour connaître les axes d’amélioration par rapport à vos anciens événements, analysez le comportement de départ en vous posant les questions suivantes :

  • Comment décririez-vous son comportement actuel ?
  • Quelles sont ses compétences actuelles, son niveau de connaissance, son attitude, ses relations ?
  • Quel est son comportement envers les autres ?

02. Difficultés 🙁

Évoquer les difficultés que rencontre votre auditoire va bien entendu vous servir à trouver des solutions pour soulever les freins.

  • Quelles sont ses peurs, ses frustrations, ses obstacles ?
  • Qu’est-ce qui le fait se sentir mal ?

03. Attentes 💭

En anticipant les besoins de vos visiteurs en amont de vos événements, vous venez combler leurs attentes grâce à un programme établi sur-mesure. La question est simple :

  • Quelles sont ses attentes de l’événement ?

Les attentes sont basées sur des expériences antérieures, le bouche à oreille, les médias sociaux et les messages marketing, par exemple.

Articulez le changement de comportement

04. Comportement de fin ➡️

Après votre événement, prenez la température auprès de votre cible et demandez vous la chose suivante :

  • Comment décririez-vous son comportement ?
  • Quelles nouvelles compétences, quel niveau de connaissances, attitude et relations a-t-il acquis ?

05. Gains 🙂

Assister à un événement c’est prendre du temps sur ses horaires professionnels pour gagner quelque chose en échange. Ici, on tente de découvrir les avantages qui feront venir et rester les visiteurs des événements.

  • De quoi a-t-il envie, de quoi a-t-il besoin, à quoi rêve-t-il ?
  • Quels avantages recherche-t-il ?

06. Satisfaction ⭐️⭐️⭐️

Pour fidéliser les participants, il faut prendre leurs retours en compte et leur montrer que vous y portez de l’intérêt. Envoyer un questionnaire de satisfaction pour répondre aux questions ci-dessous, peut être un moyen rapide et efficace de répondre à ces objectifs.

  • Comment qualifierait-il cette expérience vis à vis de ses attentes ?
  • Parle-t-il de votre événement après la date de la rencontre ?

07. Engagement 🤲

L’engagement est un sujet particulièrement délicat, davantage si certains de vos invités n’ont jamais participé à l’un de vos événements. Il est donc impératif que votre rencontre leur apporte une réelle valeur ajoutée pour qu’il se dise “J’ai bien fait d’y aller !”. Demandez-vous alors :

  • Quel “sacrifice” est-il prêt à faire pour assister à cet événement (temps, compromis, coût d’opportunité) ?
  • Que choisit-il de ne pas faire ou quel autre événement professionnel met-il de côté pour venir au vôtre ?

08. Retour 🔃

Votre public cible attend quelque chose de votre événement professionnel, c’est également pour ça qu’il choisit d’y assister, qu’avez-vous à lui proposer ? Il y aura une véritable attente de retour au moment même de l’inscription !

  • Qu’est-ce qu’il attend en retour de l’événement ?

09. Coûts 🔖

Pour calculer le ROI de votre manifestation, vous devez anticiper les coûts (08) et les revenus qu’il vous rapportera (09). Prévoyez une marge de manœuvre afin d’être certain que les imprévus puissent également être gérés.

  • Quels sont les coûts fixes et variables de cet événement ?

10. Revenus financiers 💶

  • Quels sont les flux de revenus financiers de l’événement ?

Construisez les prototypes qui répondent aux objectifs

Cette dernière étape va vous permettre de construire vos futurs événements comme si vous y étiez déjà ; définissez vos objectifs, cibles, moyens, établissez un Cahier Des Charges si nécessaire ainsi qu’un planning des tâches, imaginez l’expérience que vous souhaitez faire vivre à vos convives, … Suivez le guide et redoublez de créativité pour cette partie !

11. Tâches à réaliser 🚧

  • Qu’est-ce que cette partie prenante essaie de faire ? Une tâche qu’ils essaient d’accomplir, des problèmes qu’ils essaient de résoudre ou les besoins qu’ils essaient de satisfaire ?
  • Qu’y a-t-il sur leur to do list ?

12. Promesse 🎁

  • Qu’est-ce que l’événement promet ?
  • Comment cet événement crée-t-il de la valeur ?
  • Pourquoi cet acteur devrait-il y contribuer ?
  • Cette promesse atténue-t-elle les douleurs et crée-t-elle des gains ?

13. Parcours expérience 🎢

  • Quelles étapes chronologiques votre cible va-t-elle vivre ?
  • Quels points de contact chronologiques vit-elle avant, pendant et après l’événement ?
  • Comment cette expérience façonne-t-elle le changement de comportement prévu ?
  • Où pouvez-vous dépasser les attentes ?
  • Quels sont les moments décisifs ?

14. Conceptualisation pédagogique 🎯

  • Qu’a-t-elle besoin d’apprendre ?
  • Comment cela peut-il être mieux appris ?
  • Quelles compétences et connaissances faut-il acquérir ?
  • Qui la partie prenante doit-elle apprendre à connaître ?
  • Quelle attitude faut-il changer ?
  • Comment cela se reflète-t-il dans le calendrier et le programme ?

Vous trouvez que cela fait beaucoup de questions à se poser ? Certes, il faut prendre le temps de penser à tout. Les spécialistes de Bird Office vous conseillent vivement de prévoir une demie journée voire une journée de réflexion en dehors de vos locaux pour faire émerger la créativité de chacun. Avec la matrice de l’Event Canvas, rien ne vous arrêtera pour être disruptif dans vos événements et apporter une réelle valeur ajoutée palpable par votre auditoire.

BIRD OFFICE SERA RAVI DE TROUVER L’ENDROIT IDÉAL POUR VOUS

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