Un colloque d’entreprise est un rendez-vous professionnel spécial. Le but : solutionner une problématique, répondre à certains questionnements voire initier une transformation dans votre organisation. C’est donc un événement professionnel de grande envergure qui vise à réunir des spécialistes et des chercheurs autour d’une thématique précise. Qu’il s’agisse d’industrie, de management ou de développement durable par exemple, il est nécessaire de laisser aux intervenants et au public plusieurs espaces de parole et de débat suffisants pour répondre aux objectifs de départ. Pour mener ces échanges d’une main de maître, il est indispensable que vous connaissiez les facteurs clés de succès d’un colloque. Les Birds, spécialisés dans l’organisation de congrès et de séminaire d’entreprise, vous donnent les outils qui ont assuré la réussite d’autres rencontres de ce genre.

1. Définissez la thématique et le déroulé de votre colloque d’entreprise

Commencer par établir le thème de votre journée de colloque peut paraître tout à fait logique, mais nous tenions à le rappeler. En effet, différents sujets de recherches et/ou de réflexion peuvent s’imposer naturellement dans votre entreprise tout au long de l’année. Le plus souvent, la corrélation se fait avec votre secteur d’activité, avec les innovations dans votre domaine ou encore avec les expertises de vos collaborateurs. Toujours est-il que lorsque vous décidez d’organiser un colloque d’entreprise, en définir la thématique précise en premier lieu permet de cadrer votre rencontre professionnelle ; intervenants, convives, durée du colloque, ateliers, etc. 

Pour cette première étape, vous devez déterminer les objectifs de l’événement, les retombées concrètes que vous espérez, ainsi que les attentes des participants. Ces dernières vous aideront également à dresser la liste des chercheurs et spécialistes que vous souhaitez voir intervenir et débattre auprès de vos collaborateurs lors de cette journée de colloque.

Afin de maîtriser au mieux ces aspects stratégiques, les Birds vous recommandent vivement de suivre la matrice de l’Event Canvas. Cet outil visuel a été créé spécifiquement dans le but de redonner du sens aux événements BtoB comme les colloques. Objectifs, cibles, moyens, à l’instar de son cousin le Business Model Canvas (qui est la représentation des facettes essentielles d’une entreprise ou d’un nouveau produit), l’Event Canvas répondra rapidement à vos questions.

Prévoyez ensuite un planning prévisionnel du déroulé de la rencontre. Vous aurez alors une vision globale des sujets à traiter afin de répondre aux maximum aux attentes de l’ensemble des participants. Par ailleurs, cadrer ainsi votre colloque vous offrira l’espace d’organisation propice à la gestion de potentiels imprévus.

2. Mobilisez les intervenants et participants que vous souhaitez recevoir

Qu’importe l’événement professionnel auquel vous le conviez, le public des entreprises n’est pas le plus facile à mobiliser, que ce soit pour les intervenants ou pour votre public cible. Donnez-vous un temps considérable pour inviter vos intervenants et vos participants. Organiser un colloque annuel peut vous faciliter la tâche d’une année à l’autre, tandis qu’un colloque d’entreprise ponctuel doit intégrer un planning événementiel qui parle déjà à vos cibles. Nous vous conseillons donc d’entamer votre communication un an à l’avance si possible, et ainsi créer un engouement certain avant même de lancer les invitations.

A noter : à cette étape de préparation, il n’est pas impératif d’annoncer une date, mais c’est tout de même recommandé. Par ailleurs, pensez à la saisonnalité lorsque vous programmez votre colloque ; éviter les périodes de bilans ou de vacances ainsi que les dates de certains rendez-vous immanquables pour vos cibles (par exemple Viva Technology ou le CES de Las Vegas pour les entreprises qui investissent dans l’innovation).

Démarrez alors la campagne d’invitations ; invitez en premier lieu les différents intervenants que vous souhaitez recevoir pour avoir quelques noms à donner aux entreprises que vous voulez voir participer. Intégrez ces invitations à une bonne stratégie de communication qui inclut notamment des conférences de presse, des interviews, des passages télévisés ou la simple sollicitation de vos réseaux professionnels.

3. Choisissez le lieu adapté à votre événement professionnel

Un aspect est primordial dans l’organisation de votre colloque d’entreprise : le choix de votre lieu de réception. En fonction de votre secteur d’activité, il est indispensable que ce lieu s’adapte à l’image que vous souhaitez transmettre. Si vous êtes une grande marque de bijoux, de cosmétiques ou de maroquinerie, pourquoi ne pas choisir le décor luxueux d’un théâtre parisien pour recevoir votre événement ? Si vous êtes une startup spécialisée dans les technologies durables, pourquoi ne pas privilégier un espace atypique et éco responsable ? Il existe autant de lieux dans lesquels organiser un colloque que d’événements professionnels !

Miser également sur un lieu dans lequel vous pourrez programmer tous vos moments ; du cocktail d’accueil à la soirée de clôture, en passant par les conférences et autres tables rondes. Vérifiez que votre espace de travail dispose de tout le matériel dont vous aurez besoin pendant votre colloque ; vidéoprojecteur, prompteur, tables/chaises, voire un dispositif d’enregistrement ou de diffusion en direct pour un événement accessible au plus grand nombre ou pour ceux qui sont en distanciel. Enfin, pour faciliter l’accès à votre public, pensez à certaines notions de praticité qui ne doivent pas être laissées au hasard, comme la proximité avec les transports ou les hôtels, davantage si votre événement se déroule sur plusieurs jours.

4. Entourez-vous de partenaires expérimentés

Vous l’aurez compris, intégrer un colloque d’entreprise dans votre programme événementiel de l’année demande beaucoup d’investissement. Pour offrir un contenu de qualité mené par des intervenants réputés, il est nécessaire que vous puissiez concentrer vos efforts sur l’essentiel : votre rencontre professionnelle. Pour vous dégager facilement du temps sur les aspects de logistique pure (service hôtelier, choix du lieu de l’événement ou encore prise de vue), il est indispensable d’être accompagné par des spécialistes de l’événementiel.

Organiser et gérer des événements de grande ampleur est un métier à part entière et vous devez pouvoir compter sur des prestataires de confiance pour vous décharger mentalement de certaines tâches. N’hésitez pas à contacter des traiteurs que vous appréciez, des photographes avec qui vous travailliez depuis longtemps ou des conseillers en location de lieu comme les Birds pour vous assister dans l’organisation de votre colloque et ainsi être serein pendant votre événement.

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