De vergaderzaal is de ruimte waar de grote beslissingen over het sociale leven van de onderneming worden besproken en waar heel wat creatieve sessies worden gehouden. Omdat ze de verbeelding en de concentratie moet stimuleren, moet ze een zekere dynamiek uitstralen die boven het gewone uitstijgt. Om je medewerkers te stimuleren kun je je activiteiten wat ludieker maken. Weg dus met die karakterloze witte muren, onberispelijke tapijten en comfortabele, maar weinig originele meubelen. Ruim plaats voor vindingrijkheid en gezelligheid. Tover je klassieke vergaderzaal om tot een atypische ruimte zonder daarom zware investeringen te doen. Hoe kun je je oude vergaderzaal verbouwen ? Wij geven je enkele tips om je te helpen een buitengewone ruimte in richten.
Vaarwel onpersoonlijke witte muren
Volgens wetenschappelijke studies stimuleren kleuren de creativiteit en bevorderen ze zowel individuele arbeid als teamwerk, vooral de kleur groen. Als je je oude vergaderzaal wil omvormen tot een originele plek, wordt het tijd om de muren een kleurtje te geven. En je hoeft er niet eens voor te schilderen. Kies enkele kleurrijke accessoires uit die voor een aangename stemming zorgen en de muren een totaal andere look geven.
En waarom niet enkele schilderijen ?
Dit is een origineel idee dat kleur in je vergaderzaal brengt. Door sfeer en decoratie te voorzien die een thuisgevoel schept, stimuleer je de verbeelding bij je medewerkers tijdens bijvoorbeeld een brainstormingsessie (ideaal om een naam te bedenken voor een nieuw product, een pakkende slogan…).
Een muur met pit voor atypische vergaderingen
Er bestaan meerdere manieren om de muren meer dynamiek te geven :
• Breng posters, affiches, graffiti of de logo’s van je bedrijf aan. Als je een team van designers hebt, vraag hen dan een affiche te maken die past bij je merk en het imago dat je wilt uitdragen.
• Kleef originele en positieve zinnen, inspirerende citaten of je slogan aan de muur en gebruik daarbij verschillende kleuren en lettertypes.
• Vrolijk de muren op met behang en trompe-l’oeils
• Breng een muursticker aan om creatieve vergaderingen (brainstormings, opleidingen…) te stimuleren. Of nog een alternatief : een schoolbord en krijtjes, voor wie het kind in zichzelf nog niet kwijt is.
Breng schakering in de vloerbekleding
Als er één ding is dat typisch is voor ouderwetse vergaderzalen, is het wel beige of rood kamerbreed tapijt. Die ‘mode’ is al heel lang verleden tijd. Om mee te zijn met de trend van de atypische vergaderzalen, moet ook de vloer een nieuwe look krijgen.
Hiervoor bestaan heel wat opties, en de origineelste is ongetwijfeld een grasperk. Naargelang het soort werkactiviteit kun je samen met je medewerkers direct op het gras gaan zitten om je werkvergaderingen dynamischer en ludieker te laten verlopen.
Herbekijk de inrichting van je vergaderzaal
Is je vergaderzaal ingericht met trendy, ergonomische en ultracomfortabele meubelen ? Wat als je dat nu eens zou veranderen en iets ongewoons zou doen ? Door de stijl te moderniseren of volledig om te gooien, zullen je medewerkers je opleidingen en vergaderingen niet langer als een vervelende verplichting beschouwen :
• Steeds meer ondernemingen richten atypische ruimtes in zonder stoelen of tafels. Hierdoor kan de duur van vergaderingen vaak worden ingekort. Hoe korter die zijn, hoe meer je medewerkers zich gemotiveerd voelen en met goede ideeën zullen komen.
• Ook stoelen op wieltjes zijn een optie voor een atypische vergaderzaal. Ze vormen een originele manier om je ruimte modulair in te delen.
• Je kunt ook kiezen voor vintagemeubelen (de jaren vijftig zijn weer helemaal terug) of meubelen die niet bij elkaar horen (met verschillende kleuren) om een zekere sfeer te creëren en het massa-effect te doorbreken.
• Je kunt ook poefen, zitbanken en zelfs schommels gebruiken om je klassieke vergaderzaal om te vormen tot een atypische zaal.
• Plaats mobiele designpanelen om met de ruimte te spelen.
Plaats groene planten om licht in de kamer te brengen
Planten brengen niet alleen kleur in je vergaderzaal, ze geven je ruimte ook karakter. En zoals we eerder al zeiden, is groen ook goed voor de creativiteit. Bovendien creëren planten ook een betere sfeer.
• In vazen op de vergadertafel zorgen ze voor een ludieke toets en een goed humeur.
• In mooie potten en bloembakken die je her en der plaatst, in hoeken of opgehangen aan het plafond, geven ze de ruimte een vleugje exotiek. Voor je medewerkers zal het lijken alsof ze in de openlucht aan het werken zijn, en dat zal hun concentratie een boost geven.
Wees niet bang voor decoratieve en praktische accessoires
Het kan niet genoeg gezegd : richt je vergaderzaal in zoals je huis. Dat zal een informele sfeer scheppen tijdens je gezamenlijke werksessies.
• Als natuurlijk licht niet volstaat, kies dan voor originele en kleurrijke hanglampen
• Hang verlichtingssnoeren op voor een warme sfeer
• Plaats kussens met frisse kleuren op de zitbanken
• Voorzie spelletjes die de creativiteit stimuleren op kleurrijke tafeltjes : magazines om te knippen, Lego, Playmobil… Die zijn bijzonder nuttig in brainstormings !
• Installeer koffiemachines, waterfonteinen en waarom geen koelkast om vergaderingen wat informeler te maken.
Kortom, denk aan al die kleine nuttige dingetjes tijdens coworkingsessies.
Vergeet het hightechmateriaal niet
In deze digitale tijden zijn een videoprojector, een XXL-flatscreen, een interactief bord, magnetische post-its en ander informaticamateriaal ook in een atypische vergaderzaal niet meer weg te denken. Bovendien wordt vergaderen zo een heel stuk efficiënter.
Geef je vergaderzaal een naam
De huidige trend is volledig komaf te maken met onpersoonlijke en banale vergaderzalen. Geef ze bij voorkeur een ludieke naam of een naam in een thema dat bij de inrichting past. Deze kleine, maar heel eenvoudige tip schept algauw een werkruimte die echt uniek is. Al je medewerkers zullen met plezier vergaderen in de kleurenzaal, de oranje zaal of de Mercatorzaal…
