Een bedrijfsreceptie organiseren voor een speciale gebeurtenis om alle medewerkers, partners en vipklanten samen te brengen, is een uitstekend idee. Maar zo’n evenement organiseren vergt heel wat voorbereiding. Van de keuze van de ruimte voor het evenement over de selectie van de genodigden tot de traiteur, alles moet minutieus worden bestudeerd om er een aangenaam en productief evenement van te maken.
Overigens staat niet iedereen te trappelen om een uitnodiging voor een bedrijfsreceptie. Want ook al lijkt het niet zo, echt ontspannend zijn ze niet. Dat kan ook moeilijk anders, want iedereen beseft dat hij in de gaten wordt gehouden. Bij de minste fout word je al gauw het mikpunt van spot…
Werkgevers en werknemers, als je op de volgende bedrijfsreceptie een goede indruk wil maken, volg dan onze tips !
Dit moet je doen als organisator
Het juiste type receptie bepalen
We onderscheiden drie types recepties :
- een aperitiefreceptie wordt halfweg de ochtend of in de vooravond georganiseerd ;
- een middagreceptie wordt tussen 12 en 14 uur geserveerd ;
- een walkingdinner vervangt het avondmaal en wordt georganiseerd vanaf 18 uur.
Zoals je ziet, wordt het type receptie niet alleen gekozen op basis van het tijdstip, maar ook op basis van het evenement. Een gewone receptie duurt niet langer dan anderhalf uur. Ze is perfect voor informele evenementen zoals een afterwork of een speed meeting. De andere twee – veel gemoedelijkere – restauratieformules lenen zich beter voor een seminarie, een conferentie of een viering (10e verjaardag van de onderneming, promotie van een medewerker enz.). Het evenement duurt ten minste anderhalf uur.
Het aantal deelnemers bepalen
Het is heel belangrijk dat het aantal genodigden vooraf goed wordt ingeschat, zodat de juiste zaal kan worden gehuurd : een locatie die niet te klein, maar ook niet te groot is. Overweeg om een atypische ruimte te huren, dat geeft de receptie al meteen een wat informelere uitstraling. Voor dit soort evenement zijn heel wat geschikte zalen te vinden in Parijs, Lyon, Brussel…, kortom in zowat alle grote en middelgrote steden.
Dit moet je vooral niet doen als organisator
Een receptie organiseren voor een kleine groep in het bedrijf
Je loopt het risico voor een gierigaard te worden versleten. Deze formule is praktisch en voordelig, maar enkel geschikt voor groepen van meer dan 50 personen. Als er minder deelnemers zijn, is het beter de genodigden een maaltijd aan te bieden.
Niet aangepaste hapjes serveren
Aangezien je genodigden rechtstaand eten, zullen ze geen bestek kunnen gebruiken. Dat betekent dat je hen makkelijk te eten hapjes moet serveren waarmee ze niet meteen morsen, zoals zoete en hartige petitfours, toastjes of lepelhapjes.
Niet voldoende hapjes
Het spreekt voor zich dat een dergelijke situatie echt nefast zou zijn voor het imago van je onderneming… Reken gemiddeld zes tot zestien hapjes per persoon voor een aperitiefreceptie en meer dan twintig per persoon voor een walkingdinner of een middagreceptie.
Niet voldoende variëteit
Stel je een tafel voor waar alleen toastjes met gerookte zalm en blini’s te zien zijn… Niet meteen aanlokkelijk. Nee, je bedrijfsreceptie moet zowel voor het oog als voor de tong een streling zijn. Zorg dus voor voldoende variatie in de smaken en de presentatie van de hapjes : bagels, vleesspiesjes, toastjes, minihapjes, gebakjes, verrines enz.
Hoge tafels vergeten
Het is niet omdat je genodigden rechtstaan en ze geen bestek gebruiken, dat ze niets nodig hebben. Het is belangrijk dat ze hoge tafels ter beschikking hebben om hun glas of andere hinderlijke voorwerpen neer te zetten of te leggen (smartphone, tablet, map enz.).
Dit moet je doen als genodigde
Beantwoord de uitnodiging
De firma die je een uitnodiging mailt of toestuurt, doet dat om twee redenen : om je te laten weten dat je verwacht wordt, maar vooral om het aantal deelnemers aan het professionele evenement te kunnen bepalen. Vergeet dus niet de uitnodiging zo snel mogelijk te beantwoorden.
Kleed je gepast
Met andere woorden, een mooi pak met das voor de heren en een zwart jurkje met pumps voor de dames. Dames die geen little black dress hebben, kunnen zeker ook een andere stijlvolle jurk kiezen, zolang de outfit maar bij de gelegenheid past.
Wees stipt
Het is niet omdat het een informeel moment is, dat je om het even wanneer kunt aankomen. Als de receptie om 18 uur begint, kom dan niet pas om 18.30 uur aan. Als je stipt bent, toon je dat je belang hecht aan het evenement, maar ook dat je blijk geeft van een zekere ernst en professionalisme in alle omstandigheden.
Stel je goed voor
Als je een nieuwe leverancier of een nieuwe klant moet ontmoeten, zorg dan dat je je goed voorstelt. En verlies de etiquette niet uit het oog : stel eerst de dames voor, en ga van de jongste naar de oudste persoon, tenzij die hiërarchisch een hogere rang heeft. En zeg niet : “Aangenaam.” Zeg eerder : “Blij u te leren kennen.”
Verzorg je gesprekken
Als je met iemand aan het praten bent, kijk de persoon dan in de ogen en toon dat je geïnteresseerd bent in wat die persoon te zeggen heeft. Vermijd overigens vervelende onderwerpen en ga zeker niet roddelen.
Dit moet je vooral niet doen als genodigde
Je op de hapjes storten
Als je de hele tijd als een aasgier rond het buffet blijft zwermen, loop je al snel het risico om een (heel) slechte indruk te maken… Ook al heb je niet de tijd gehad om te ontbijten, laat dat niet merken ! Wees redelijk in wat je op je bord legt en ga dan wat verder van het buffet staan. Ons advies : zorg dat je een lichte maaltijd hebt gehad voor je naar het evenement gaat. Zo kom je niet in de verleiding om je uitgehongerd op het buffet te storten.
Alcoholische dranken
Neem geen onnodige risico’s : ga niet te dicht bij de bar staan (zeker als je als eens de neiging hebt je te laten gaan). Zo vermijd je dat je in een gênante situatie terechtkomt.
Te veel met je smartphone bezig zijn
Nogmaals, een bedrijfsreceptie is in de eerste plaats een professioneel evenement. Als je in de op het werk niet durft te sms’en, twitteren of facebooken, doe dat dan ook niet op een bedrijfsreceptie. Je beseft het misschien niet, maar een smartphone belet je vaak te communiceren met de mensen rond jou. Zet hem dus in de stille stand, of beter nog : schakel hem uit.
