Zoals de naam het zegt, betekent een stand-up meeting dat er rechtopstaand wordt vergaderd. Tijdens zo’n korte vergadering kan bijvoorbeeld de stand van zaken van een project worden opgemaakt : bespreken wat de dag voordien is gedaan, wat vandaag prioritair is en op welke problemen sommige medewerkers in hun werk eventueel kunnen stoten.

De voorbije decennia is dit soort vergaderingen aan een sterke opmars bezig. In veel bedrijven wereldwijd is het een ritueel geworden, zowel in Parijs als in Londen, New York of Brussel ! Een stand-up meeting is immers een uitstekend middel om de werkdag te beginnen en houdt heel wat troeven in.

Het bijzondere aan stand-up meetings

Een stand-up meeting wordt in het algemeen aan het begin van de dag georganiseerd en duurt amper een kwartiertje (alleen al omdat een rechtopstaande houding al snel lastig wordt) en er is geen echte vergaderzaal voor nodig.

Het kan overal, bijvoorbeeld in de hal van het bedrijf of op een binnenplaats, als er maar genoeg plaats is om in een kring te staan. Dankzij die configuratie kan iedereen elkaar zien en net dat detail is heel belangrijk. Je begrijpt dus dat een stand-up meeting helemaal geen formele vergadering is.

Het belangrijkste doel van een stand-up meeting is informatie te verspreiden die relevant en belangrijk is en/of snelle beslissingen te nemen. Ze worden met name gebruikt om grote strategische beslissingen te nemen. En bovenal is het een gelegenheid om even een rondvraag te houden over de resultaten van de dag voordien, te horen wie waar precies mee bezig is en hoe het met de verschillende taken staat. Het is dus een perfecte manier om de dagelijkse briefings te houden en een stand van zaken van het team op te maken.

Kortom, een stand-up meeting moet een precies doel en een beperkt aantal deelnemers hebben. Anders zal ze weinig vruchten afwerpen.

Rechtopstaand vergaderen maakt besprekingen korter

Het is niet evident om de timing van een vergadering te respecteren wanneer deelnemers afwijken van de agenda en onnodig lang uitweiden over ongepaste zaken. Bovendien veroorzaken klassieke vergaderingen, die doorgaans te lang duren, heel wat onnodig tijdverlies. Niet alleen om de redenen die we zonet hebben genoemd, maar ook omdat dit soort vergaderingen de aandacht snel doet verslappen en de concentratie van de deelnemers allesbehalve stimuleert (hier komen we later nog op terug).

Volgens een artikel dat Melissa Dahl in 2014 voor New York Magazine schreef, zou dit concept de tijd die wordt gespendeerd in vergaderingen met 34% kunnen terugdringen. Eén ding staat in elk geval vast : een stand-up meeting voorkomt onnodig tijdverlies. Aangezien een rechtopstaande houding al na amper enkele minuten onaangenaam wordt, zijn de deelnemers geneigd ‘doortastender’ te zijn : duidelijk en beknopt. Met andere woorden, de gesprekken gaan sneller.

Dit verbetert de productiviteit

Uit onderzoek van de Washington-universiteit in Saint Louis is gebleken dat rechtopstaand vergaderen de productiviteit van een groep verhoogt. Aangezien stand-up meetings bedoeld zijn voor een kleine groep personen, worden enkel de betrokken werknemers uitdrukkelijk uitgenodigd voor deze vergadering. Daardoor worden medewerkers niet nodeloos ingezet.

Overigens willen de deelnemers graag snel naar hun werkplaats terugkeren en dus houden ze het meestal bij de essentie en nemen ze snel beslissingen. Op die manier gaan ideeën snel over in daden, want iedereen weet wat hij moet doen.

Stand-up meeting betekent dynamiek

Een stabureau stimuleert een actieve houding : de aandacht van de deelnemers wordt versterkt en optimaliseert de opslag van informatie. Wij zeggen niet dat een zittende vergadering alleen maar nadelen heeft, maar hoe dan ook stellen we vast dat mensen die knus in een comfortabele stoel een vergadering volgen, er na een tijdje vaak hun gedachten niet meer kunnen bijhouden. Gevolg : ze zijn niet langer geconcentreerd, hun gedachten dwalen af en gaan alle richtingen uit. Het is daarentegen moeilijk indommelen als je rechtop staat.

Rechtopstaand vergaderen vergroot de betrokkenheid van de deelnemers

Een stand-up meeting stimuleert samenwerking en constructieve uitwisseling, doordat iedereen wordt verzocht een korte samenvatting te geven van waar hij mee bezig is. Anderzijds is het moeilijk aan de verleiding te weerstaan om je e-mails te checken (of, laten we eerlijk wezen, berichtjes te versturen of met je tablet of smartphone te spelen) wanneer je rechtstaat.

Nog een voordeel van stand-up meetings : de hiërarchie is veel minder duidelijk. Er staat geen ‘overste’ voor het bord of aan het hoofd van de tafel en niemand ‘leidt’ de vergadering. Iedere deelnemer is belangrijk en dat stimuleert de betrokkenheid van iedereen des te meer.

Dit draagt bij tot de cohesie binnen het team

Zoals we eerder al zeiden, is een stand-up meeting de ideale gelegenheid om zaken op de agenda, maar ook eventuele problemen te bespreken. Zo is iedereen op de hoogte van wat er in het bedrijf gebeurt en kan iedereen meteen oplossingen voorstellen (als er niet onmiddellijk een oplossing voorhanden is, wordt er samen naar gezocht). Met andere woorden, een rechtopstaande vergadering zorgt voor samenwerking, stimuleert de interactie tussen de verschillende afdelingen binnen een bedrijf en zorgt ervoor dat mensen elkaar gaan helpen.

Rechtstaan is goed voor de gezondheid

De hele dag zitten, is nefast voor ons metabolisme. Het sedentaire leven dat de meeste kantoormedewerkers hebben, ligt immers aan de basis van tal van ziektes, zoals hartziektes (waaronder kransslagaderaandoeningen), cerebrovasculaire accidenten, diabetes type 2 of dikkedarmkanker.

Onderzoekster Hidde van der Ploeg heeft dan weer duidelijk aangetoond dat bij wie minstens twee uur per dag rechtstaat, de levensverwachting met ongeveer 10% wordt verlengd. Bovendien geeft staand vergaderen ons de mogelijkheid om even de benen te strekken en wat energie bij te tanken. Klinkt aanlokkelijk toch, of niet ?