Een zakenreis staat gelijk aan kansen voor de onderneming. De toekomst op korte of lange termijn van de onderneming hangt ervan af. Het is dus logisch dat deze zo goed mogelijk moet verlopen. Van de heen- en de terugvlucht tot het verblijf ter plaatse, alles moet perfect zijn. Het spreekt voor zich dat daar ook een zeker budget voor nodig is. Hoe kun je een zakenreis zo goed mogelijk voorbereiden ? Hoe zorg je voor een geslaagd, comfortabel en veilig verblijf zonder er buitensporig veel geld aan uit te geven ? Enkele antwoorden.

Alles wat je moet weten voor een geslaagde zakenreis

Om extra stress tijdens je zakenreizen te vermijden, is een goede organisatie onontbeerlijk. Je mag echt niets aan het toeval overlaten.

Stel een checklist van het traject op

Het vertrekuur, het uur van aankomst, al je afspraken wanneer je eenmaal ter plaatse bent, de datum en het tijdstip… al deze details moet je noteren in een overzicht. Dit duurt wel even, maar zo voorkom je dat je je vlucht mist of dat je te laat komt op een belangrijke afspraak.

Maak een kopie van je identiteitsdocumenten

Beter voorkomen dan genezen, niet ? Zonder papieren in het buitenland zitten, is een nachtmerrie voor elke reiziger. Bovendien kunnen de formaliteiten op de ambassade tijd nemen, en dan hebben we het nog niet over de extra stress die dat met zich meebrengt.

Wees duidelijk over de redenen van je verblijf

Hoe goed je reis ook voorbereid is, onverwachte gebeurtenissen vallen nooit uit te sluiten. Daarom is voorzichtigheid geboden. Als je naar het buitenland trekt, weet dan dat niet elk land even graag buitenlanders ziet komen. Je moet dus alle documenten in handen hebben die je aanwezigheid op hun grondgebied rechtvaardigen. Bereid ook documenten over je onderneming voor. Met die paar voorzorgen kunt je eventuele administratieve problemen vermijden.

Informeer je over het land van je bestemming

Om je te helpen veilig op reis te gaan, kun je naar de website surfen van het ministerie van Buitenlandse Zaken https://diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/Op_reis_in_het_buitenland. Zo heb je meteen ook alle informatie over het land waar je naartoe gaat.
Bestudeer overigens ook de lokale gebruiken. Als je hier aandacht aan besteedt, zul je niet alleen de lokale bewoners blij maken, maar ook je toekomstige medewerkers. Zij zullen immers merken dat je belangstelling hebt voor hun land. Dat zou best wel eens in je voordeel kunnen spelen om de financiering te krijgen waar je op hoopt. Dit is heel belangrijk, want in Parijs of Brussel werken, is niet hetzelfde als in Shanghai of New York !

Een goed voorbereide zakenreis, de sleutel tot het succes

Weet dat een nationale of internationale zakenreis organiseren niet niets is, vooral voor een professional, die eigenlijk altijd tussen twee afspraken in zit. Om nare verrassingen te vermijden zoals onvolledige of vervallen papieren, vertraging van je vlucht of een twijfelachtig hotel tegen een buitensporige prijs is de beste oplossing om de organisatie van je zakenreis toe te vertrouwen aan een professional. Platformen zoals Bird Office kunnen je reis van a tot z voorbereiden, zodat je alle logistieke en financiële zorgen achter je kunt laten. Op die manier heb je alle tijd om je afspraken voor te bereiden en eindelijk het contract binnen te halen waar je al zo lang aan werkt. Diverse ondernemingen van de BizTravel-alliantie zijn ook gespecialiseerd in zakenreizen.
Als je je zakenreis aan een ervaren professional toevertrouwt, geniet je alvast van deze extra’s :

Organisatie op alle fronten

Vlucht, transportmiddel, hotel, reservering van een evenementenruimte voor een vergadering of een conferentie, eten voor de deelnemers… Al deze details zijn belangrijk en hoeven niet langer op het laatste moment snel worden afgeraffeld.

Binnen het budget

Het spreekt voor zich dat voor een zakenreis ook een zeker budget nodig is. Het is in dit kader dat deze professionals een rol kunnen spelen. Met een kostprijs die het vooropgestelde budget niet overstijgt (dat is wat we ‘de zakenreis optimaliseren’ noemen), ben je er zeker van dat je professionele verplaatsing op alle fronten een succes wordt.

Niet te verwaarlozen tijdswinst

Tussen de professionele afspraken, de dringende dossiers en de vergaderingen door is het niet altijd eenvoudig de tijd te vinden om een zakenreis voor te bereiden. Uiteraard is er het internet, maar er is zo’n wildgroei aan aanbiedingen dat het enorm moeilijk is er precies de beste aanbieding uit te halen (luchtvaartmaatschappijen, hotels…).

Je veiligheid

Zowel voor je vlucht als om het vervoer ter plaatse te regelen (bijvoorbeeld het taxibedrijf dat je naar je hotel zal brengen als er niemand is die je ter plaatse kan ontvangen), heeft een professionele organisator van zakenreizen de nodige kennis om de beste oplossing te vinden zonder daarom ook duurder te zijn.

Verstandig advies

Naast deze overduidelijke voordelen kun je ook nog eens gratis tips krijgen. Aangezien het niet de eerste zakenreis is die ze organiseren (en ongetwijfeld ook niet de laatste), weten ze uit ervaring wat je nodig hebt (lijst van documenten, vaccinatie voor reizen naar het buitenland…) en wat je moet meenemen.

Goede planning voor een geslaagde zakenreis

Je bent klaar om je toekomstige partners te ontmoeten. Om van je zakenreis een echt succes te maken, houd je beter rekening met deze tips :

Reis licht

Een zakenreis duurt geen maanden, je hoeft dus helemaal geen XXL-koffer mee te zeulen. Kies misschien een tas met wieltjes die je gewoon als handbagage kunt meenemen. Zo win je ook nog eens extra tijd, want je hoeft geen bagage in te checken, of erger nog, je zult niet aankomen op je bestemming en vaststellen dat je bagage er niet is.

Neem alleen het hoogstnodige mee

Beperk zowel je kleren als je dossiers tot het strikte minimum. In het algemeen volstaan twee sobere en elegante outfits met bijhorende schoenen. Je kunt nog een tweede paar meenemen dat wat makkelijker zit als je tijd hebt om de stad nog wat te verkennen.
Voor je dossiers volstaat een professionele laptop. Voor de veiligheid kun je al je presentaties en dossiers ook nog opslaan op een USB-stick. Zo vermijd je heel wat problemen als je bagage gestolen zou worden.

Neem zoveel mogelijk notities

Dictafoon, smartphone, notitieboekje… Er zijn heel wat mogelijkheden om je ideeën vast te leggen op het moment waarop ze zich vormen. Zo lijk je niet zomaar een toeschouwer als je op je afspraak, opleiding of seminarie aankomt.

Maak aan het einde van elke dag de balans op

Als je tot na je zakenreis wacht om je reis samen te vatten (zowel de positieve als de negatieve punten), loop je het risico om je data en informatie door elkaar te halen.
Neem daarom voor het slapengaan iedere dag enkele minuten de tijd om te noteren wat je die dag hebt bereikt (of niet hebt bereikt).