Vraag je je af of een studiedag wel zinvol kan zijn ? Of heb je al beslist er een te organiseren om de kennis die je medewerkers hebben opgedaan grondig uit te diepen en/of om nieuwe partners aan te trekken ? Welke optie het ook is, laten we even bekijken hoe nuttig een studiedag kan zijn en wat het perfecte kader is voor dit wat bijzondere type eendagsseminarie.
Studiedagen: een polyvalent instrument
Eerst en vooral willen we benadrukken dat een studiedag een relatief nieuw soort evenement is. Het is meer precies de benaming die nieuw is: een nieuwe term voor een bestaand concept, namelijk een conferentie/seminarie van maximaal één dag. Een studiedag kan in een universitair of cultureel kader worden gehouden, maar wordt ook vaak georganiseerd door ondernemingen. Aan bedrijven biedt deze dag de mogelijkheid om zich te perfectioneren, als geheel of binnen een specifiek domein of thema. De voorbeelden in die zin zijn legio: van een studiedag rond gegevensregistratie in Cisco tot technieken om de waarde van kunstwerken te schatten. Het is uiteraard op basis van de activiteit van je onderneming dat het thema van een studiedag zal worden gekozen. Maar weet dat, zodra het thema vaststaat, je onderneming alleen maar kan profiteren van zo’n evenement, meer bepaald dankzij de inbreng van externe deelnemers.
En dus zijn studiedagen een bijzonder efficiënt middel om aan je relaties met potentiële partners en/of klanten te werken. Het is immers de ideale gelegenheid om iedereen uit te nodigen met wie je in de nabije toekomst denkt te kunnen samenwerken. Het is ook de ideale gelegenheid om hen te tonen dat je onderneming en haar werknemers de ideale partner vormen, de expert ter zake. Kortom, dit is een heel efficiënte tool om je netwerk te versterken of om potentiële klanten of interessante leveranciers te vinden.
Waar kun je je studiedag organiseren ?
Wat de geografische locatie betreft, zoek je naar het beste compromis in functie van de thuisbasis van de deelnemers. Wil je een studiedag organiseren rond incubators voor start-ups en komen de meeste genodigden van het Silicon Sentier in Parijs ? Dan heb je er alle belang bij een zaal te huren in het tweede arrondissement van de Franse hoofdstad om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk genodigden ook daadwerkelijk komen opdagen. Als het een nationaal evenement is, dan lijkt het verstandiger voor een stad te kiezen die voor alle deelnemers ongeveer even ver verwijderd ligt, ook al is het misschien verleidelijker het in je eigen stad te organiseren.
Een geschikte zaal vinden zou niet zo moeilijk mogen zijn. Zodra alle criteria inzake capaciteit en comfort zijn afgevinkt op je checklist van de zaal voor een perfecte studiedag, moet je ervoor zorgen dat alle noodzakelijke voorzieningen zijn om zo’n evenement te organiseren aanwezig zijn, zoals een videoprojector, een scherm, microfoon, wifiverbinding, whiteboard enz. Het is ook ten zeerste aangeraden om de nodige verfrissingen te voorzien.
De maaltijd: onmisbaar op een geslaagde studiedag
Het staat je natuurlijk vrij je deelnemers aan hun lot over te laten voor de lunch. Maar qua merkimago maak je op die manier misschien niet meteen een blijvende indruk… Dus heb je twee mogelijkheden: een lunch ter plaatse of op een aparte locatie. De optie ter plaatse hoef je enkel te regelen met een traiteur of met een evenementenbureau, dat meteen ook alle aspecten van je studiedag kan verzorgen (huur van de zaal, ontvangst, lunch enz.). Kies je voor een andere locatie, dan kun je reserveren in een restaurant. Huur in dat geval geen zaal voor je bent nagegaan of daar in de buurt mogelijkheden voor bestaan, zodat je achteraf niet voor onaangename verrassingen komt te staan…
De indeling van een studiedag
Studiedagen beginnen doorgaans rond 9 uur en duren vaak tot 17 of 18 uur. Flexibiliteit is een van de belangrijke kenmerken van dit soort evenementen, dus je kunt evengoed van 8 tot 12 of van 13 tot 18 uur werken; dat noemen we dan een halve studiedag. Deze optie biedt meteen het grote voordeel dat je van het lunchprobleem verlost bent. Als je budget beperkt is en het onderwerp of het aantal aanwezigen op de studiedag dat mogelijk maakt, is dat waarschijnlijk de beste keuze.
