Een teambuilding is essentieel om de communicatie te verbeteren, het samenhorigheidsgevoel binnen het team te versterken en de betrokkenheid van de werknemers bij de onderneming te vergroten. Door hen buiten een vergaderzaal samen te brengen, neem je ook stress en conflicten weg, doordat je de deur openzet naar dialoog en samenwerking. Maar in tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, organiseer je een teambuildingweekend niet op het gevoel; het moet wel degelijk heel zorgvuldig gepland worden. De datum, de locatie en de activiteit, de mobilisatie van de deelnemers… Je mag echt niets aan het toeval overlaten.
Stap 1: identificeer de behoeften
Vóór je gaat zoeken naar de verschillende activiteiten die je tijdens een teambuildingweekend kunt aanbieden, moet je je afvragen waarom je dat evenement precies wilt organiseren. Uiteraard is een teambuilding in de eerste plaats bedoeld om de teamgeest te versterken, maar waarom nu?
Is het omdat je nieuwe medewerkers hebt aangeworven en je hen sneller wilt laten integreren in de groep? Is het om je verkoopteams te motiveren? Of is het omdat je spanningen en conflicten tussen de verschillende diensten hebt opgemerkt? Door even stil te staan bij de drijfveer, kun je beter bepalen welke activiteit het beste bij je evenement zal passen.
Neem nu bijvoorbeeld sportactiviteiten zoals kajakken of voetbal. Die zijn perfect om de teamgeest en de samenwerking te stimuleren. Een kookworkshop is dan weer een voortreffelijke manier om de integratie te bevorderen en de luisterbereidheid en synergie te stimuleren.
Stap 2: kies de activiteit en de locatie
Hoe kies je een teambuildingactiviteit?
Nu je behoeften en de motivatie duidelijk zijn geworden, moet je de juiste teambuildingactiviteit kiezen op basis van je doelstelling, maar ook op basis van de waarden van je bedrijf, het aantal deelnemers en uiteraard het profiel van je medewerkers:
- Wat is de gemiddelde leeftijd van de deelnemers?
- Zijn de meeste deelnemers mannen of vrouwen?
- Zijn er zwangere vrouwen of mensen met een beperking bij? Enzovoort.
De verschillende types teambuildingactiviteiten
Qua activiteiten heb je de keuze tussen:
- Sportactiviteiten: dropping, karting, trektocht, mountainbiken…
- Culturele en artistieke activiteiten: filmworkshop, workshop bloemschikken…
- Culinaire activiteiten: cocktails leren maken, degustatie, bakworkshop…
- Ludieke activiteiten: schattenjacht, spoorzoeken, moordmysterie…
Een weekend aan zee of in de bergen?
Alles hangt af van de activiteit die je kiest, dat is nogal wiedes. Maar in elk geval moet de locatie makkelijk te bereiken zijn en mag ze ook niet te ver liggen, zodat de deelnemers niet al een halve dag kwijt zijn op de weg of in de trein. Niets belet je echter een teambuildingweekend in Brussel, Londen of zelfs Marokko te organiseren, als je daar het budget voor hebt (of als je medewerkers bereid zijn zelf hun vliegtuigticket te betalen).
Wie kun je inschakelen om een teambuildingweekend te organiseren?
Om een teambuildingweekend te organiseren, heb je twee mogelijkheden:
- Ofwel organiseer je de teambuildingactiviteiten zelf en doe je een beroep op een professioneel organisator van teambuildings die in het hele land activiteiten kan aanbieden;
- Ofwel opteer je voor een pakket (d.w.z. een all-inverblijf): bijvoorbeeld een fietsweekend in Limburg of een sportief weekend in de Ardennen.
Tips
Je kunt een kleine enquête organiseren om te zien welk type activiteit bij de meerderheid van je medewerkers in de smaak zal vallen. Zo bespaar je meteen heel wat kostbare tijd en ben je er ook zeker van dat je medewerkers achter je project staan.
Let wel op voor originele teambuildingactiviteiten die helemaal niet aan de verwachtingen van je evenement beantwoorden. Die zijn misschien wel leuk en eens iets anders, maar het gaat hier toch in de eerste plaats om een managementtool.
Overnachting
Als je niet voor een all-inverblijf kiest, zul je je overnachting moeten kiezen op basis van je budget. Maar ga in de eerste plaats na of het hotel groot genoeg is voor al je medewerkers (zowel qua kamers als qua tafels). Vergeet het hotel ten slotte ook niet door te geven of er voedselallergieën zijn waar de kok rekening mee moet houden en bevestig de kamerlijst een week vooraf, om nare verrassingen te voorkomen.
Stap 3: leg een datum vast
Probeer in de eerste plaats schoolvakanties en brugdagen te vermijden: de vaders en moeders in het bedrijf zullen er ofwel niet bij kunnen zijn, ofwel – en dat is nog erger – met tegenzin komen en het hele weekend lopen te mokken (waardoor ze wel eens nefast zouden kunnen zijn voor de feestvreugde). Vermijd ook weekends waarin grote evenementen plaatsvinden zoals de wereldbeker voetbal of andere wereldkampioenschappen.
Zorg er verder ook voor dat de datum van de teambuilding ruim op voorhand bekend is, zodat je de persoonlijke plannen van je medewerkers niet in het gedrang brengt.
Uiteraard moet je ook rekening houden met de planning van het bedrijf. Probeer het teambuildingweekend dus te organiseren in een periode waarin het niet te druk is, anders zou het wel eens kunnen dat je medewerkers tijdens het weekend meer met hun smartphone bezig zijn dan met de teambuilding. Om nog niet te spreken over de extra stress die dat oplevert…
Stap 4: verstuur de uitnodigingen
Geef je medewerkers op het moment dat je de uitnodigingen verstuurt zoveel mogelijk informatie, zodat ze voorbereid zijn en om hun enthousiasme te wekken. Leg uit waarom je het teambuildingweekend organiseert (wat zijn de doelstellingen en welke resultaten verwacht je) en vergeet de praktische informatie niet door te geven (uur van vertrek en aankomst, gewenste kleding enz.).
Stap 5: maak de balans op
Goed, alles is gegaan zoals verwacht, het teambuildingweekend is goed verlopen. Peil meteen naar de reacties bij de deelnemers door hen een evaluatieformulier te laten invullen. Het is ook een uitstekend idee de foto’s en video’s van het evenement te delen op Facebook of via een andere weg.
