Zonder dat we het beseffen, doen (slechte) gewoontes ons onnodig tijd verliezen. Op kantoor is het aantal ingebakken gewoontes niet meer te tellen. Na verloop van tijd zijn ze een tweede natuur geworden, eentje die onze concentratie en onze prestaties vermindert en uiteindelijk onze productiviteit beïnvloedt. De onderzoeken zijn formeel: als we onze kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen willen behalen, is het afleren van slechte gewoontes de prijs die we daarvoor moeten betalen. Kom meer te weten over de gewoontes die in je nadeel spelen en hoe je ervan afraakt.
Geen planning opmaken
Een beetje tijd verliezen om er nadien veel te winnen en je productiviteit te verbeteren, dat is waar een planning om draait. In dat geval loop je het risico mis te lopen wat je werkelijk moet bereiken.
Zo pak je het aan: maak vrijdagnamiddag een lijst van wat je de volgende week moet doen. Zo kan je er op maandagochtend onmiddellijk invliegen. Als je een vergadering voorziet, plan die dan in het midden van de week, om te vermijden dat je in het begin van de week al ondergesneeuwd geraakt. Bovendien heb je zo alle tijd om ze goed voor te bereiden.
Geen prioriteiten stellen
Met twee projecten jongleren? Wie heeft nog nooit geprobeerd om van het ene onderwerp naar het andere te springen om sneller klaar te zijn en aan het zoveelste dringende dossier te beginnen? Nochtans is het wetenschappelijk bewezen dat geen enkele mens zich op hetzelfde moment efficiënt op twee taken kan concentreren. Bovendien geraak je al snel overbelast, wat je productiviteit beïnvloedt.
Zo pak je het aan: Maak een to-dolijst voor de dag en handel de taken één voor één af. De truc is om ‘s morgens bij aankomst met de meest complexe en langste taken te beginnen – zolang je brein nog optimaal werkt – en de meest eenvoudige taak als laatste af te werken. Weten dat het moeilijkste achter de rug is, motiveert en stimuleert.
Geen objectieven stellen
Dit betekent met andere woorden niet bepalen hoeveel tijd je jezelf geeft om een taak te voltooien. Om productiever te zijn, is het raadzaam om voor elke taak een redelijke deadline te bepalen. Zo vermijd je stress en een eindsprint. Het resultaat zou rampzalig kunnen zijn.
Zo pak je het aan: voorzie op je takenlijst een kolom voor de tijdslimiet. Weten dat je nog tijd hebt om het werk af te maken, is geruststellend. Zo kom je minder in de verleiding om het overhaast te voltooien.
Niet delegeren
Om indruk te maken op de baas of om te laten zien dat we het kunnen, hebben we de neiging om ons in dossiers te storten die we niet noodzakelijk goed beheersen. Dat is uiteraard goed voor ons ego en het is mogelijk dat we de taak rond krijgen, maar na hoeveel tijd?
Zo pak je het aan: vertrouw het betreffende dossier toe aan een collega die de vereiste vaardigheden heeft. Op die manier kun jij je toeleggen op de dossiers waarin je sterk bent. In plaats van één dossier, rond je er drie af op een dag. Dit gezegd zijnde kan het geen kwaad om de afwerking van de taak waaraan je werkt te delegeren, zelfs als je er de nodige kwalificaties voor hebt.
Regelmatig je e-mails controleren
Wist je dat het na een onderbreking twintig minuten duurt voor je weer geconcentreerd bent? Je kunt je voorstellen hoeveel tijd je op een dag verliest als je elke keer stopt wanneer er een e-mail binnenkomt.
Zo pak je het aan: bepaal vaste tijdstippen om je e-mails en berichten te bekijken, bijvoorbeeld tijdens de lunchpauze. Zet je telefoon ook in de “stille” of vliegtuigstand. Zo vermijd je de verleiding om te gaan kijken waarom je telefoon overgaat.
Als je de stille stand niet geruststellend vindt, bestaat de truc erin om twee afzonderlijke beltonen te gebruiken, om te kunnen onderscheiden wanneer een oproep belangrijk is. Zo ben je zeker dat je het werk niet onnodig moet onderbreken.
Verdwalen op het Internet
Facebook, e-commercesites, online boekingssites… Tal van werknemers hebben de gewoonte aan hun scherm gekluisterd te zitten voor persoonlijk gebruik (44% van de tijd volgens een studie van Olfeo over de Europese werknemers), zonder zich ervan bewust te zijn dat dit hun prestaties beïnvloedt (tijdverlies, verlies van concentratie…).
Zo pak je het aan: focus op je werk en surf alleen op het internet (voor persoonlijke doeleinden) tijdens de pauzes. Dat lijkt gemakkelijker gezegd dan gedaan, maar met de tijd zul je dat vanzelfsprekend en zinnig vinden.
Als hulpmiddel is er software zoals Ommwriter of Isolator; die helpen je geconcentreerd te blijven op het werk en niet afgeleid te raken door reclame of sociale netwerken.
Geen pauze nemen
Denk je dat pauzes tijdverspilling zijn en beperk je ze zoveel mogelijk? Dat is een grote misvatting, want je hersenen hebben net zoals je lichaam adempauzes nodig om de batterijen weer op te laden.
Zo pak je het aan: neem 2 of 3 keer per dag een paar minuten pauze om je creativiteit aan te wakkeren. Ontspan, haal diep adem, strek je benen en verlaat je kantoor als dat kan. Kortom, blijf niet voor je scherm zitten.
Niet lunchen
Hoeveel werknemers blijven tijdens de lunch aan hun bureau zitten, omdat ze achterstand hebben met hun werk? In het beste geval eten ze snel een broodje. Wetenschappelijke onderzoeken tonen unaniem aan dat een lunchpauze met collega’s de creativiteit en de informatie-uitwisseling bevordert.
Zo pak je het aan: ga met collega’s buiten kantoor lunchen. De natuur en andere mensen zien geven je hersenen zuurstof. Ook als je vastloopt op een idee, is het een gelegenheid om advies te vragen in plaats van alleen te zitten stressen om de oplossing te vinden. Terug op kantoor zul je versteld staan hoeveel inspiratie je hebt.
Een rommelige werkplek
Er gaat niets boven een stapel rommel op je bureau om tijd te verspillen. Je riskeert minuten te moeten zoeken naar alles wat je nodig hebt: een snel genoteerd telefoonnummer op de hoek van een vel papier, een pen, een dossier… Met een beetje geluk vind je dat laatste verfrommeld en fijntjes verstopt onder een kopje koffie terug. In het ergste geval ben je het gewoon kwijt.
Zo pak je het aan: houd je bureau voortdurend opgeruimd (dit geldt evengoed voor je werktafel als voor het bureaublad van je computer). Je vermijdt niet alleen kostbare tijd te verliezen met zoeken naar wat je nodig hebt of nutteloze dingen te lezen, maar ook je ogen en je brein (en in één adem je concentratie) blijven fris. Zo creëer je een beter kader om efficiënt te werken.
Sorteer bij die gelegenheid ook je dossiers. Afgehandelde dossiers horen niet meer thuis op je bureau (en ook niet in je lade); ruim ze op in een daarvoor voorzien(e) rek of kast.
