Wat het organiseren van een bedrijfsseminar betreft, heb je de vaste klanten die willen vernieuwen en heb je de nieuwkomers. Wat er ook van zij, de keuze van de plaats is van groot belang en zelfs essentieel voor het succes van je corporate event. De vraag is hoe je de beste plaats kiest om je seminar te organiseren. Om die vraag te beantwoorden, moeten we rekening houden met een aantal parameters. Van het doel van het seminar en het profiel van de deelnemers, tot de netelige kwestie van het beschikbare budget: niets mag aan het toeval worden overgelaten. Volg de gids!
Op welke plaatsen kan je een seminar houden?
Het aanbod van ruimtes voor bedrijfsseminars is enorm uitgebreid. Een kleine vergaderzaal voor 10 personen in een congrescentrum, een besloten vergaderruimte in een herenhuis, of een auditorium voor 200 personen; vergaderzalen zijn er in alle soorten en maten.
Maar ter afwisseling van de klassieke vergaderzalen kun je ook een ongewone plaats kiezen om je seminar te organiseren. Zo kun je opteren voor een seminar in een groen kader, er gebruikmaken van de grote buitenruimtes en openluchtactiviteiten organiseren. Alles hangt af van de doelstelling van het evenement dat je wilt organiseren.
Beperk je hoe dan ook niet tot het bekijken van brochures of foto’s op het internet om je keuze te maken. Bezoek de plaats om er zeker van te zijn dat ze wel degelijk overeenkomt met wat je nodig hebt en zo onaangename verrassingen te vermijden.
Begin met het definiëren van het doel van je seminar
De eerste vraag die je je moet stellen is: welk soort seminar organiseer ik? Gaat het om een incentive, een seminar voor nieuw personeel, een seminar voor directieleden of een seminar om een product te lanceren? Het antwoord op deze cruciale vraag zal de locatiekeuze van je seminar al in een bepaalde richting sturen. We kiezen namelijk niet dezelfde seminarielocatie voor een teambuilding als voor een opleiding.
In het eerste geval gaan we eerder op zoek naar een plek waar we sportieve, creatieve of culturele activiteiten kunnen doen om de teamgeest, het samenhorigheidsgevoel en de communicatie binnen het bedrijf te versterken. Bijvoorbeeld, een partijtje golf in een stijlvolle omgeving om je medewerkers te initiëren in die precisiesport. Of een begeleide rondleiding met een segway door de parktuinen van een kasteel. Of zelfs groenten en fruit plukken op een boerderij, gevolgd door een kookworkshop.
Voor een opleiding hebben we daarentegen een volledig uitgeruste vergaderruimte nodig, met supersnel internet, een beamer, projectiescherm, flipchart en schrijfgerief (papier, pennen en potloden).
Let er ook op een seminar niet in een luxehotel te houden wanneer het bedrijf een financieel lastige periode doormaakt. Dat zou niet coherent zijn.
Bepaal het aantal en het profiel van de deelnemers
Nadat je de doelstelling van het bedrijfsseminar hebt gedefinieerd, moet je uiteraard het aantal deelnemers bepalen. En je moet ook rekening houden met een ander criterium: hun profiel. Wordt het seminar gegeven voor kaderleden van het bedrijf, voor medewerkers, partners of klanten? Is het een homogene groep? Zijn er evenveel mannen als vrouwen? Hoe oud zijn ze?
Aangezien je een seminar in de eerste plaats voor de deelnemers organiseert, is het belangrijk om aan hun behoeften en verwachtingen te voldoen en rekening te houden met hun interesses. Dat is des te meer het geval wanneer het om een kleine of homogene groep deelnemers gaat (bijvoorbeeld vrouwen en mannen van dezelfde leeftijdscategorie).
Bepaal de technische vereisten
Sommige technische apparatuur is noodzakelijk voor het goede verloop van een seminar: een beamer, een projectiescherm, voldoende bandbreedte enz. Alles moet van bij het begin worden bepaald. Je moet zeker rekening houden met dit punt wanneer je een seminarielocatie kiest, vooral wanneer je van plan bent een ongewone en atypische plaats te kiezen. Anders valt de hele organisatie van het seminar in het water.
Kies een vergaderzaal met de juiste opstelling
Een tafelopstelling in U-vorm, een cabaret- of theateropstelling… Aan jou om te bepalen welke opstelling het best aan de behoeften voldoet (afhankelijk van o.a. de grootte van de zaal en het aantal deelnemers). Vermijd in ieder geval slecht geplaatste tafels, ongemakkelijke stoelen (gebrekkige concentratie gegarandeerd), problemen met de verluchting en te krappe doorgangen; zorg ook voor voldoende verlichting.
Houd rekening met de vereiste vertrouwelijkheid en veiligheid
Sommige seminars kunnen vertrouwelijk zijn en specifieke maatregelen vereisen, zoals een akoestische isolatie van de ruimte, eetgelegenheid in voorbehouden zalen enz. In dit geval is de veiligste oplossing een plaats die volledig privé kan worden afgehuurd.
Geef de voorkeur aan bereikbaarheid
Aangezien corporate vergaderingen (door de crisis) steeds korter worden, is het verstandiger om een seminarielocatie te kiezen die in de buurt van de bedrijfskantoren gelegen is. Zo vermijd je extra vervoerskosten, verkeersopstoppingen, tijdverspilling enz.
Het belangrijkste is dat je een authentieke, aangename en vooral originele plek vindt om – voor een halve of hele dag – de werkroutine te vergeten. Bijvoorbeeld een herenhuis, een kasteel of een museum. Vergeet echter niet dat we op zoek zijn naar een praktische en functionele vergaderruimte.
Het aanbod aan vergaderzalen is dezer dagen enorm gevarieerd. Dankzij het internet is het helemaal niet moeilijk meer om een geschikte plaats te vinden voor je conferentie in tal van steden, zoals Parijs, Londen, Brussel enz.
Last but not least: het kostenplaatje
Volgens een studie uitgevoerd door Coach Omnium in 2014, bevestigt driekwart van de respondenten dat de kostprijs het belangrijkste criterium is om een plaats te selecteren voor een seminar. Het kostenplaatje moet alle uitgaven voor de organisatie van het bedrijfsseminar omvatten: de huur van de zaal en de audiovisuele apparatuur, eetgelegenheid, vervoer, activiteiten, goodies enz.
