Organiser un événement professionnel est une pratique courante au sein de l’entreprise. En effet, pour faire passer un message à ses collaborateurs, à ses clients ou à ses partenaires, quel meilleur outil de communication que l’événementiel ? Bien entendu afin que votre événement se déroule à la perfection, il ne faut négliger aucun détail, et surtout pas la configuration de la salle. Comment choisir la disposition idéale ? Suivez le guide.
Configuration, disposition, kézako ?
On entend par disposition de la salle la manière dont chaque convive va être placé afin d’optimiser non seulement l’espace, mais également l’événement. Le but est de permettre à chacun d’avoir un confort maximal du début jusqu’à la fin.
Quelle configuration pour quel événement d’entreprise ?
Vous l’aurez compris, il n’y a pas qu’une seule configuration, il y en a plusieurs. Tout dépend de la surface de la salle, du nombre de participants, du public ciblé et du but de l’événement d’entreprise.
La disposition en table rectangulaire ou ronde
Cette disposition est parfaite pour une réunion en petit comité (réunion du comité de direction, réunion de prise de décision, réunion d’information descendante ou ascendante…), pour une présentation ou pour un entretien.
Une grande table (ronde ou rectangle) au milieu avec des chaises autour, c’est la disposition classique quand on pense à un événement professionnel. Si la table ronde est moins formelle, la table rectangulaire permet d’avoir un intervenant unique qui sera placé en bout de table. Cette configuration a l’avantage de :
- Encourager l’interaction
- Faciliter les échanges entre les participants
- Inciter tous les convives à prendre la parole
- Mettre en place une bonne atmosphère
- Favoriser la concentration
De plus elle est l’idéal si la salle n’est pas très grande. Par ailleurs vous pouvez choisir des fauteuils à la place des chaises, ou une table basse au lieu d’une grande table. Ainsi votre évènement d’entreprise aura une atmosphère plus détendue, moins solennelle.
La disposition en cadre
Cette disposition sied particulièrement aux brainstormings, aux échanges d’idées ainsi que tous les événements d’entreprise qui nécessitent une interaction de tous les participants sans l’intervention d’un animateur unique.
Plusieurs tables sont agencées pour former un carré ou un rectangle en prenant soin de laisser un vide au milieu. Les avantages sont :
- Une visibilité de tous les assistants
- Un espace de travail confortable
- Une bonne interaction.
La disposition en salle de théâtre
La disposition en salle de théâtre est spécialement adaptée aux séminaires, aux annonces, aux lancements de produits, aux réunions de grande envergure et aux petites conférences où la prise de note n’est pas nécessaire, bref à tout événement formel.
Comme dans les théâtres, il y a une scène (ou une table) prévue pour un animateur et un écran si cela s’avère nécessaire. Les invités sont placés sur une rangée de chaises. Comme les participants ne disposent pas de table, la distribution de petits comptes-rendus à la fin de l’événement conseillé. Les avantages de cette disposition sont entre autres :
- Faciliter la transmission des informations. car tous les participants font face à l’orateur
- Accueillir un nombre élevé de participants (jusqu’à plus de 60 personnes)
- Optimiser l’espace
NB : pour assurer le confort des participants, prévoyez une espace de 15 cm entre chaque siège et 45 à 60 cm entre chaque rangée.
La disposition en U
La disposition en U est l’idéal pour une réunion en moyen comité (25 à 30 participants environ), une assemblée générale des actionnaires, une présentation, une session de formation, un brainstorming, des débats, des négociations….
Tout est dans le titre, les tables et les chaises forment un U. Avec cette disposition :
- Les participants ont une visibilité maximale
- La projection de supports audiovisuels est optimisée puisque tous les assistants ont le même niveau de confort.
- Les échanges sont facilités, car tous les participants se voient
Par contre cette configuration occupe énormément d’espace et ne convient pas à une petite surface. Néanmoins vous pouvez accueillir jusqu’à 40 personnes avec cette configuration.
La disposition en salle de classe
C’est l’idéal pour faire passer des informations ; aussi la disposition en salle de classe est-elle particulièrement recommandée pour une formation, une présentation, ou une conférence qui nécessite une prise de note.
C’est exactement comme dans une salle de classe classique. L’animateur fait face aux assistants. Ceux-ci sont placés sur des chaises équipées de tables pour prendre des notes. Les avantages de cette disposition sont :
- Les participants peuvent facilement communiquer avec l’orateur, car ils sont face à ce dernier
- La prise de note est plus facile, car chacun dispose d’une table
La disposition en cocktail
C’est la disposition idéale pour un cocktail, un walking dinner ou une réception en petit ou moyen comité.
Cette configuration peut se présenter de deux façons :
- Option # 1 : il n’y a ni chaise ni table, chacun est libre d’aller où il veut ;
- Option # 2 : des petites tables équipées de chaises sont disposées régulièrement dans la salle.
Dans les deux cas cette configuration :
- Facilite les échanges
- Permet d’inviter jusqu’à 60 personnes
La disposition en banquet
Cette disposition est adaptée à un gala, une soirée d’entreprise, une réception de petite ou grande envergure…
Le style banquet consiste à installer plusieurs tables rondes de 6, 8 ou 10 personnes, et d’en former une demi-lune afin que tous les participants puissent voir l’orateur. Ainsi les échanges sont facilités.
Pensez aux détails importants !
Il est évident que la configuration de la salle a un impact négatif ou positif sur le déroulement d’un évènement professionnel. En effet la place de chaque participant, son degré de confort et son interaction avec tous les autres participants influencent considérablement l’évènement. Cependant il ne suffit pas de choisir la bonne configuration pour optimiser ses évènements professionnels. D’autres paramètres sont à prendre en compte.
- Le confort des mobiliers : un mobilier ergonomique, des chaises équipées d’assises réglables et/ou d’accoudoirs sont toujours appréciés, surtout lors d’évènements d’entreprise qui durent longtemps : réunions, séminaires, conférences…
- La qualité des équipements informatiques : ordinateurs, Wifi, câbles, prises de courant… font partie des matériels incontournables pendant la réunion.
- La présence d’équipements audiovisuels comme le vidéoprojecteur, le microphone…
- Le confort de la salle : système de ventilation, lumière naturelle, accessibilité par rapport aux personnes à mobilité réduite, espace de circulation, espace entre chaque participant…
- Les petits bonus : machine à café, fontaine à eau… sont toujours les bienvenues pendant les séminaires, les réunions, les colloques, les formations…
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