Certaines réunions sont interminables, inefficaces, peuvent représenter un véritable « supplice » et malgré tous nos efforts il est très difficile d’y échapper. Beaucoup d’entre nous doivent faire face à ces terribles réunions ennuyeuses . On trouve le temps terriblement long à un tel point qu’il nous arrive de nous assoupir. Les réunions mal organisées sont devenues une pandémie et la technologie a seulement amélioré les lieux et l’interactivité des réunions mais n’a pas réglé les problèmes tels que la durée et la qualité du contenu. Par conséquent vous êtes souvent invité à participer à des réunions sans importance pour votre travail. Vous êtes coincé. Vous devez donc trouver un radeau de sauvetage et sortir indemne de cette salle de réunion. Mais comment vous échapper d’une réunion sans offenser personne ou risquer de perdre votre travail?
Bird Office, l’expert de la location de salles de formation et réunion, vous donne quelques astuces :
1.Prendre des mesures préventives
Si ces réunions sont récurrentes, l’un des meilleurs moyens pour y faire face est de prendre des mesures préventives avant d’être entraîné dans la prochaine réunion. Avant la réunion, essayez d’avoir une rapide discussion en privé avec le responsable et demandez des éclaircissements. Renseignez-vous sur votre rôle dans cette réunion et sur la manière de laquelle vous pouvez apporter votre contribution.
L’essentiel est d’aborder la personne en lui montrant que tout ce que vous souhaitez c’est mieux comprendre les objectifs de la réunion . Vous ne voulez pas le mettre sur la défensive comme si vous décliniez une invitation à sa fête. Mentionnez vos échéances imminentes et expliquez que vous souhaitez utiliser votre temps plus efficacement.
Si l’organisateur est votre patron, allez y avec précaution, et venez avec des propositions déjé prétes concernant la maniére d’optimiser votre temps de travail.
Enfin, proposez des solutions alternatives comme aider pour la préparation de la réunion et aussi de relire les notes d’un collègues.
2. Accélérer la discussion
Faites ce que vous pouvez pour faire avancer la réunion le plus vite possible. Quand la conversation s’arrête trop longtemps sur un point inutile, utilisez l’ordre du jour défini avant ou au début de la réunion pour poser une question sur le point suivant. Cela peut souvent laisser entendre qu’il est temps de passer à autre chose.
3. Détourner la conversation
Intervenez souvent en posant des questions sur votre domaine d’activité : « Est-ce que cela affecterait le marketing en termes de …? » « Est-ce que l’équipe marketing peut aider de quelque manière que ce soit? ». Si vous êtes vraiment coincé dans une réunion inutile, vos questions seront ignorées. Vous allez vite vous rendre compte que vous n’apportez rien à la réunion et que celle-ci n’est d’aucune utilité pour vous. Cela vous ouvre la voie et vous donne une excuse pour quitter la réunion au bout d’un moment.Vous pourrez toujours expliquer plus tard que vous aviez une affaire urgente à régler. De plus, en posant des questions, vous montrez clairement que vous êtes intéressé et que vous faites des tentatives pour vous engager dans la réunion.
4. Choisir une position stratégique pour vous…évader !
Si vous êtes régulièrement invité à de grandes réunions qui ne vous sont d’aucune utilité et vous avez vraiment autre chose de plus important à faire, assurez-vous d’abord d’avoir l’approbation de votre responsable pour quitter la réunion. Une fois que vous l’avez, cherchez un siège prés de la sortie. Ne faites surtout pas l’erreur d’essayer de compenser votre départ imminent en choisissant le meilleur siège, en établissant un bon contact visuel puis en faisant une scène quand vous partez.
5. éviter les techniques passives – agressives
Quand vous passez de l’ennui à la colère et que vous vous sentez comme un animal en cage dans cette réunion qui est un véritable enfer, ne regardez pas votre montre ou votre smartphone en soufflant toutes les 5 minutes, évitez de taper bruyamment sur votre clavier. Vous ne ferez que distraire les participants et ne passerez aucun message.
6. Passer une note
En supposant que par le passé vous aviez déjà parlé avec l’organisateur de la réunion mais que vous vous retrouvez tout de même coincé dans une autre réunion inutile et que vous ressentez le besoin de disparaître, vous pouvez toujours compter sur la réelle et approuvée méthode lycéenne du passage de note. Donnez une note à un de vos collègues et demandez lui de faire passer pour qu’elle soit transmise à l’animateur. Ecrivez quelque chose comme « Hey Johnny ! Désolé d’avoir quitté la réunion avant la fin j’avais un coup de fil important à passer à 16h. Je demanderai les notes de Matt. Merci pour ta compréhension. »
7. Proposer de l’aide pour organiser la réunion
Si certaines de ces réunions se rapporte à votre domaine d’activité mais qu’en général elles sont interminables et qu’elles impliquent un petit groupe, proposez votre aide. Vous pouvez accueillir la réunion dans votre bureau, louer une salle de réunion sur Bird Office, apporter une collation ou un support technologique. SI vous êtes impliqué, même un tout petit peu, alors vous pourriez avoir un rôle plus important à jouer pour emmener la réunion plus rapidement à sa conclusion si longuement attendue.
8. Complimenter quand les réunions sont concises
Les managers et patrons ont souvent besoin qu’on leur rappelle quand ils font de bonnes choses (cela vaut aussi pour tout collaborateur qui organise une réunion). Assurez-vous de faire l’effort supplémentaire pour encourager votre patron et collaborateurs quand leurs réunions sont succinctes et productives. Tout le monde sera ravis.
Et si toutefois, aprés avoir tout essayer, vous vous retrouvez toujours coincé, vous pouvez toujours faire des jeux en réunion ou avancer votre travail.
