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Comment bien rédiger l’ordre du jour de votre réunion ?

Comment bien rédiger l’ordre du jour de votre réunion ?

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Une réunion organisée et efficace commence par un ordre du jour bien rédigé. Ne laissez pas votre réunion devenir le genre de rendez-vous trop long et inefficace dont tout le monde se plaint. En suivant un ordre du jour à la fois bien détaillé et flexible, vous aurez plus de chance d’atteindre tous les objectifs de votre réunion dans un court laps de temps. Créer un ordre du jour efficace et l’un des éléments les plus importants pour une réunion productive. L’ordre du jour assure que les gens sachent pourquoi ils sont invités à participer à une réunion et quel sera exactement leur réel pendant cette réunion. Un ordre du jour clair permet d’améliorer l’efficacité de toute réunion. Cependant, c’est souvent la partie la plus négligée. Vous pouvez comparer la préparation d’un bon ordre du jour à des révisions pour un examen. Pour un examen, si vous ne révisez pas correctement, vous augmentez votre risque d’échec. C’est pareil pour les réunions, si vous n’avez pas d’objectifs clairs et n’êtes pas prêt, la réunion se révélera être une perte de temps. La seule différence est que la création d’un ordre du jour demande beaucoup moins de temps que des révisions pour un examen.

Bird Office, le spécialiste de la location de salles de réunion, vous donne ses astuces pour bien rédiger l’ ordre du jour de votre réunion.

1. Donner à un titre à votre ordre du jour

Du plus beau roman de littérature française à la plus indigeste des feuilles de calcul excel, tout document important doit avoir un titre. Votre titre doit dire deux choses au lecteur : premièrement, il doit comprendre du premier coup d’œil qu’il est entrain de lire un ordre du jour et dans un second temps, il doit rapidement savoir quel sera le sujet de la réunion. Lorsque vous avez pris une décision, écrivez votre titre en haut de votre document vierge. Celui-ci n’a pas besoin d’être atypique ou compliqué ; en entreprise, les titres simples et directs sont généralement les plus appréciés.

2. Inclure « qui? », « où? » et « quand? »

Après le titre, les ordres du jour ont généralement un en-tête dont les détails peuvent varier selon le niveau de formalité exigé par votre entreprise. Voici quelques informations qu’il est possible d’inclure dans l’en-tête ; quels que soient les informations que vous choisissez d’ajouter, assurez vous qu’elles soient claires et compréhensibles par tout le monde :

  • Date et heure
  • Emplacement. Précisez l’adresse et le nom de la salle dans laquelle aura lieu l’événement (par exemple,la salle de réunion orange). Et si vous avez loué une salle de réunion sur Bird Office, n’oubliez pas d’indiquer l’adresse ou de partager l’invitation à votre événement.
  • Participants : noms, prénoms et éventuellement, les intitulés des postes
  • Invités spéciaux (intervenants, orateurs, dirigeants…)

3. Résumer les objectifs de la réunion

Les réunions qui n’ont pas d’objectifs clairement définis, risquent de faire perdre un temps précieux aux participants. Sautez une ligne après votre en-tête et écrivez votre objectif en texte gras ou souligné afin qu’il soit bien visible. Utilisez un titre très précis comme « objectif » ou « sujet ». Puis, en quelques phrases concises et directs, décrivez les points importants qui seront abordés au cours de la réunion. Essayez d’écrire environ 1 à 4 phrases. Allez à l’essentiel, donnez les grandes lignes de ce que vous prévoyez d’aborder pendant la réunion, sans entrer dans les détails

4. écrire un planning indiquant les principaux éléments de la réunion

Un planning précis aide à lutter contre un défaut commun à toutes les réunions : elles sont souvent beaucoup, beaucoup trop longues. Sautez une ligne après l’objectif, donnez à votre planning un titre en caractères gras ou soulignés, puis commencez à faire des rubriques qui correspondent aux principaux sujets de discussion dans votre planning. Pour faciliter la lecture, utilisez une ligne pour chaque rubrique et libellez chaque rubrique avec soit l’horaire de début et de fin soit le temps que vous lui accordez.

5. Allouer du temps dans le planning pour tous les invités spéciaux

Si des invités viennent à votre réunion pour intervenir sur des sujets importants, vous aurez envie de consacrer une bonne partie du temps de réunion à ces personnes. Prévoyez d’attribuer à chaque invité une seule rubrique du planning, même si il / elle a plus d’un sujet à présenter.Ainsi, chacun sera en mesure d’organiser ses sujets comme il / elle le jugera opportun. Il est préférable de contacter les invités à l’avance pour déterminer de combien de temps chacun aura besoin pour traiter de leur sujet. Cela permet d’éviter les éventuels problèmes d’organisation pendant la réunion.

6. Prévoir du temps supplémentaire à la fin de la réunion pour les questions

Pendant ce temps, les gens peuvent demander des éclaircissements sur des sujets prêtant à confusion, proposer leurs propres opinions, suggérer des thèmes pour les futures réunions et faire d’autres commentaires. Vous pouvez, si vous le souhaitez, inclure cette partie comme dernière rubrique de votre planning. Si à la fin de votre réunion personne n’a d’autres questions à poser ou de commentaires à faire, vous pouvez toujours mettre fin à la réunion plus tôt que prévu. Beaucoup de participants vous en seront très reconnaissants.

7. Ajouter un plan des sujets qui vont être soulevés lors de la réunion

Fournir un plan constitué d’une liste des points clés qui seront traités au cours de la réunion peut aider les participants à préparer leurs sujets. Ils pourront également s’appuyer sur ce plan pour suivre le déroulé de la réunion.

8. Prévenir les personnes qui doivent intervenir

Informez les participants à l’avance si ils doivent intervenir sur un point de l’ordre du jour ou apporter quelque chose avec eux à la réunion.

9. Effectuer une relecture avant d’envoyer

La majeure partie des participants se basera essentiellement sur l’ordre du jour de la réunion. C’est pour quoi il est sage de le relire avant de l’envoyer pour vérifier qu’il ne contient pas d’erreurs.

10. Envoyer l’ordre du jour de votre réunion au bon moment

N’envoyez pas l’ordre du jour la veille ou l’avant veille de votre événement. Dans l’idéal, distribuez le au moins une semaine avant afin de laisser le temps à tout le monde d’en prendre connaissance et de préparer la réunion si nécessaire.

Pour finir, la partie la plus importante de la création d’un ordre du jour efficace consiste à le suivre pendant la réunion 😉

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