La soirée d’entreprise est une occasion pour les dirigeants et tous les collaborateurs de partager un moment ludique et convivial ensemble. C’est également une occasion de renforcer la cohésion du groupe, de favoriser la communication et de motiver toute l’équipe. Mais pour que ce moment soit réussi, et pour que cet événement atteigne ses objectifs, une bonne organisation s’impose. Les choses à faire et à ne pas faire pour organiser une soirée d’entreprise.
Organiser une soirée d’entreprise : les do
Effectivement, organiser ce type d’événement n’est pas une mince affaire. Mais rassurez-vous, ce n’est pas non plus une tâche difficile à surmonter. Aussi, pour que tout soit parfait le jour J, prenez en compte ces quelques conseils.
Tout planifier à l’avance
Vous l’aurez compris, un seul jour ne suffit pas pour tout mettre en place. En effet, pour mettre toutes les chances de votre côté, vous devez choisir la date idéale, celle qui met tout le monde d’accord. Vous devez également trouver un lieu et réserver suffisamment tôt, surtout si la soirée d’entreprise se déroule à la fin de l’année. Sans oublier de choisir les activités qui animeront votre soirée d’entreprise et mettront de l’ambiance. Enfin, pensez également à la nourriture et aux boissons. En effet, il serait dommage que la seule chose que vos invités retiennent de cette soirée soit la mauvaise qualité du buffet. Ou le fait que certaines personnes n’ont pas pu se restaurer parce qu’il n’y avait pas suffisamment de nourritures.
Faire dans l’originalité
Pour inciter vos collaborateurs à venir à la soirée d’entreprise, innovez. Vous aviez l’habitude d’organiser la fête dans vos locaux ? Choisissez un lieu en dehors de l’entreprise. Mais au lieu d’une salle de réunion classique dans un hôtel, optez pour un endroit original. Par exemple une église, un château, un musée, une galerie d’art… ou une péniche. Depuis quelques années, ces lieux atypiques ont le vent en poupe auprès des professionnels. Et pour cause, ils suscitent la curiosité auprès des salariés. Par ailleurs, le côté original du lieu ajoute de l’ambiance et de la convivialité.
Toutefois, il n’y a pas que dans le choix du lieu que l’originalité est de mise. En effet, les activités doivent également sortir de l’ordinaire. Danse latino, cirque, magie, réalité virtuelle, bar à oxygène ou bar à bonbon, massage… il y en a pour toutes les envies. à ce titre, la rédaction a dressée le palmarès des 10 meilleurs thèmes pour soirée d’entreprise ! Bref, pour faire de votre soirée d’entreprise un moment inoubliable, un seul mot d’ordre : innovation.
Mettre de l’ambiance
Avec une playlist différente. En effet, vos invités ont chacun leur culture musicale. Ainsi, il s’agit de faire en sorte que tout le monde s’amuse et investisse la piste de danse. Si vous ne diffusez qu’un seul style musical, il y a de fortes chances que certains de vos collaborateurs ne quitteront pas leurs chaises de la soirée et n’auront qu’une hâte : partir. Si vous voulez vraiment marquer le coup, variez. Et pourquoi ne pas faire appel à un DJ ? Ce professionnel saura mettre tout le monde dans l’ambiance.
Organiser une soirée d’entreprise : les don’t
Afin de ne pas gâcher votre soirée d’entreprise, voici quelques astuces.
Négliger les détails
Comme le nombre d’invités, l’envoi des invitations, le mot de remerciement à la fin de la soirée… Imaginez que personne n’assiste à la soirée parce que vous avez envoyé trop tard les invitations, ou pire, vous avez oublié de le faire. Tous vos efforts de préparation n’auront finalement servi à rien. De même, faire l’impasse sur le mot de remerciement à la fin de la soirée risque de laisser une note amère sur la soirée. En effet, cela pourrait être interprété comme un manque de respect, ou encore que vous n’avez pas passé un moment agréable en compagnie de vos invités.
Ne pas calculer un budget
C’est le meilleur moyen de se retrouver avec une fête qui semble avoir été organisée à la va-vite. Alors qu’en établissant un budget, vous pourrez identifier les postes à prioriser (le lieu, le buffet, les animations…) et supprimer d’autres pour rentrer dans vos frais (par exemple le photomaton que vous avez prévu d’installer à l’entrée, ou la fontaine à eau). Il vaut mieux organiser une petite soirée, mais qui laisse un souvenir agréable dans l’esprit des invités qu’une soirée bling-bling où tout a été bâclé.
Ne pas faire appel à un professionnel de l’événementiel
Ce dernier a un carnet d’adresses bien rempli qui vous permet de profiter du meilleur endroit pour organiser votre soirée d’entreprise. Par ailleurs, ses relations lui permettent de bénéficier de prix avantageux. Ainsi, contrairement à ce que pensent de nombreuses entreprises, engager un professionnel de l’événementiel ne revient pas plus cher que de l’organiser soi-même. Mais plus que tout, cela vous permet de gagner du temps. Par ailleurs, le jour J, vous pouvez vous consacrer totalement à vos invités : aller d’un groupe à l’autre, interagir avec tout le monde et assurer une bonne ambiance.
Vous cherchez une salle pour organiser une soirée d’entreprise?
Transmettez votre brief à un expert événementiel Bird Office et recevez plusieurs propositions dans la journée !
