Pour fêter l’anniversaire de votre entreprise, pour marquer le départ à la retraite d’un collaborateur ou pour toute autre raison, vous décidez d’organiser une soirée d’entreprise. Il s’agit d’une idée lumineuse. Cependant, il vous incombe d’agir de manière méthodique, car l’organisation de cet évènement d’entreprise n’est pas une mince affaire. D’ailleurs, vous ne devez pas négliger le moindre détail. Ainsi, pour ne rien rater des préparatifs de cet évènement, suivez le guide.
Définir les objectifs de la soirée d’entreprise
Vos objectifs seront les moteurs qui vous pousseront à organiser une soirée d’entreprise. La nature de l’évènement sera également définie en fonction de ces objectifs. Effectivement, vous organiserez une soirée incentive si vous devez raffermir la cohésion de votre personnel par exemple. Il en sera de même si vous souhaitez féliciter vos collaborateurs. Si vous voulez promouvoir vos activités ou asseoir votre notoriété, vous pouvez organiser un showroom. Pour faire passer un message important, une soirée séminaire sera efficace. Par ailleurs, vos objectifs détermineront la durée, le thème et le déroulement global de votre soirée. Il aura également un impact sur le budget et le lieu pour soirée d’entreprise que vous aurez choisi.
Choisir une date
Le choix d’une date ne se fait pas au hasard. Elle devra être définie et communiquée à vos invités avec une grande longueur d’avance. Cela vous donnera une marge de manœuvre dans votre organisation, mais vous assurera également un taux élevé de participation. Faites attention de ne pas choisir un jour férié, un jour de déroulement de grands évènements sportifs ou sociaux (Jeux olympiques, élections…) et pendant les vacances scolaires. Ce sont en effet des instants que vos invités voudront passer avec leurs proches et non leurs collègues.
Définir une durée
Il s’agit de tout planifier et de déterminer comment se déroulera la soirée. À quelle heure commenceront les festivités ? À quelle heure la soirée se terminera-t-elle ? Il ne devra pas y avoir la moindre minute de flottement. Dressez un bon timing et tenez-vous-en. Cela assurera la réussite de votre évènement.
Lister les invités
Vous devrez le faire afin de ne pas oublier un seul invité. Mais encore, la définition exacte du nombre de vos invités vous aidera à établir votre budget. C’est un fait ! Plus le nombre de vos invités est important, plus votre soirée coûtera cher. Cela aura également un impact sur le choix du lieu de déroulement de votre soirée. Ce serait en effet dommage de choisir une salle qui ne pourra pas accueillir la totalité de vos invités.
La restauration
Elle sera évidemment définie selon le nombre de vos invités. Il arrive souvent que la restauration figure dans les services proposés par le lieu pour soirée d’entreprise que vous aurez choisi. Si ce n’est pas le cas, ne prenez pas de risques inutiles et adressez-vous à un traiteur de soirée d’entreprise de confiance. Par ailleurs, la restauration aura un impact sur l’établissement du budget. Pour toutes ces raisons, il est crucial d’accorder une attention particulière sur ce point.
Les activités et les animations
Les activités et les animations doivent être en accord avec les objectifs, le thème et la nature de la soirée. De fait, les activités et les animations proposées lors d’un showroom par exemple, différeront de celles qui seront proposées lors d’une fête d’anniversaire. Il arrive également que les établissements destinés à recevoir les soirées et les autres évènements d’entreprise proposent des activités et des animations dans leur offre.
La sécurité
La réussite de votre soirée d’entreprise sera également basée sur sa sécurité. Assurez-vous que le lieu dispose d’extincteurs et que l’établissement suit les normes de sécurité en vigueur. Tout en profitant de votre soirée, vous devez rester à l’affût de la moindre anomalie. Faites aussi attention à l’alcool, car vos collaborateurs seront sous votre responsabilité pendant votre soirée d’entreprise. Le mieux sera d’assurer le transport de vos collaborateurs si vous décidez qu’il y aura de l’alcool pendant votre soirée.
Trouver un lieu pour soirée d’entreprise
Nous arrivons à un moment crucial de la préparation : la recherche d’un lieu pour soirée d’entreprise. Considérez alors le fait que la salle reflétera l’image de votre entreprise. Privilégiez les lieux atypiques pour soirée d’entreprise comme un loft ou une péniche par exemple. L’erreur serait d’organiser votre soirée dans les locaux de votre entreprise. Choisissez plutôt un endroit qui surprend comme un cabaret, une boîte de nuit, etc. La tendance est aujourd’hui au spectaculaire et au grandiose !
Définir un budget
Si les objectifs sont les moteurs qui vous poussent à organiser une soirée d’entreprise, le budget sera son ossature. La moindre erreur de calcul peut vous coûter la réussite de votre évènement. Traiteur de soirée d’entreprise, activités, animations, lieu pour soirée d’entreprise…, revoyez chaque détail de votre soirée avant de définir votre budget. Et surtout, n’oubliez pas de prévoir une marge pour gérer les éventuels imprévus.
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