Dans le but de célébrer une occasion spéciale dans l’entreprise ou pour fêter le lancement d’un nouveau produit ou tout simplement pour renforcer la cohésion des collaborateurs au sein de votre entreprise, vous avez décidé d’organiser un cocktail d’entreprise ou une soirée d’entreprise. Soit. Mais, pour que ces deux événements soient un vrai succès, il faudra les planifier. Par ailleurs, ils doivent respecter certaines règles. Pour faire de votre soirée d’entreprise ou cocktail d’entreprise une réussite sur tous les plans, voici quelques astuces et conseils.
Règle numéro 1 : Ne pas lésiner sur le choix du lieu
Si la majorité des entreprises préfèrent rester dans ses locaux pour organiser un cocktail ou une soirée d’entreprise, il est plus judicieux d’organiser ces types d’événements en dehors de l’entreprise. La règle est simple pour réussir son événement d’entreprise : opter pour des lieux différents et atypiques selon le type de cocktail ou de soirée souhaité. Pour une soirée féerique par exemple, la location de château ou encore de musée est très prisée. Pour une soirée mémorable, pourquoi ne pas louer un bus et emmener tous vos collaborateurs découvrir une ville ? Enfin, un loft ou un hôtel particulier est l’idéal pour un événement d’entreprise assez intimiste. D’autres lieux insolites sont également à votre disposition pour une soirée d’entreprise hors du commun : péniche, musée, studio d’enregistrement, etc.
Règle numéro 2 : Choisir le traiteur qui saura répondre à vos besoins
En 2018, la France a recensé pas moins de 15 000 établissements qui proposent des services de traiteur. Mais comment être sûr d’avoir mis la main sur le bon traiteur ? Demandez d’abord autour de vous les bonnes adresses à connaître : le bouche-à-oreille est primordial dans la recherche de traiteur. Aussi, n’hésitez pas à consulter les sites spécialisés dans la recherche de service traiteur de votre région. En ayant choisi 2 à 3 traiteurs pour lesquels vous avez eu un coup de cœur, il est temps de les contacter pour parler de votre projet. Normalement, les traiteurs disposent déjà de leur carte en thème de restauration pour un événement d’entreprise, mais cela ne vous empêche pas de leur montrer ce que vous attendez d’eux. D’ailleurs bon nombre d’entre eux proposent une formule de personnalisation de menu ou de carte à destination des entreprises. Après une première dégustation des plats préparés par les trois traiteurs de votre choix, vous pouvez maintenant choisir LE traiteur qui correspond à toutes vos attentes. Bref, la comparaison des services est primordiale avant la conclusion du contrat final avec le prestataire de votre choix.
Règle numéro 3 : Prévoir assez à manger… et à surtout à boire (mais pas trop)
Pour un cocktail d’entreprise ou une soirée d’entreprise, la quantité de pièces de cocktail à prévoir par personne dépendra en majeure partie de la durée de l’événement. La majorité des traiteurs sauront vous éclairer sur ce sujet. Ils préconiseront 10 pièces pour un cocktail d’entreprise qui dure 1 heure et demie. Il faudra rajouter 4 pièces en plus si l’événement en question dure 2 heures. Pour que votre cocktail puisse convenir à l’ensemble de votre public, il importa de proposer des produits simples et pas du tout sophistiqués tout en proposant des produits de saison. Proposez des produits rassasiants, ceux à base de légumes, de viandes froides, mais aussi de poissons et pourquoi pas des produits salés chauds. N’hésitez pas non plus à proposer des pièces sucrées.
Pour l’apéritif, la portion par personne dépendra du type de boisson proposée. 6 personnes pour une bouteille de champagne contre 4 personnes pour une bouteille de vin. Pour l’eau minérale, le punch, la bière et les sodas, prévoir un demi-litre par personne. Quant à l’alcool fort, il faut une bouteille pour 12 personnes. Cependant en matière de boissons alcoolisées, l’entreprise sera tenue comme responsable si un accident survient au cours de la soirée d’entreprise ou après le cocktail d’entreprise à cause de la consommation excessive d’alcool. Pour éviter tout débordement donc, il importe d’établir un petit rappel des règles de sécurité.
Règle numéro 4 : Prévoir un déroulement pour réussir l’événement de A à Z
Manquer d’organisation lors d’un cocktail d’entreprise ou d’une soirée d’entreprise peut être fatal et pourra renvoyer une mauvaise image de vous à vos partenaires d’affaires. Pour éviter cela, vous devez mettre sur le papier tout le programme de la soirée. D’ailleurs, cela permet aussi de ne rien oublier. Que faut-il faire en premier lieu ? Qu’est-ce qui s’ensuit et que faut-il faire en dernier lieu ? Par exemple, un discours du directeur ouvrira la soirée suivie d’une petite présentation entre les collaborateurs. Ces derniers pourront ensuite apprendre à mieux se connaître autour d’un cocktail.
Règle numéro 5 : Prévoir une animation
Des animations sont également à prévoir durant la soirée d’entreprise pour éviter que les collaborateurs meurent d’ennui. Mais également pour mettre de la bonne humeur et rendre la soirée participative et festive. Voici quelques idées d’animation de soirée d’entreprise qui cartonnent : borne photo, spectacle de magie, show culinaire, etc.
Vous avez une demande pour un cocktail, un gala ou une soirée d’entreprise ?
Transmettez votre brief à un expert événementiel Bird Office et recevez plusieurs propositions dans la journée !
